To-do-Listen nutzen

Erstelle für jede deiner Abteilungen oder Teams, welche Aufgaben erledigen müssen, eine To-do-Liste, damit deren Aufgaben einsehbar sind und leicht zugewiesen und geplant werden können.

Öffne im Todo-Modul die Seite „To-do-Listen“ auf. Klicke auf „Neu“, um eine neue To-Do-Liste hinzuzufügen.

Bei der Verwendung des Todo-Moduls muss mindestens eine To-Do-Liste erstellt werden. Es wird empfohlen, mehrere Listen für bestimmte Teams zu verwenden.

Eine neue To-Do-Liste erstellen

  • Gehe im Todo-Modul zu „To-do-Listen“. Klicke auf „Neu“, um eine neue To-Do-Liste hinzuzufügen.

  • Gib ihr einen aussagekräftigen Namen, der euch hilft, Aufgaben der richtigen To-Do-Liste zuzuordnen.

  • Falls die Arbeitskosten für Aufgaben auf dieser Liste in Rechnung gestellt werden sollen, füge außerdem einen Stundensatz hinzu. Erstelle bei Bedarf zunächst die entsprechenden Stundensatz. Weitere
    Informationen: Material costs and hourly rates

  • Nachdem die To-Do-Liste erstellt wurde, öffne sie, indem du auf ihren Namen klickst. Auf dieser Seite kannst du Ausführende, Auftragnehmer und Beobachter verwalten.

Ausführende zur Liste hinzufügen

  • Klicke in der To-Do-Listen-Übersicht auf den Namen der entsprechenden To-Do-Liste.

  • Klicke auf „Hinzufügen“, um einen neuen Ausführenden hinzuzufügen.

  • Wähle die E-Mail-Adresse des Ausführenden aus oder gib sie ein. Füge den Ausführenden bei Bedarf zunächst über „Benutzerverwaltung“ hinzu.

  • Du kannst die Reihenfolge der Ausführenden in der Liste ändern, indem du auf die sechs Punkte links neben deren Namen in einer bestimmten To-Do-Liste klickst und sie an die gewünschte Stelle ziehen.

Alle hinzugefügten Ausführenden können mit ihrer E-Mail-Adresse auf das mobiloptimierte To-Do-Portal zugreifen, wo sie ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben auch unterwegs verwalten können.

Weiterlesen: Todo portal: Executor login

Auftragnehmer zur Liste hinzufügen

Wenn du Aufgaben an einen externen Dienstleister auslagerst, füge diesen hinzu, um ihm Zugriff auf die Aufgabenliste zu gewähren, und lasse ihn seine eigenen Ausführenden hinzufügen.

  • Klicke in der To-Do-Listen-Übersicht auf den Namen der entsprechenden To-Do-Liste.

  • Klicke auf „Hinzufügen“, um einen neuen Auftragnehmer hinzuzufügen.

  • Wähle den richtigen Auftragnehmer aus der Liste aus. Falls erforderlich, füge den Auftragnehmer zunächst über Benutzerverwaltung hinzu.

    Weitere Informationen: Contractors for task lists

Es wird empfohlen, eine separate Aufgabenliste zu erstellen, mit der nur der Auftragnehmer verbunden ist, keine anderen Ausführenden. So gibt es keine Unklarheiten darüber, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Follower zur Liste hinzufügen

Follower einer Aufgabenliste sind Mitarbeiter, die Benachrichtigungen über die Anzahl der noch nicht erledigten Aufgaben erhalten sollen, wenn ein Ausführender über die Aufgaben-App eine Aufgabe erstellt oder wenn Kosten für eine Aufgabe erfasst werden.
Mehr dazu: Followers for task lists

  • Klicke in der Übersicht der Aufgabenlisten auf den Namen der entsprechenden Aufgabenliste.

  • Klicke auf „Hinzufügen“, um einen neuen Follower hinzuzufügen.

  • Wähle den richtigen Mitarbeiter aus der Liste aus.

Aufgabenplanung

In jeder To-Do-Liste kannst du auf die Schaltfläche „Aufgabenplanung“ klicken, um zur Planungsseite zu gelangen, auf der die To-Dos aufgeteilt und den verfügbaren Ausführenden zugewiesen werden.
Mehr dazu: Todo planning