Intégrations POS : installation et paramètres

Il existe plusieurs systèmes de point de vente (POS) que vous pouvez connecter à Booking Experts, dont l’installation et la configuration sont similaires. Cet article concerne les applications d’intégration pour Abill, AddicTill, Carré POS, Cashmag, Cashpad, Clyo Systems, Connectill, Fülle, HelloCash, Hiboutik, Innovorder, Jalia - JDC, L'addition, Last.app, Leo2, Odoo POS, Popina, Restomax, ShopCaisse, Synapsy et Zelty.

Comment installer l'application ?

Une fois connecté à BEX PMS, allez dans l’App Store via la barre de menu vert clair. Pour cela, cliquez sur l’icône représentant un étal de marché. Tapez le nom de votre partenaire POS dans la barre de recherche et cliquez sur le résultat approprié.

Vous êtes maintenant sur la page de détails de l’application. Cliquez sur le bouton vert « +Installer » pour installer l'application. Dans l’écran suivant, vous pouvez voir exactement quelles informations sont lues et envoyées par cette intégration POS. En bas de cette page, vous pourrez lier vos administrations. Cochez la case « Accès » pour chaque administration pour laquelle vous souhaitez appliquer l’intégration POS. Puis cliquez sur « Installer » pour autoriser l’application et finaliser l’installation.
Vous pouvez maintenant retourner à la page de détails de l’application pour compléter les paramètres.

Note importante : cette intégration est uniquement destinée à synchroniser le chiffre d'affaires dans BEX. Si vous utilisez cette intégration, vous ne devez pas utiliser directement le module POS de BEX. Cela entraînerait des doubles enregistrements de ventes, car les mêmes commandes seraient également importées via cette application.

Compléter les paramètres

Les prochaines étapes consistent à connecter votre compte POS et à lier vos administrations avec les bonnes configurations et les bons comptes comptables.

Connecter votre compte

Dans la section « Commandes », cliquez sur « Comptes connectés ». Puis cliquez sur « +Compte connecté » pour commencer. Entrez un nom de compte unique, puis cliquez sur « Connecter le compte ». Vous serez redirigé vers une page de connexion où vous devrez saisir les informations de votre compte POS. Une fois connecté, votre compte apparaîtra dans la page de l'application d'intégration.

Si le statut est « inactif », actualisez la page après un moment ou ouvrez le compte, puis cliquez sur « Activer » pour vérifier la connexion.

Si vous avez plusieurs comptes avec votre système POS, vous pouvez les ajouter séparément.

Configurer les paramètres

Ouvrez le compte que vous avez connecté en cliquant sur son nom. Cliquez sur le bouton « Configurations ». Ici, vous ajouterez une configuration pour chaque administration associée à ce compte.

Cliquez sur « +Configuration ». Choisissez l’administration correcte dans le menu déroulant. Sélectionnez le lieu de vente correspondant tel qu’il est enregistré dans votre compte POS. Ajoutez une date de début pour la synchronisation. Vous pouvez également entrer une date de fin – la synchronisation s’arrêtera automatiquement à cette date. Laissez le champ vide pour une synchronisation continue.
Ajoutez un délai (jusqu’à 14 jours) afin de garantir que toutes les commandes POS antérieures soient correctement traitées.
Si vous décochez l’option « Automatique », la synchronisation ne se fera que manuellement. Cela vous permet d’effectuer des corrections avant la synchronisation.
Une fois terminé, cliquez sur « Créer la configuration ».

La nouvelle configuration apparaîtra sous « Configurations » dans le compte concerné. Si nécessaire, ouvrez-la et activez-la.

Synchronisation manuelle et modification d’une configuration

Depuis « Comptes connectés » et « Configurations », ouvrez la configuration en cliquant sur son numéro. Vous pouvez alors la modifier, désactiver ou supprimer. Via le menu « Actions », vous pouvez également lancer une synchronisation manuelle.

Après le mappage des moyens de paiement et des comptes comptables, et une fois la synchronisation commencée, vous verrez ici les commandes POS synchronisées au cours du mois passé. Cliquez sur « Voir tout » pour accéder aux entrées plus anciennes.

Mappage des moyens de paiement et des comptes comptables

Pour chaque configuration, vous devez associer les moyens de paiement ainsi que les comptes comptables. Depuis « Comptes connectés » > « Configurations », ouvrez la configuration en cliquant sur son numéro. Utilisez le menu « Actions » et sélectionnez « Mapper les moyens de paiement » ou « Mapper les comptes comptables ».

Ces étapes sont nécessaires pour correctement affecter les revenus synchronisés dans les comptes comptables et les rapports financiers de BEX PMS.

Pour chaque moyen de paiement utilisé dans votre POS, sélectionnez le moyen de paiement correspondant présent dans BEX PMS.

Pour chacun de vos produits POS, sélectionnez le compte comptable auquel son chiffre d’affaires doit être affecté.