Créer des types d'hébergements
Les types regroupent généralement plusieurs objets très similaires ou identiques. Les paramètres définis pour un type s’appliquent automatiquement à tous les objets qui y sont rattachés.
Lors de la migration de votre ancien système de réservation, vous pouvez gagner du temps en important vos types : Importing your types
Créer un nouveau type
Rendez-vous dans le menu Types, puis cliquez sur le bouton bleu + Nouveau. Un formulaire s’affiche et doit être complété pour créer un type. Si un champ est indiqué comme Facultatif, vous pouvez le laisser vide si nécessaire.
Sélectionnez le segment approprié, que vous avez probablement déjà défini avec votre spécialiste de l’onboarding BEX. Si vous souhaitez que ce segment soit utilisé comme filtre et sous-type sur votre site BEX CMS, cochez la case correspondante. Saisissez ensuite le titre du type. Ce nom sera visible à la fois dans le PMS et sur le(s) site(s) web.
La description courte sera affichée sur le site web et est tronquée au-delà de 150 caractères. Nous vous recommandons donc de décrire les caractéristiques distinctives et les équipements principaux du type en moins de 150 caractères.
Dans la description longue, vous pouvez ensuite donner davantage de détails. Ce texte apparaît sur la page du type d’hébergement sur votre site web. Si vous souhaitez mettre ce type d’hébergement en avant, vous pouvez choisir de le mettre en évidence dans les résultats du moteur Rechercher & Réserver à tout moment.
Nous vous recommandons d’utiliser cette description à la fois pour fournir des informations utiles et donner envie aux clients de réserver.
Équipements correspondants au type d’hébergement
Plus tôt dans le processus d’onboarding, vous avez configuré vos groupes d’équipements et vos équipements. Vous pouvez maintenant ajouter ceux qui s’appliquent à ce type. Les onglets correspondent aux différents groupes d’équipements. En cliquant sur un onglet, les équipements appartenant à ce groupe s’affichent. Cochez ceux qui sont disponibles pour les objets de ce type.
Notez que vous ne devez ajouter ici que les équipements qui s’appliquent à tous les objets de ce type. Dans le cas contraire, il est préférable d’ajouter l’équipement au niveau des objets individuels.
Pour en savoir plus sur les équipements : Create and edit amenity groups , Create amenities , Add amenities to a type or object
Règles de vie
La section Règles de vie permet de définir les limitations et conditions de réservation pour ce type.
Indiquez le nombre maximum d’occupants pour ce type. Dans un premier temps, vous devez saisir le nombre maximum total, applicable à toutes les catégories d’âge utilisant un lit complet (seniors, adultes, adolescents et enfants). Si nécessaire, vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire pour préciser d’autres limites, comme le nombre maximum d’animaux.
En plus des heures d’arrivée et de départ personnalisées, vous pouvez également configurer un check-out tardif. Définissez l’heure de départ spécifique et cochez la case correspondante si vous souhaitez permettre aux clients de réserver cette option comme extra, soit lors de la réservation initiale, soit plus tard via le portail client. Si vous ne cochez pas cette case, seuls vos employés pourront ajouter un départ tardif à une réservation.
Pour en savoir plus : How to set up and recognize a late check-out
Les paramètres du late check-out s’appliquent uniquement à vos propres canaux, c’est-à-dire votre propre site web.
Sélectionnez les conditions générales appropriées dans la liste. Si l’option souhaitée n’est pas disponible, assurez-vous que ces conditions ont bien été ajoutées.
Pour en savoir plus :Add or modify terms and conditions
Tout texte saisi dans le champ « Texte joint aux e-mails » peut être ajouté aux e-mails automatiques ou aux modèles d’e-mails concernant les réservations de ce type en utilisant la balise « Attachment text HTML ».
Pour en savoir plus : Attachment text for emails objects/types
Disponibilité
Il est obligatoire de sélectionner un planning d’arrivée et de départ. Pour en savoir plus : Arrival and departure schemes
Vous pouvez définir un nombre minimum de nuits plus élevé si vous souhaitez empêcher les clients de réserver seulement une ou deux nuits.
L’option Accepter les réservations le jour même permet de confirmer des réservations pour des clients arrivant le jour même. Vous pouvez définir une heure limite afin d’éviter que des personnes réservent et arrivent trop tard dans la journée.
Pour en savoir plus : Allowing same-day reservations
Les paramètres concernant les réservations le jour même s’appliquent uniquement à vos propres canaux, c’est-à-dire votre site web.
Paramètres supplémentaires
Dans les paramètres avancés, vous pouvez ajouter les identifiants ou numéros d’enregistrement utilisés pour ce type dans d’autres systèmes. Vous pouvez également définir une adresse différente, si l’adresse du type diffère de celle de l’administration.
Facturation & comptabilité
Sélectionnez un livre de compte sur lequel enregistrer les revenus locatifs. Vous pouvez également saisir des détails ou instructions de facturation dans le champ prévu à cet effet. Ces informations sont particulièrement utiles si vous cochez l’option « Ne pas facturer le loyer », afin de gérer les paiements en dehors du PMS.
Cochez Facturer les relevés de compteurs au client uniquement si vous utilisez le module de relevés de compteurs du PMS.