Création de cautions

Comment créer des cautions

Dans le module « Configuration », tout en bas du menu, vous trouverez la page « Cautions ». Vous pouvez y créer une ou plusieurs cautions.

Le nom interne vous permet de différencier les différentes cautions. C'est ce nom qui apparaîtra sur la facture.

Grâce aux paramètres d'applicabilité des types et des canaux, vous pouvez vous assurer que cette caution n'est valide que pour certains types ou canaux.

Spécifiez le montant de la caution et définissez le moment où vous souhaitez que le client règle cette caution.

Indiquez ensuite le nombre de jours après la date de départ auxquels la caution doit être libérée pour être remboursée au client. Si des dommages sont signalés avant cette date, la libération est bloquée. Si vous utilisez BEX Payments, le remboursement lui-même peut également être automatisé une fois la caution libérée.

Si la politique de caution doit être valable pendant une certaine période, vous pouvez créer une « groupe de périodes » à cet effet.

Paiement de la caution

La caution est une somme d'argent temporairement conservée à titre de garantie pour d'éventuels dommages. Il ne s'agit pas d'un produit acheté par le client, ni d'un service qui lui est fourni. C'est pourquoi les cautions sont affichées dans une section distincte de la fiche de réservation. Une caution n'est ni un article sur la commande du client, ni une ligne de facture.

Cependant, la caution doit bien entendu être réglée. En plus du solde de paiement pour la ou les commandes des clients, il existe également un solde de paiement pour la ou les cautions. Par défaut, les paiements sont déduits du solde de paiement pour la ou les commandes des clients. Lorsqu'un paiement inclut une caution, un montant sera déduit des deux soldes de paiement.

Les paramètres de la caution déterminent le moment où vous attendez que le client règle la caution : en même temps que la première date limite de paiement, avec la dernière date limite de paiement, ou selon une date limite de paiement distincte spécifique à la caution.

Exemple

Le prix d'une réservation s'élève à 500€, auxquels s'ajoute une caution de 100€.

Un paiement de 200€ a déjà été effectué lors de la réservation, qui est déduit du solde à payer de la commande du client (500€ - 200€ = 300€).

Un deuxième paiement de 400€, incluant la caution de 100€, est ensuite effectué. Ce paiement combiné est réparti entre les deux soldes de paiement : 300€ sont déduits du solde de paiement de la commande du client (300€ - 300€ = 0€) et 100€ sont déduits du solde de paiement de l’acompte (100€ - 100€ = 0€).

Traitement de la caution après le départ

Dans la politique de caution, vous définissez le nombre de jours après la date de départ au terme desquels la caution doit être automatiquement libérée.

Lors de la libération, le montant de la caution est transféré vers le solde de paiement de la commande client ou de la facture (si elle a déjà été créée).

Exemple :

Une fois la caution libérée, elle doit être remboursée. En conséquence, le solde de paiement de la caution est de (0€ - 100€ = -100€). Ce montant remboursable est transféré vers le solde de paiement de la facture afin de pouvoir être remboursé via la vue « Factures à payer ».

Si vous rédigez un rapport de dommages, la libération automatique de la caution est bloquée. Une fois les dommages inventoriés et leur montant déterminé, ils peuvent être réclamés. Pour chaque rapport de dommages, une ligne est ajoutée à la commande, dont la valeur est soustraite du montant à rembourser. Selon la valeur du montant des dommages réclamés, le reste de la caution est libéré pour remboursement, ou le client doit effectuer un paiement supplémentaire pour rembourser intégralement les dommages réclamés. Making and claiming damage reports for deposits

Lorsqu’une caution est bloquée, elle s’affiche sous « Cautions » dans le module Réservations.