Erste Schritte mit automatischen E-Mails
Das BEX PMS kann automatisch E-Mails an deine Gäste senden. Dazu gehören z.B. Ankunftsinformationen, die eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Reservierung verschickt werden. Durch die Verwendung verschiedener Filter sind die E-Mails vielseitig einsetzbar.
Mit automatischen E-Mails erreichst du nur deine Gäste. Dazu können auch Eigentümer gehören, die für sich selbst eine Reservierung vorgenommen haben. Wenn du Nachrichten an Eigentümer schicken willst, unabhängig davon, ob sie selbst eine Reservierung haben, mach das über eine Rezeptionsnachricht oder schau, ob es eine Vorlage gibt, die deinen Bedürfnissen entspricht.
Eine neue Auto-E-Mail
Um automatische E-Mails einzurichten und zu verwalten, gehe zu deinen Verwaltungseinstellungen und klicke auf „Automatische E-Mails“. Lies mehr: Create a new auto email
Filter in Auto-E-Mails
Eine automatisiche E-Mail hat viele verschiedene Filteroptionen, um für viele verschiedene Szenarien eine passende Nachricht zu versenden. Lies mehr über die Anwendung der Filter: Auto email filters
Auto-E-Mails testen und prüfen
Sobald du eine automatische E-Mail eingerichtet hast, kannst du testen, ob sie tatsächlich so funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast, bevor du sie aktivierst. Außerdem kannst du für jede aktivierte Auto-E-Mail prüfen, an welche Reservierungen sie gesendet wurde. Lies mehr: Testing and checking auto emails
Vorhandene Auto-E-Mails verwalten
Auf der Seite für die Verwaltung der automatischen E-Mails kannst du verschiedene Handlungen für bestehende E-Mails vornehmen. Entferne das Häkchen bei „aktiv“, um sicherzustellen, dass eine automatische E-Mail nicht mehr versendet wird. Klicke auf den Namen einer Auto-E-Mail, um ihre Details zu sehen. Hier findest du auch die Schaltflächen „Löschen“ und „Bearbeiten“.
Beispiele für automatische E-Mail-Anwendungen
Lies zunächst die Artikel Create a new auto email und Auto email filters, um die vorgeschlagenen Einstellungen der folgenden Beispiele besser zu verstehen. Ausführlichere Beispieltexte findest du hier: Examples of auto emails
Auto-E-Mail, um die Gäste über ihren Türcode zu informieren
Verwende die E-Mail-Variable 'Objekt-Zugangscode' {{ reservation.access_code }} in deiner Nachricht. Senden ab: Check-in-Zeit oder kurz davor. Sendezeit: Tag der Ankunft. Filter: nur die Typen, deren Objekte ein elektronisches Schloss haben. Schließe auch den Kanal 'Eigentümer' aus, da deine Eigentümer ihren eigenen Code haben.
Auto-E-Mail, um die Gäste der Hütten am Wasser zu ermutigen, ein Ruderboot zu mieten
Versandzeit: +/- 14 Tage vor Ankunft. Filter: Objekte mit dem Label „am Wasser“ oder der Einrichtung „Bootssteg“. Schließe auch Reservierungen mit dem Zusatz „Ruderboot“ aus, denn du willst diese E-Mail nicht an Personen schicken, die bereits ein Ruderboot gebucht haben.