Créer des frais

Les frais sont créés dans le module Configuration.

Avant de créer un frais, réfléchissez à sa classification. Par exemple, si vous travaillez avec plusieurs sociétés de nettoyage, créez un frais « Nettoyage final » pour chacune d’elles. Cela facilite l’association du bon frais à la bonne tâche automatique. Vous pouvez également définir un prix spécifique pour chaque type et/ou canal.

Ajouter un nouveau frais

Pour ajouter un nouveau frais, il est nécessaire de remplir plusieurs champs.

Paramètres généraux

  • Nom : choisissez un nom pour ce frais. Il sera visible par le client lors de la réservation.

  • Description : elle est facultative mais utile si le frais constitue un extra que le client peut sélectionner lors de la réservation ou dans le portail client. Par exemple, pour un set de serviettes, précisez combien de serviettes sont incluses.

  • Nom interne : vous pouvez utiliser un nom interne pour distinguer les différents frais. Par exemple « Nettoyage final société A » et « Nettoyage final société B ».

  • Type de frais : sélectionnez le type de frais qui correspond le mieux au frais que vous créez.

  • Sélection : déterminez quand le frais peut être choisi par le client.

Exemples

Obligatoire :

Certains frais sont appliqués systématiquement, comme la taxe de séjour. D'autres sont conditionnels : le supplément animal n'est facturé que si un animal est ajouté au groupe, et les frais de départ tardif ne s'appliquent que si cette option est sélectionnée.

Important :

Proposez des extras (comme une assurance annulation) directement dans le tunnel de commande. Ces options sont cochées par défaut, mais le client reste libre de les désélectionner.

Sélection par le client :

Ce sont des frais que le client peut choisir lors de la réservation, comme un lit bébé, une chaise haute, le petit-déjeuner ou le dîner, ou encore la location de vélos. Déterminez si ces frais sont sélectionnables immédiatement ou s'ils s'appliquent uniquement lors d'un upsell.

Back-office :

Certains frais ne peuvent être ajoutés que le back-office, par exemple s’ils font partie d’un forfait spécifique.

Poser une question au client :
Cette option peut être utilisée, par exemple, pour un frais de type « taille de l’emplacement ». Vous pouvez poser la question de taille de son camping-car afin de lui attribuer l’emplacement idéal.

Applicabilité

Indiquez ici les types et les canaux auxquels le frais s’applique.

Prix

  • Indiquez comment le prix doit être calculé pour ce frais.

Remarque : pour un animal de compagnie, vous devez toujours choisir « par animal » ou « par animal et par jour ». Pour les coûts calculés par personne, choisissez « par personne » ou « par personne et par jour ».

  • La date de début de validité vous permet de définir plusieurs seuils de prix.
    En savoir plus sur les seuils de prix : Costs and standard prices

  • La gestion du stock s’applique uniquement si vous disposez d’un nombre limité d’articles, par exemple 5 lits bébé. Dans ce cas, les coûts ne peuvent pas être ajoutés si le stock est épuisé. Pour en savoir plus : Cost and stock control.

  • Vous pouvez définir un frais comme variable. Dans les frais, vous pouvez indiquer que le prix est ajustable. Nous appelons alors cela un frais variable. Dans ce cas, un employé ayant le droit approprié peut ajuster le prix sur la réservation.

  • Les prix standards sont utilisés si vous souhaitez appliquer le même prix pour tous les types et tous les canaux. Si vous cochez non, vous pouvez définir un prix différent pour chaque type et/ou canal. Pour plus de détails, consultez les articles : Price differentiation for costs by type, Price differentiation for costs by channel, Price differentiation for costs by channel and type.

Facturation

  • Sélectionnez le livre de comptes approprié. Si vous utilisez un livre séparé pour chaque canal, indiquez-le ici.

  • Le frais doit-il apparaître sur une ligne distincte de la facture ? Sinon, combinez-le avec d’autres frais sur une seule ligne. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici.

  • Comptabiliser dans le loyer : cochez cette option si le frais doit être inclus dans le calcul de la commission des propriétaires.

  • Ne facturez pas si le client doit payer les frais à l’arrivée. Dans ce cas, la facturation se fera en dehors de Booking Experts. Pour plus d’informations : @Ne pas facturer un frais par Booking Experts. Pour en savoir plus :Do not invoice cost by Booking Experts

  • Pour la politique des factures d’annulation, choisissez « Inclure dans la base de calcul » si le client paie le même pourcentage de frais d’annulation pour ce frais que pour la location, « Copier tel quel » si le client doit payer le frais en totalité lors de l’annulation, ou « Exclure » si le client ne doit pas payer le frais en cas d’annulation.

Validité

  • Si le frais doit être valable pour une période précise, vous pouvez créer une période groupée. Pour en savoir plus sur la validité d’un frais : Validity for costs.

  • Le frais est-il valable uniquement pour les réservations disposant d’un équipement spécifique ? Dans ce cas, indiquez les équipements concernés. Pour plus de détails : Linking costs to amenities.

  • Les options « valable lors du choix d’un objet spécifique » et « valable lors du choix des équipements » correspondent aux réservations avec préférences. Plus d’informations ici : Preference costs.

  • Frais de départ tardif : cette case garantit que le frais ne sera appliqué que lorsqu’un départ tardif est réservé.