Utilisation des listes de tâches

Créez une liste de tâches pour chacun de vos services ou équipes chargés d'effectuer des tâches, afin que celles-ci soient accessibles et puissent être facilement attribuées et planifiées.

Accédez à « Listes de tâches » dans le module des tâches. Cliquez sur « Nouveau » pour ajouter une nouvelle liste de tâches.

Pour utiliser le module des tâches, au moins une liste de tâches doit être créée. Il est recommandé d'utiliser plusieurs listes pour des équipes dédiées.

Créer une nouvelle liste de tâches

  • Accédez à « Listes de tâches » dans le module des tâches. Cliquez sur « Nouveau » pour ajouter une nouvelle liste de tâches.

  • Donnez-lui un nom explicite qui vous aidera à ajouter des tâches à la bonne liste de tâches.

  • Si le coût de la main-d'œuvre des tâches figurant sur cette liste doit être facturé, ajoutez également un taux horaire. Si nécessaire, créez d'abord le tarif horaire approprié. Pour en
    savoir plus : Material costs and hourly rates

  • Une fois la liste de tâches créée, ouvrez-la en cliquant sur son nom. Sur cette page, vous pouvez gérer les exécutants, les prestataires et les coordinateurs.

Ajouter des exécutants à la liste

  • Dans l’aperçu des listes de tâches, cliquez sur le nom de la liste de tâches concernée.

  • Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouvel exécutant.

  • Sélectionnez ou saisissez l’adresse e-mail de l’exécutant. Si nécessaire, ajoutez d’abord l’exécutant via la gestion des utilisateurs.

  • Vous pouvez modifier l'ordre des exécutants dans la liste en allant sur les 6 points situés à gauche de leurs noms dans une liste de tâches spécifique, puis en les faisant glisser jusqu'à l'emplacement souhaité.

Tous les exécutants ajoutés peuvent utiliser leur adresse e-mail pour accéder au portail des exécutants adapté aux mobiles, où ils peuvent gérer leurs propres tâches attribuées lors de leurs déplacements.

En savoir plus : Todo portal: Executor login

Ajouter des prestataires à la liste

Si vous sous-traitez des tâches à une partie externe, ajoutez un prestataire pour lui donner accès à la liste de tâches et lui permettre d'ajouter ses propres exécutants.

  • Depuis l’aperçu des listes de tâches, cliquez sur le nom de la liste de tâches concernée.

  • Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouveau prestataire.

  • Sélectionnez le prestataire souhaité dans la liste. Si nécessaire, ajoutez d’abord le prestataire via la gestion des utilisateurs.

    En savoir plus : Contractors for task lists

Il est recommandé de créer une liste de tâches distincte dans laquelle seul le prestataire est connecté, sans autre exécutant. De cette façon, personne ne se trompe sur la responsabilité de chaque tâche.

Ajouter des coordinateurs à la liste

Les coordinateurs d'une liste de tâches sont des utilisateurs qui doivent recevoir des notifications sur le nombre de tâches non terminées, lorsqu'une tâche est créée par un exécutant via l'application de tâches, ou lorsque des frais sont enregistrés sur une tâche.
En savoir plus : Followers for task lists

  • Dans l'aperçu des listes de tâches, cliquez sur le nom de la liste de tâches concernée.

  • Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouvel coordinateur.

  • Sélectionnez le bon utilisateur dans la liste.

Planning des tâches

Depuis chaque liste de tâches, vous pouvez cliquer sur le bouton « Planning des tâches » pour accéder à la page de planification où les tâches sont réparties et attribuées aux exécutants disponibles.
En savoir plus : Todo planning