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Onboarding

Ce qu’il faut savoir avant de commencer l'onboarding

Avant de commencer

Bienvenue ! Vous trouverez ici un aperçu des prochaines étapes et de la manière de démarrer avec BEX PMS.


Bienvenue chez Booking Experts

Vous pouvez vous connecter à votre compte Booking Experts de l’une des manières suivantes : avec une adresse e-mail et un mot de passe sécurisé par une authentification multi-facteur (MFA), ou via une connexion SSO (Single Sign-On) avec un compte Google ou Microsoft.

Connexion au PMS ou CMS BEX

Le rôle attribué à votre compte détermine la manière dont vous interagissez avec le PMS BEX. Vous pouvez être un employé travaillant pour une organisation avec une ou plusieurs organisations, un propriétaire qui loue son hébergement, un exécutant ou prestataire qui effectue des tâches de maintenance ou fournit des services, une agence de voyage effectuant des réservations pour ses clients.

Il existe uniquement un rôle utilisateur pour le CMS BEX.

Rôles des utilisateurs dans le PMS et le CMS BEX

La partie supérieure (vert clair) de la barre de navigation contient des informations relatives à l’administration, une barre de recherche, les détails du compte, les dernières actualités, le Help Center, les messages de réception et d’autres fonctionnalités.

Barre de menu dans BEX PMS

Chaque employé qui utilise le système Booking Experts dispose de son propre profil dans le logiciel. Ce profil est configuré lors de l’onboarding ou lors de l'ajout d'un nouveau utilisateur dans le système.

Configurez votre profil

Outils pour vous aider dans le processus d’onboarding

Checklist et Académie

À propos de la sécurité de vos données et de celles de vos clients

Confidentialité et sécurité

Modules

À propos des données transférables depuis d’autres systèmes

Importation des données

Paramètres de l’organisation et de l’administration

Toutes les organisations disposant de plusieurs administrations possèdent une Vue d’ensemble de l’organisation. Dans cette vue, en tant que gestionnaire d’organisation, vous avez une visibilité sur les données regroupées de toutes les administrations.

Vue d'ensemble de l'organisation


BEX PMS et BEX CMS disposent tous deux d'un environnement de test, dans lequel vous pouvez modifier des données et effectuer des tests en toute sécurité, sans affecter vos paramètres dans votre version live.

Tester les paramètres en utilisant Staging

Ce qu'il faut savoir sur la création de comptes pour vos employés

Paramètres des utilisateurs

Marque et identité visuelle 

Gestion centrale des conditions générales

Conditions générales

Domaines

Configuration des objets

Objets individuels et types auxquels ils appartiennent

Catégories et objets

Ajoutez des photos pour mettre en valeur votre offre

Médias

Configurez vos tarifs et modalités financières

Tarification et finances

Paramètres de facturation et comptabilité

Paramètres financiers

Tarif de location pour différents types et périodes

Grille tarifaire 

Ajoutez des options payantes et frais obligatoire

Options et frais

Configuration du CMS

Switcher entre BEX PMS et BEX CMS

En tant que gestionnaire de votre organisation, vous pouvez créer des comptes CMS pour vos employés et gérer leurs droits.

Droits d'accès pour les utilisateurs du CMS

Outils

Paramètres du site

Pages du site web

Comment les réservations sont effectuées via votre site web

Rechercher & Réserver

Définissez l'identité visuelle de votre site web

Identité visuelle

Campagnes e-mail

Présentez vos hébergements à vendre sur votre site web

Ventes

Toutes les actions quotidiennes nécessaires à la réception

Utilisation quotidienne du PMS

Tableau de bord

Démarrer avec le module de Réservations et les messages de réception

Réservations et messages

BEX PMS

Paramètres applicables à toute votre organisation

Paramètres de l’organisation

Paramètres spécifiques à l'administration

Paramètres d’administration

Canaux de distribution

Tout sur la communication avec les clients et les propriétaires

Communication

Tout sur les grilles tarifaires, les options, cautions et remises

Tarification

Configurer les prix de location pour vos types

Grille tarifaire

Facturer, réclamer et rembourser les cautions

Cautions

Options et frais non-inclus dans le montant de la location

Forfaits

Regrouper les suppléments disponibles indépendamment du séjour

Offres groupées

À propos des types, unités, disponibilités et relevés de compteurs

Configuration

Si vous disposez d'une carte de votre parc sous la forme d'une image de haute qualité, vous pouvez y indiquer vos objets et utiliser cette carte sur le site Internet afin que les clients puissent choisir l'endroit où ils souhaitent séjourner. Cette carte est affichée pendant le processus de réservation. Si vous le souhaitez, vous pouvez associer des frais supplémentaires à la sélection d'un objet.

Réservation sur la carte

Influencer le chiffre d'affaires en contrôlant la disponibilité

Disponibilité

Comment gérer et modifier les réservations

Réservations

Ouvrez la page de contact d’un client en cliquant sur son nom dans le module Contacts. Vous y trouverez les données personnelles, de réservation et de facturation associées à ce client.

Gestion des contacts clients

L'aperçu du portail de réservations BEX PMS fournit une liste centralisée de toutes les tentatives de réservation effectuées via votre portail de réservations au cours des 30 derniers jours.

Portail de réservations

Réservation

Avis

Gérer et attribuer les listes de tâches pour votre administration

Module de tâches

Gestion quotidienne des listes de tâches

Gestion des tâches

Gérer les accords et règlements des propriétaires

Module propriétaire

Déterminer les permissions des propriétaires dans le portail propriétaire

Profils propriétaires

Connecter BEX PMS à d'autres parties via l'App Store

Intégrations

Applications d’intégration pour le contrôle d’accès physique

Contrôle d'accès

Salto Pro Access offre une solution durable pour un accès sécurisé avec des cartes d'accès physiques ou des versions numériques via une application.

Salto Pro Access : Installation et paramétrage

Intégration pour le contrôle d’accès et le contrôle climatique. Une combinaison de matériel et de logiciel pour automatiser le processus d’enregistrement et réguler la température en fonction de l’occupation.

Koole Controls : installation et configuration

Salto KS (KaaS : Keys as a Service) est une solution de contrôle d'accès évolutive basée sur le cloud. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une serrure de porte intelligente sans fil Salto, d'un QI et d'un appareil doté d'une connexion Internet.

Salto KS : Installation et réglages

Applications d’intégration pour les logiciels de comptabilité

Comptabilité

Vous pouvez connecter plusieurs logiciels de comptabilité à Booking Experts : leur installation et leur configuration sont similaires ! Cet article concerne les applications d'intégration pour ACD, AFAS, Cegid Loop, Datev Cloud, Dynamics 365 Business Central, Inqom, Minox, My Unisoft, Odoo, Pennylane, QuickBooks, Sage 100 FR, Sage Intacct, Tiime, Yuki, et Xero.

Intégrations de comptabilité : installation et configuration

Applications d’intégration pour la conformité légale et fiscale

Conformité

Statec M2M est une application de conformité destinée aux administrations situées au Luxembourg. Elle automatise le partage de certaines données avec les autorités luxembourgeoises, garantissant ainsi votre conformité avec la réglementation en vigueur.

Statec M2M : installation et configuration

Avec BEX E-invoicing, vous pouvez vous connecter au réseau Peppol pour envoyer facilement des factures électroniques. Conforme aux réglementations locales.

BEX E-invoicing: installation et configuration

Applications d’intégration pour les OTAs et autres partenaires

Distribution

Intégrations de canaux de distribution BEX

Applications d’intégration pour les caisses externes

Systèmes POS

Il existe plusieurs systèmes de point de vente (POS) que vous pouvez connecter à Booking Experts, dont l’installation et la configuration sont similaires. Cet article concerne les applications d’intégration pour Abill, AddicTill, Carré POS, Cashmag, Cashpad, Clyo Systems, Connectill, Fülle, HelloCash, Hiboutik, Innovorder, Jalia - JDC, L'addition, Last.app, Leo2, Odoo POS, Popina, Restomax, ShopCaisse, Synapsy et Zelty.


Intégrations POS : installation et paramètres

BEX CMS

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