Modul zur Zählerstandserfassung
Das Ablesemodul ist ein praktisches Instrument, um unter anderem den Verbrauch mit Eigentümern und Mietern abzurechnen. In diesem Artikel erfahren Sie genau, was Sie mit dem Ablesemodul tun können und wie Sie es verwenden.
Das Modul Zählerstand finden Sie als Untermenü Zählerstand unter der Registerkarte Einrichtung. Sehen Sie dieses Untermenü nicht in Booking Experts? Dann senden Sie eine E-Mail an support@bookingexperts.nl und wir können das Modul für Sie aktivieren.
Preis pro Einheit eingeben
Bevor Sie Eigentümern oder Mietern Zählerstände in Rechnung stellen können, müssen Sie den Preis pro Einheit für die verschiedenen Zähler eingeben. Sie können dafür auch verschiedene Tarife verwenden. Denken Sie an einen Schwachstromtarif, einen Spitzentarif oder eine Kombination. Über die Registerkarte Zählertypen können Sie neue Zählertypen für Gas, Wasser und Strom anlegen. Beim Anlegen eines neuen Zählertyps geben Sie den Namen, die Versorgung und die Tarifart an. Sie fügen auch ein Hauptbuchkonto hinzu und geben den Preis pro Einheit ein.
Zählerstände für die Abrechnung des Eigentümers erfassen
Sie können die Zählerstände pro Objekt erfassen, indem Sie auf der Objektseite die Registerkarte Zählerstand öffnen. Sie können dann die Zählerstände für Gas, Wasser und Strom gleichzeitig erfassen. Sie geben der neuen Messung das richtige Datum und geben dann an, zwischen welcher Anfangs- und Endmessung die Differenz abgerechnet werden muss. Anhand der Differenz der Zählerstände und des Preises pro Einheit können Sie dann eine Rechnung für den Verbrauch an den Eigentümer schicken.
Um eine Abrechnung an den Eigentümer zu senden, müssen Sie mindestens zwei Messungen vergleichen. Die Abrechnung wird dann zum letzten Datum der Abrechnung für den Eigentümer aktiv.
Es ist möglich, die Zählerstände mehrerer Zählertypen und/oder Objekte in einer Gruppe zu erfassen. Gehen Sie dazu in das Untermenü Zählerstand und wählen Sie die zu erfassenden Zählerarten, die Objekte, für die Sie den Zählerstand erfassen möchten, und das Erfassungsdatum aus. Die fertigen Zählerstände werden dann automatisch in der Registerkarte Zählerstand innerhalb der Objekte hinzugefügt.
Es ist nicht möglich, Zählerstände einzugeben, die niedriger sind als der vorherige Stand.
Verrechnung des GWE-Vorschusses mit der zu zahlenden Rechnung
Nachdem Sie eine Rechnung zur Verrechnung von GWE erstellt haben, können Sie in der Rechnung die Schaltfläche Rechnungszeile gutschreiben wählen. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie eine Übersicht über alle bisher verrechneten Rechnungszeilen. Dazu gehören auch die Vorschüsse für bereits verrechnete GWE.
Auf diese Weise wird bei der Gutschrift von Rechnungszeilen nicht berücksichtigt, ob eine Rechnung aus einer Rechnungszeile tatsächlich bezahlt wurde oder nicht.
Weitergabe der Zählerstände an den Mieter
Sie können die Zählerstände auch an einen Mieter weitergeben. Wenn Sie diese Option nutzen, können Sie beim Einzug einen Anfangsstand und beim Auszug einen Endstand eingeben.
Um die Zählerstände an den Mieter weiterzugeben, müssen Sie zunächst pro Art angeben, ob Sie die Zählerstände mit dem Mieter abrechnen wollen. Dies tun Sie, indem Sie die entsprechende Art im Untermenü Arten bearbeiten und unter der Rubrik Details das Häkchen bei 'Zählerstände an Gast weitergeben' setzen.
Beim Ein- und Auschecken der Reservierung werden Sie automatisch nach den Zählerständen des jeweiligen Objekts gefragt. Wenn Sie diese Zählerstände eingeben, können Sie sofort auf die Option Zählerstandsrechnung erstellen klicken. Diese wird dann automatisch auf der Rechnung erscheinen.
Haben Sie beim Check-out vergessen, das Kästchen zur Erstellung der Ableserechnung anzukreuzen? Kein Problem! In der Reservierungsübersicht können Sie unter der Rubrik Reservierung auf die Schaltfläche mehr... und von hier aus können Sie eine neue Ableserechnung erstellen.
Die Verrechnung der Ableserechnung mit einem erhobenen Vorschuss funktioniert genauso wie bei Eigentümern.
Zählerstände über einen Link abrufen
Sie können die Zählerstände Ihrer Objekte auch über einen Link abrufen, zum Beispiel mit ICY Application. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Zählerstände sowohl beim Ein- als auch beim Auschecken automatisch abzurufen und einzugeben.
Übersicht und Kontrolle der Zählerstandsabrechnung
Booking Experts behält den Überblick, ob alle erfassten Zählerstände auch mit einem Eigentümer abgerechnet wurden. Diese Übersicht finden Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Abrechnungsübersicht im Untermenü Ablesungen klicken. In dieser Übersicht können Sie schnell sehen, welche Zeiträume erfasst wurden und ob diese bereits abgerechnet wurden.
Wurde ein Zählerstand erfasst, aber nicht abgerechnet, wird dies in der Übersicht mit dem Text 'keine Rechnung' angezeigt.
Wenn Sie auf den Namen des Objekts klicken, werden Sie automatisch auf die Registerkarte 'Zählerstände' innerhalb des Objekts weitergeleitet. Standardmäßig sind hier die letzten beiden Erfassungsdaten ausgewählt. Sie überprüfen diese Zählerstände und klicken dann auf Rechnung erstellen. Die Rechnung wird dann in entwurfender Form erstellt, danach können Sie eventuelle Vorschüsse begleichen oder die Rechnung versenden.
Sie können alle noch nicht abgerechneten Zählerstände gleichzeitig öffnen, indem Sie sie nacheinander in einem neuen Tab öffnen (Apple: cmd + Klick, Windows: cntrl + Klick). Auf diese Weise können Sie alle Objekte einfach nacheinander abrechnen.
Zählerstände exportieren
Das Untermenü Zählerstände ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht über die Zählerstände bestimmter Zählertypen und/oder Objekte in eine CSV-Datei zu exportieren. Hier wählen Sie die Zählertypen, Objekte, das Erfassungsdatum und die Anzahl der Zählerstände, mit denen Sie die Erfassung vergleichen möchten. Sie können diese Auswahl dann exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Exportieren unten rechts auf der Seite klicken.