Modèles d’e-mails : découvrez quand et pourquoi ils sont envoyés

Il n’est actuellement pas possible de définir vous-même le moment d’envoi d’un e-mail. Ci-dessous, vous trouverez pour chaque modèle le moment où il est automatiquement envoyé.

Modèles de messages

Accès au portail client : envoyé dès que le client saisit son adresse e-mail dans le widget « Portail client » sur le site ou lorsqu’une demande de connexion est envoyée depuis la fiche client.
Création de compte pour un prestataire : lorsqu’un compte est créé pour un prestataire externe, celui-ci reçoit un e-mail pour créer ses identifiants.
Facture de réservation ajustée – remboursement au client : si vous envoyez une facture après avoir modifié une réservation et qu’un remboursement est dû au client, il recevra ce modèle.
Facture de réservation ajustée – aucun paiement requis : si vous envoyez une facture après avoir modifié une réservation et qu’aucun paiement supplémentaire n’est nécessaire, le client recevra ce modèle.
Facture de réservation ajustée – paiement requis : si vous envoyez une facture après avoir modifié une réservation et que le client doit régler un montant supplémentaire, il recevra ce modèle.
Facture de réservation ajustée – paiement à l’arrivée : si vous envoyez la facture après modification d’une réservation et qu’un paiement supplémentaire doit être effectué à l’arrivée, le client recevra ce modèle.
Demande de RIB du client : si le paiement SEPA est utilisé, le client recevra un e-mail lui demandant de fournir son RIB 2 jours avant l’arrivée.
Confirmation de réservation : envoyée automatiquement ou manuellement dès que la réservation est confirmée.
Confirmation de réservation pour réservation importée : lors de l’onboarding, si vous décidez d’importer vos réservations, ce modèle informera les clients de votre passage à Booking Experts.
Confirmation de réservation via tour-opérateur : envoyé pour les réservations effectuées via un tour-opérateur, avec facturation canal et client applicable.
Premier rappel de paiement pour la réservation : lorsque la date limite de paiement est dépassée et que vous envoyez un premier rappel.
Deuxième rappel de paiement pour la réservation : lorsque la date limite de paiement est dépassée et que vous envoyez un second rappel.
Dernière relance de paiement pour la réservation : lorsque la date limite de paiement est dépassée et que vous envoyez une dernière relance.
Confirmation d’annulation : lorsque vous annulez une réservation et confirmez l’annulation.
Facture d’avoir – remboursement au client : envoyé lorsqu’une facture d’avoir inclut un montant à rembourser au client et/ou au propriétaire.
Facture d’avoir – aucun paiement requis : envoyé lorsqu’une facture d’avoir ne comporte aucun montant à rembourser.
Facture d’avoir – paiement requis : envoyé lorsqu’une facture d’avoir comporte un montant restant à régler par le client et/ou le propriétaire.
Client ayant quitté le portail de réservation : lorsqu’un client commence une réservation sur le site mais ne la complète pas, il reçoit un e-mail contenant le lien pour finaliser la réservation. Cet e-mail n’est envoyé que si le client a déjà fourni son adresse e-mail.
Demande de mise à jour de la liste des invités : le client reçoit un e-mail pour compléter la liste des invités 3 heures après la confirmation de la réservation, puis un second e-mail 2 jours avant l’arrivée si nécessaire.
Informer le propriétaire de l’acceptation d’une option par le client : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, il est informé lorsqu’une option est confirmée par le client.
Informer le propriétaire de l’annulation d’une réservation acceptée : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, il reçoit un e-mail lorsqu’un client annule une réservation qu’il avait acceptée.
Informer le propriétaire de l’annulation d’une option acceptée : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, il reçoit un e-mail lorsqu’un client annule une option qu’il avait acceptée.
Premier rappel de paiement de facture : lorsque l’échéance de paiement est dépassée et que vous envoyez un rappel.
Deuxième rappel de paiement de facture : lorsque l’échéance de paiement est dépassée et que vous envoyez un deuxième rappel.
Dernière relance de paiement de facture : lorsque l’échéance de paiement est dépassée et que vous envoyez une dernière relance.
Option : confirmation envoyée au client lorsqu’il crée une option.
Option acceptée : message envoyé au propriétaire si une option qu’il a acceptée est convertie en réservation.
Rappel d’option : le client dispose d’une option pour un nombre défini de jours. S’il n’a pas encore pris de décision, il recevra un rappel un jour avant l’expiration de l’option.
Option à vérifier par le propriétaire : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, il reçoit un e-mail lorsqu’une option est placée sur son hébergement.
Création d’un compte propriétaire : envoyé lorsqu’un nouveau propriétaire est créé, qu’il est actif et qu’une adresse e-mail est renseignée.
Facture propriétaire – montant à verser : le propriétaire reçoit une facture pour les relevés de compteurs, coûts périodiques, acomptes ou factures ponctuelles nécessitant un remboursement.
Facture propriétaire – aucun paiement requis : le propriétaire reçoit une facture pour les relevés de compteurs, coûts périodiques, acomptes ou factures ponctuelles ne nécessitant aucun paiement.
Facture propriétaire – paiement requis : le propriétaire reçoit une facture pour les relevés de compteurs, coûts périodiques, acomptes ou factures ponctuelles nécessitant un paiement.
Notification d’échec de prélèvement : envoyée lorsqu’un paiement ne peut pas être prélevé automatiquement.
Notification de paiement : envoyée dès que le client effectue un paiement.
Notification de paiement un jour avant l’échéance d’une caution : il s’agit d’une notification contenant un lien de paiement envoyé un jour avant l’expiration de la caution.
Rappel avant échéance de paiement : pour les clients payant en plusieurs fois, un e-mail leur est envoyé un jour avant la date limite. Le propriétaire reçoit également ce rappel uniquement si une réservation avec paiement échelonné a été effectuée.
Demande de réponse aux questions de réservation : si des questions post-réservation ont été configurées, le client reçoit un e-mail pour y répondre immédiatement après la réservation. S’il ne répond pas, un rappel lui est envoyé 7 jours avant l’arrivée, puis un dernier rappel 2 jours avant l’arrivée.
Demande de saisie des numéros de plaques d’immatriculation : si le module d’enregistrement de plaques d’immatriculation est activé, le client peut fournir ses numéros lors de la réservation. Sinon, un e-mail lui sera envoyé 7 jours avant l’arrivée, puis un dernier rappel 2 jours avant l’arrivée.
Réservation acceptée : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, le client recevra un e-mail lorsque sa réservation aura été acceptée par le propriétaire.
Facture de réservation : envoi d’une facture (modifiée) si le client doit être remboursé, payer un supplément, ou si la facture est réglée.
Facture de réservation à payer à l’arrivée : si le client paie tous les frais à l’arrivée, ce modèle est utilisé comme confirmation de réservation.
Réservation à accepter par le propriétaire : confirmation envoyée au client si la réservation doit encore être acceptée par le propriétaire.
Réservation à vérifier par le propriétaire : si le propriétaire est autorisé à accepter les réservations, il reçoit un e-mail lorsqu’une nouvelle réservation est enregistrée pour vérification.
Bon de réservation émis : envoyé lorsqu’un montant remboursable est converti en bon, ou lorsqu’un bon est renvoyé. La facture du client est ajustée pour paiement à l’arrivée.
Formulaire d’évaluation après le départ : après le départ, le client reçoit un e-mail pour laisser un avis.
Notification de voucher : envoyé lorsqu’un bon est émis.
Rappel de bon : pour informer le client que la validité de son bon expire bientôt.
Lettre de bienvenue : NON envoyée par e-mail, mais peut être imprimée pour le client à l’arrivée.

Modèles qui ne peuvent pas être désactivés

Informations de paiement : si la facture est envoyée par mail, un lien « Payer directement en ligne » est automatiquement ajouté. Si la facture est envoyée manuellement, les informations de paiement sont affichées.
Pied de page : conclusion présente dans tous les e-mails.
Récapitulatif de réservation : ce modèle n’est pas envoyé par e-mail. Vous pouvez l’intégrer dans un autre modèle via le tag {{ locals.reservation_summary }}. Il inclut les informations de toutes les réservations associées : hébergement (numéro), check-in/check-out et nombre de clients, par hébergement.

Modèles de factures

Facture standard : modèle de facture pour les réservations.
Facture locative standard : modèle utilisé pour les factures de location des propriétaires.

Modèles liés aux applications partenaires

DormaKABAT

Cartes d’accès : notification du code de porte. Envoyé lorsque l’intégration avec KABA est utilisée.

WAIT

Activation Wait : envoyé lorsque le client arrive sur le parc. Il reçoit un lien lui donnant accès pour la durée de son séjour.
Confirmation Wait : envoyé lorsque le client effectue une réservation avec l’intégration WAIT.
Rappel Wait : envoyé si le client est arrivé mais n’a pas encore ajouté WAIT.

Koole Controls

Code pin Koole : envoi du code PIN permettant l’accès à l’hébergement.

CAT

Plan/Code d’accès : ce modèle peut être utilisé pour envoyer au client le code d’accès à l’hébergement (éventuellement accompagné d’un plan).

MOOV

Envoi du code d’accès MOOV: envoi du code d’accès à l’hébergement.

EasySecure

Enregistrement de photo : cet e-mail permet au client de télécharger une photo afin d’obtenir l’accès à l’hébergement ou à une installation du parc.