In onze App Store lees je meer over wat Exact Online jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de Exact Online-app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Voltooi de instellingen

1. Exact Online autoriseren

Wat je gaat doen:

1. Open de Exact Online-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps.

2. Selecteer 'Autoriseer Exact Online' in het dropdownmenu 'Commando's'.

3. Selecteer de url met jouw landcode (Nederland/NL is de standaardinstelling)

4. Klik op 'Inloggen' om naar de inlogpagina van Exact Online te gaan

5. Voer je Exact Online-inloggegevens in

6. Geef toestemming aan Booking Experts om toegang te krijgen tot je Exact Online-account

7. Je wordt teruggeleid en ziet een bevestigingsbericht

Belangrijke informatie:

• Je moet een actief Exact Online-account hebben om toestemming te kunnen verlenen

• Indien nodig kunnen meerdere landspecifieke autorisaties worden aangemaakt

• Je inloggegevens worden niet opgeslagen; alleen het OAuth-token wordt gebruikt voor verdere toegang

• Als de autorisatie mislukt, controleer dan de machtigingen in je Exact Online-account

Wat gebeurt er daarna: Je Exact Online-account is nu gekoppeld en geautoriseerd. Je kunt nu doorgaan met het aanmaken van boekhoudconfiguraties om aan te geven welke administraties en financiële gegevens moeten worden gesynchroniseerd met Exact Online.

2. Configuraties aanmaken

Wat je gaat doen:

1. Open de Exact Online-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps.

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu 'Commando's'.

3. Klik op '+ Configuratie' om een nieuwe boekhoudconfiguratie aan te maken

4. Vul het configuratieformulier in (mogelijk moet je eerst opslaan en vervolgens bewerken om toegang te krijgen tot alle instellingen):

   • Omgeving: Selecteer welk Exact Online-account je wilt gebruiken (als er meerdere autorisaties zijn)

   • BEX administratie: Selecteer op welke PMS administratie deze configuratie van toepassing is

   • Exact Online-administratie: Selecteer de juiste administratie in Exact Online

   • Memoriaal dagboek: Selecteer het memoriaal dagboek voor het boeken van transacties die vanuit BEX worden gesynchroniseerd

   • Btw-code voor geen btw: Selecteer de standaard btw-code voor transacties zonder btw

   • Frequentie: Kies de synchronisatiefrequentie (dagelijks of maandelijks)

   • Startdatum: Definieer de startdatum voor het synchroniseren van transacties

   • Einddatum: Definieer de einddatum (optioneel)

   • Automatische synchronisatie: Schakel deze optie in om automatische synchronisatie uit te voeren op basis van de bovenstaande instellingen

   • Automatische afsluiting van boekhoudperiodes: Schakel deze optie in om wijzigingen in de boekhoudgegevens in het PMS na synchronisatie automatisch te blokkeren

   • Synchronisatie uitstel: Stel het aantal dagen in waarmee de synchronisatie moet worden uitgesteld, dit is een bufferperiode om ervoor te zorgen dat alle relevante transacties worden geregistreerd

5. Klik op "Opslaan" om de configuratie aan te maken

Belangrijke informatie:

• Elke BEX-administratie moet een eigen configuratie hebben

• De beschikbare keuzes voor dagboek- en btw-instellingen worden overgenomen uit het gekoppelde Exact Online-account

• Het automatisch afsluiten van boekhoudperiodes vereenvoudigt de maand- en jaarafsluitingsprocessen

• De uitstel van synchronisatie zorgt ervoor dat alle transacties voltooid zijn voordat er wordt gesynchroniseerd

Wat gebeurt er daarna: Je boekhoudconfiguratie is aangemaakt en klaar om te worden geactiveerd. De synchronisatie van de financiële transacties van je administratie met Exact Online kan nu beginnen.

Dagelijks beheer

1. Configuraties beheren

Wat je gaat doen:

1. Open de Exact Online-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu Commando's

3. Voor elke aangemaakte configuratie kun je het volgende zien:

   • Naam

   • Inlogomgeving (autorisatiebasis)

   • Status: actief/inactief

   • Status van automatische synchronisatie

4. Klik op de configuratienaam om deze te bekijken of te bewerken

Belangrijke informatie:

• Alleen actieve configuraties synchroniseren transacties

• Inactieve configuraties blijven behouden met alle instellingen intact

• Elke configuratie heeft een onafhankelijk synchronisatieschema

• Alle instellingen kunnen worden bewerkt

Wat gebeurt er daarna: Je kunt al je Exact Online-boekhoudconfiguraties en hun status bekijken.

2. Een configuratie activeren/deactiveren

Wat je gaat doen:

1. Open de Exact Online-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu Commando's

3. Open de betreffende configuratie

4. Klik op de knop 'Activeren' (of op de knop 'Deactiveren')

5. De configuratie wordt onmiddellijk geactiveerd (of gedeactiveerd)

6. Je ziet een bevestigingsbericht: 'Succesvol geactiveerd' (of 'Succesvol gedeactiveerd')

7. Als automatische synchronisatie is ingeschakeld, begint de synchronisatie volgens het schema (of wordt alle synchronisatie geblokkeerd, inclusief handmatige synchronisatie)

Belangrijke informatie:

• Het wordt aanbevolen om slechts één actieve configuratie per BEX administratie te gebruiken

• Deactivering is handig voor tijdelijke pauzes of het wisselen van configuraties

• Voor reactivering hoeven niet alle instellingen opnieuw te worden geconfigureerd

Wat gebeurt er daarna: Als de configuratie (opnieuw) wordt geactiveerd, wordt een handmatige synchronisatie aanbevolen. De knop voor handmatige synchronisatie bevindt zich naast de knop "activeren / deactiveren".

3. Transacties handmatig synchroniseren

Wat je gaat doen:

1. Open de Exact Online-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu Commando's

3. Open de betreffende configuratie

4. Klik op de knop 'Synchroniseren'

5. Je ziet een bevestigingsbericht: 'Synchronisatie is succesvol gestart'

6. Het systeem verwerkt alle nieuwe of bijgewerkte transacties op basis van je instellingen

Belangrijke informatie:

• Handmatige synchronisatie kan worden gestart ongeacht de instellingen voor automatische synchronisatie

• De synchronisatie omvat alle boekingen, facturen en financiële posten binnen het datumbereik

• Het systeem houdt rekening met de geconfigureerde synchronisatievertraging (standaard: 7 dagen)

• Automatische afsluiting van boekhoudperiodes wordt geactiveerd indien ingeschakeld

• De configuratie toont het aantal gesynchroniseerde journaaltransacties

• Fouten worden weergegeven met details voor het oplossen van problemen

• De synchronisatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van het transactievolume

Wat gebeurt er daarna: Journaalboekingen worden vastgelegd in Exact Online, en de volgende automatische synchronisatie wordt gepland volgens de frequentie-instellingen.

3. Controleer de journaaltransacties

Wat je gaat doen:

1. Open vanuit de lijst van configuraties een actieve configuratie

2. Klik op "Bekijk" om journaaltransacties te zien gegroepeerd op het datumbereik van de synchronisatie

3. Bekijk meer details door op de startdatum te klikken:

   • Transactiedatum

   • Referentie-informatie

   • Bedrag en valuta

   • Details van de journaalpost

4. Gebruik zoek- en filteropties om specifieke transacties op datum of referentie te vinden

Belangrijke informatie:

• Journaaltransacties vertegenwoordigen alle financiële boekingen die naar Exact Online worden verzonden

• Transacties omvatten boekingen, facturen en andere boekhoudkundige posten

• De transactiegeschiedenis wordt bijgehouden voor audit- en compliance doeleinden

Wat gebeurt er daarna: Je kunt controleren of alle transacties correct zijn gesynchroniseerd. Financiële rapporten kunnen in Exact Online worden gegenereerd met behulp van de gesynchroniseerde gegevens.

4. Mislukte of gewijzigde journaalboekingen opnieuw synchroniseren

Wat je gaat doen:

1. Open vanuit de lijst van configuraties een actieve configuratie

2. Klik op "Bekijk" om de journaaltransacties te zien en om alle boekingen te zien die niet zijn gesynchroniseerd of die moeten worden bijgewerkt

3. Klik op de betreffende journaalpost om eventuele foutmeldingen te bekijken, waarin de mislukte regels worden weergegeven

4. Breng de nodige aanpassingen aan in BEX PMS

5. Synchroniseer opnieuw door op "Opnieuw synchroniseren" te klikken

Belangrijke informatie:

• Zorg ervoor dat de betreffende boekingen die vervangen moet worden, eerst uit Exact Online zijn verwijderd.

Foutmeldingen

De meest voorkomende foutmeldingen voor Exact Online staan hier vermeld: Foutmeldingen Exact Online