Uitgaande betalingen verwerken via SEPA betaalbatch
Betaalbatches worden gebruikt om in bulk betalingen uit te voeren aan gasten of eigenaren. Je moet een IBAN rekeningnummer hebben voor de gasten of eigenaren die een betaling dienen te ontvangen om deze via een betaalbatch uit te kunnen voeren.
Zorg ervoor dat je het sjabloon 'Verzoek gast om IBAN-nummer' aan hebt staan. Hiermee worden gasten verzocht om hun IBAN rekeningnummer in te vullen voor terugbetalingen (of borg).
Betaalbatch aanmaken
Ga naar 'te betalen facturen' in de module Financieel, daar zie je twee tabbladen: Facturen, en Betaalbatches. Om een betaalbatch aan te maken, ga je eerst naar de tab 'Facturen'. Gebruik de filters om de facturen weer te geven die je in een betaalbatch wilt stoppen.
Gebruik vervolgens de vinkjes om een definitieve selectie te maken. Een gele notificatie wordt weergegeven, met de knop '+ Betaalbatch maken'.
Het wordt aangeraden om het 'met IBAN' filter in te schakelen, omdat facturen die niet gelinkt zijn aan een ontvangend rekeningnummer niet via een betaalbatch door de bank betaald kunnen worden.
Geef de betaalbatch een passende naam, deze zal getoond worden op bankafschrijvingen en je kunt het gebruiken om later nog te zoeken naar deze betaalbatch. Klik op 'Doorgaan' en je ziet een overzicht van de betaalbatch die je zojuist aangemaakt hebt. Deze is nu ook terug te vinden onder het tabblad 'Betaalbatches'.
De meeste banken zullen een betaalbatch met een totaalbedrag van meer dan € 10.000 niet uitvoeren. Als je betaalbatch een hoger totaal heeft, is het beter om in plaats daarvan meerdere kleinere betaalbatches te maken.
Betaalbatch exporteren en bevestigen
De volgende stap is het exporteren van de betaalbatch, en dit exportbestand te gebruiken om bij je bank de betalingen te autoriseren. Wanneer dit is afgerond, kun je de betaalbatch in je PMS als 'bevestigd' markeren. Deze actie zorgt er ook voor dat alle facturen in deze betaalbatch als 'betaald' worden gemarkeerd.
Het is mogelijk om de bevestiging van een betaalbatch nadien nog terug te draaien. Hierdoor kun je een nieuwe export maken en opnieuw bevestigen.
Betaalbatch bewerken na export
Als blijkt dat de bank niet alle betalingen in een betaalbatch kon uitvoeren, is het slim om deze niet uitgevoerde betalingen eerst uit de betaalbatch te halen voordat je op 'bevestig' klikt. Ga hiervoor naar de witte knop 'Bewerk', en selecteer de facturen die je wilt verwijderen uit de betaalbatch. Zodra je deze hebt verwijderd, komt een nieuwe export weer overeen met wat de bank heeft uitgevoerd, en kun je op 'bevestig' klikken.
Verwijderde facturen worden hier enkel uit de betaalbatch verwijderd. Deze worden dus niet op enige andere manier verwijderd of bewerkt, en je vindt ze weer terug in het tabblad 'facturen'.