Rückzahlungen an Gäste durchführen

Du erstattest einem Gast Geld, wenn auf einer Reservierung ein Guthaben übrig ist, zum Beispiel nach einer freigegebenen Kaution, einer Stornierung oder einer Preisänderung. Alle Beträge, die du noch erstatten musst, findest du unter Finanzen > Zu zahlende Rechnungen.

Rückzahlung über deinen Zahlungsanbieter

Nutze diese Option, wenn der Gast online oder per Karte über einen Zahlungsanbieter bezahlt hat, der Rückzahlungen unterstützt, zum Beispiel BEX Payments. Das Geld geht zurück an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Gastes.

1. Gehe zu Finanzen > Zu zahlende Rechnungen und öffne die Rechnung.

2. Klicke auf + Rückzahlung und wähle Rückzahlung über Zahlungsanbieter.

3. Wähle die Zahlungen aus, die du erstatten möchtest, und prüfe jeweils den Betrag.

4. Klicke auf Erstatten.

Die Rückzahlung wird als ausstehend angezeigt, bis der Zahlungsanbieter sie verarbeitet hat. Wie lange das dauert, hängt von der Zahlungsmethode des Gastes ab.

Mehreren Gästen gleichzeitig mit einer Batch-Zahlung erstatten

Eine Batch-Zahlung fasst mehrere Rückzahlungen in einer SEPA-Stapelzahlungsdatei für deine Bank zusammen. Für jeden Gast muss eine IBAN in der Buchung hinterlegt sein.

1. Wähle unter Zu zahlende Rechnungen die Rechnungen aus, die du erstatten möchtest.

2. Klicke auf Batch-Zahlung erstellen. Rechnungen ohne IBAN werden nicht in die Batch-Zahlung aufgenommen.

3. Klicke in der Batch-Zahlung auf Exportieren, um die SEPA-Stapelzahlungsdatei herunterzuladen.

4. Lade die Datei bei deiner Bank hoch.

5. Sobald deine Bank die Zahlung genehmigt und ausgeführt hat, klicke in der Batch-Zahlung auf Bestätige. Die Rückzahlungen werden dann auf den Rechnungen erfasst.

Eine anders durchgeführte Rückzahlung erfassen

Nutze diese Option für eine Rückzahlung per Überweisung, in bar oder als Gutschein.

1. Öffne die Rechnung unter Zu zahlende Rechnungen.

2. Klicke auf + Rückzahlung und wähle Rückzahlung über andere Zahlungsmethoden.

3. Prüfe den Betrag und wähle die Zahlungsmethode.

4. Speichere die Rückzahlung.

BEX PMS erfasst diese Rückzahlung nur. Wenn du eine Überweisung wählst, führe sie selbst bei deiner Bank aus.

Gut zu wissen

• Warum ist Rückzahlung über Zahlungsanbieter nicht verfügbar? Der Gast hat nicht über einen Zahlungsanbieter bezahlt, der Rückzahlungen unterstützt, oder die Zahlung wurde bereits vollständig erstattet. Nutze dann Rückzahlung über andere Zahlungsmethoden.

• Woher kommt die IBAN für eine Batch-Zahlung? Aus dem IBAN-Feld der Buchung. Filtere Zu zahlende Rechnungen nach Ohne IBAN, um Rückzahlungen ohne IBAN zu finden.

• Kann ich eine bestätigte Batch-Zahlung rückgängig machen? Ja. Öffne die Batch-Zahlung und klicke auf Rollback. Damit werden die Rückzahlungen, die die Batch-Zahlung erfasst hat, rückgängig gemacht.

• Werden Kautionen automatisch erstattet? Ja, wenn du BEX Payments nutzt und die automatische Rückzahlung in der Kautionsregelung aktiviert ist. Mehr dazu: Automatische Rückerstattung der Kaution