Tâches automatiques

Allez dans « Tâches automatiques » dans le module des tâches de BEX PMS. Créez soit une tâche automatique pour réservation, soit une tâche périodique ; il s'agit dans les deux cas de tâches récurrentes qui doivent être ajoutées aux listes des tâches dès que certaines conditions sont remplies. Cela vous permet d'automatiser les processus et de planifier en conséquence.

Tâches automatiques pour réservations

• Génère automatiquement un élément sur une liste de tâches lorsqu'une réservation correspondante est effectuée.

  • La liste de tâches doit être spécifiée.

• Contient divers paramètres pour s'assurer que la tâche n'est générée que lorsque cela est réellement nécessaire.

  • Peut être limitée à un ou plusieurs segments ou types spécifiques. Exemple : Une tâche de nettoyage limitée aux bungalows n'est pas appliquée aux tentes de glamping.

  • Peut être limitée aux réservations incluant un ou plusieurs frais additionnels spécifiques, quel que soit le type réservé. Exemples : La tâche de préparation des vélos n'est générée que pour les réservations ayant réservé la location de vélos.

  • Le moment où la tâche est planifiée est relatif à la réservation. Les options incluent un nombre minimum de jours vacants avant que la tâche ne soit générée. Exemple : Un contrôle de la salmonelle doit être planifié 2 jours avant le check-in, mais uniquement si le cottage est déjà vacant depuis plus de 14 jours.

  • Peut être limitée aux réservations avec un certain tag de client ou de réservation. Exemple : Un nettoyage supplémentaire pendant le séjour, pour les clients ayant un tag VIP.

• Peut être attribuée à un exécutant ou prestataire spécifique à chaque fois que la tâche est générée.

• Peut être définie pour bloquer le check-in si elle n'est pas terminée avant l'arrivée de la réservation suivante.

Tâches périodiques

• Génère automatiquement un élément sur une liste de tâches selon un intervalle fixe ou un nombre défini de jours vacants.

  • La liste de tâches doit être spécifiée.

• Contient divers paramètres pour s'assurer que la tâche n'est générée que lorsque cela est réellement nécessaire.

  • Peut être limitée à un ou plusieurs objets spécifiques. Exemple : Nettoyer les gouttières de la villa deux fois par an.

  • Peut être limitée à une ou plusieurs installations spécifiques. Exemple : Vérifier les filtres de la piscine chaque semaine.

  • Peut être limitée à un ou plusieurs frais périodiques (qui sont facturés aux propriétaires d'objets). Exemple : Nettoyer la terrasse au nettoyeur haute pression une fois par an, dans le cadre du service d'entretien du jardin.

  • Peut être générée en fonction d'un intervalle fixe, ou chaque fois que le ou les objets sélectionnés précédemment ont été vides pendant un nombre défini de jours.

• Peut être attribuée à un exécutant ou prestataire spécifique à chaque fois que la tâche est générée.

Tâches ponctuelles

• Peuvent être générées rapidement depuis l'aperçu des tâches, ou lorsque vous consultez une réservation ou un objet spécifique.

• Les tâches ponctuelles sont destinées aux réparations, à la casse et à d'autres tâches occasionnelles.

• Ne doivent pas nécessairement être liées à un emplacement, bien qu'il soit recommandé de mentionner au moins l'emplacement dans la description.

• Peuvent être attribuées à un exécutant spécifique, et peuvent également bloquer le check-in ou être facturées.

• Lorsqu'un exécutant est attribué, une tâche ponctuelle peut être marquée comme « Urgente » afin de notifier immédiatement la personne attribuée.