Lien comptable
Cet article explique comment connecter votre logiciel de comptabilité à Booking Experts.
Booking Experts propose une intégration avec Exact Online et Twinfield.
Informations générales
Les données financières (factures, reçus et paiements) peuvent différer entre Booking Experts et votre logiciel de comptabilité pour plusieurs raisons :
Suite à la synchronisation, les factures existent à deux endroits : dans Booking Experts et dans le logiciel de comptabilité.
Si un utilisateur modifie une facture dans Booking Experts (par exemple l’affectation du livre de comptes d’une ligne de facture), la modification est également envoyée vers le logiciel de comptabilité.
En revanche, si la facture est modifiée dans le logiciel de comptabilité, ce changement n’est pas répercuté dans Booking Experts.
De plus, certains logiciels comptables, comme Exact, ne permettent pas de modifier des paiements déjà reçus. Dans ce cas, une modification d’un paiement dans Booking Experts ne pourra pas être appliquée dans le logiciel de comptabilité.
Pour ces raisons, une synchronisation complète dans les deux sens n’est pas possible.
À la place, Booking Experts propose une solution plus fiable : la synchronisation par période.
Fréquence de synchronisation
Si vous utilisez l’intégration financière avec Exact Online ou Twinfield, plusieurs options de synchronisation sont disponibles :
Synchronisation quotidienne - Cette option est utile si vous souhaitez vérifier régulièrement que le solde bancaire correspond aux transactions quotidiennes (éventuellement avec un décalage de quelques jours). Cependant, cette méthode génère un grand nombre d’écritures comptables, ce qui peut rendre la comptabilité moins lisible.
Synchronisation mensuelle - Toutes les transactions (visibles dans le bilan) sont enregistrées une fois par mois sous forme d’écriture comptable dans le logiciel de comptabilité. Cela signifie que vous n’aurez que 12 écritures financières par an, ce qui présente plusieurs avantages : moins de risques d’écarts, une comptabilité plus claire, un contrôle plus simple pour les comptables et experts-comptables. Il suffit alors de comparer l’écriture mensuelle entre le logiciel de comptabilité et Booking Experts.
Attention : si vous choisissez une synchronisation mensuelle, l’écriture correspondante ne sera visible dans Exact Online qu’un mois après la date de début de la synchronisation
Synchronisation manuelle - Vous pouvez également choisir de lancer la synchronisation manuellement. Dans ce cas, vous gardez un contrôle total (mais aussi la responsabilité) sur le moment où les données sont envoyées vers votre logiciel de comptabilité.
Synchronisation standard
Lors de la configuration du lien comptable, vous devez choisir si les écritures seront synchronisées par jour ou par mois. L’équipe de support de Booking Experts peut vous aider à mettre en place ce paramétrage.
Vous pouvez également décider d’activer ou non la synchronisation automatique.
Si elle est activée, la synchronisation se fait automatiquement chaque matin.
Si vous choisissez une synchronisation manuelle, vous pouvez effectuer des corrections avant d’envoyer les données vers votre logiciel de comptabilité.