Portail des tâches : Connexion exécutant
En tant qu'exécutant, vous effectuez le travail réel pour lequel une tâche a été créée. Dans le portail des exécutants, vous pouvez voir les tâches qui vous sont attribuées ou qui se trouvent sur la liste de tâches de votre équipe. Démarrez-les, gérez-les, ajoutez des détails et terminez-les pour les rayer de votre liste.
En tant qu'exécutant, vous n'avez pas besoin d'un accès général au PMS Booking Experts.
Un utilisateur du back office doit ajouter votre adresse e-mail à une équipe de la liste de tâches en tant qu'exécutant, et vous devez accepter l'invitation dans votre boîte de réception e-mail et créer un compte.
Ce compte vous permet de vous connecter et d'accéder au portail des exécutants.
Ajoutez votre numéro de téléphone à votre profil si vous devez être en mesure de recevoir des SMS concernant des tâches urgentes.
Trouver une tâche
Lorsque vous êtes connecté, vous voyez immédiatement les tâches qui vous sont attribuées.
Les tâches sont répertoriées sous forme de cartes affichant les informations pertinentes.
Utilisez les filtres en haut de la page pour prioriser facilement toutes vos tâches. Exemples :
Vérifiez s'il y a des tâches urgentes (activez le filtre « urgent »)
Vérifiez si des tâches doivent être effectuées avant l'heure du check-in (activez le filtre « wissel »)
Vérifiez quelles tâches sont sur votre liste pour demain (définissez le filtre « Date » sur la date de demain)
Utilisez plusieurs filtres ou la barre de recherche pour trouver des tâches spécifiques.
Cliquez sur une carte de tâche pour l'ouvrir.
S'attribuer une tâche
Si votre compte d'exécutant a reçu la permission de s'attribuer des tâches, vous verrez que les tâches sont organisées en plusieurs onglets.
Attribuées : Toutes les tâches qui vous ont été attribuées par un gestionnaire de listes de tâches
Non attribuées : Toutes les tâches de la liste de votre équipe auxquelles personne n'est attribué
Toutes : Toutes les tâches non terminées de la liste de votre équipe, peu importe à qui elles sont attribuées.
Vous pouvez démarrer et terminer n'importe quelle tâche dans n'importe quel onglet. Dès que vous démarrez une tâche, personne d'autre ne peut plus la réclamer. Si vous mettez une tâche en pause, il devient à nouveau possible pour quelqu'un d'autre de la reprendre. Passez des accords au sein de votre équipe sur la manière de prioriser les tâches.
Exécuter une tâche
Ouvrez la tâche sur laquelle vous vous apprêtez à travailler.
Cliquez sur le bouton vert « Démarrer » en bas de la page. Cela lance également un minuteur qui vous aide à enregistrer le temps dont vous avez besoin.
Lorsque vous avez terminé, ou si vous souhaitez simplement interrompre le travail pour faire autre chose, cliquez sur le bouton « Arrêter ».
Indiquez si vous avez terminé ou si vous souhaitez simplement faire une pause.
Si nécessaire, enregistrez le temps que vous venez de travailler. Le temps est basé sur le minuteur que vous avez démarré, mais peut encore être modifié.
Si nécessaire, ajoutez des coûts de matériel en sélectionnant le type de matériel et le nombre d'articles que vous avez utilisés ou remplacés. Vous pouvez ajouter plus d'un type de coût de matériel.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des remarques pour informer les utilisateurs du back office des coûts de matériel engagés mais non disponibles dans la liste, ou de toute autre information pertinente pour la tâche que vous venez d'exécuter.
Cliquez sur « Enregistrer ». Si vous avez terminé la tâche, elle disparaîtra de votre liste. Si vous avez mis la tâche en pause, la tâche sera toujours visible, avec un statut « En pause ». Vous pouvez reprendre les tâches en pause à tout moment.
Ajouter une nouvelle tâche
Pendant votre travail, vous pouvez tomber sur des choses qui doivent être faites, mais pour lesquelles vous n'avez pas le temps ou les compétences requises. Dans ce cas, vous pouvez créer une nouvelle tâche pour vous-même, pour votre équipe ou pour une autre équipe.
Le bouton bleu « +Tâche » est le bouton général pour créer une nouvelle tâche. Utilisez-le si le travail à effectuer n'est pas lié à une installation ou à un objet.
Dans « Liste de tâches », sélectionnez l'équipe qui doit exécuter cette tâche.
Attribuez un exécutant spécifique si nécessaire. Vous pouvez également vous attribuer vous-même la tâche, ou laisser le champ vide pour l'attribuer plus tard.
Saisissez le titre et la description pour informer les autres de ce qui doit être fait.
Par défaut, la tâche aura la date d'aujourd'hui. Saisissez une autre date dans le futur si vous savez que ce travail peut attendre jusque-là.
Cochez la case « urgent » si vous savez que le travail doit être fait le plus rapidement possible.
Utilisez le bouton « +Tâche d'objet » pour créer une nouvelle tâche liée à un objet, c'est-à-dire l'un des emplacements ou hébergements que les clients peuvent réserver.
Tout d'abord, recherchez et sélectionnez l'objet dont vous avez besoin. Ensuite, cliquez sur « Continuer ».
Les autres informations à saisir sont les mêmes que pour une tâche générale (1).
Utilisez le bouton « +Tâche d'installation » pour créer une nouvelle tâche liée à une installation, c'est-à-dire l'un des bâtiments partagés de votre liste d'installations.
Tout d'abord, recherchez et sélectionnez l'installation dont vous avez besoin. Ensuite, cliquez sur « Continuer ».
Les autres informations à saisir sont les mêmes que pour une tâche générale (1).
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