Was du wissen musst, bevor du mit dem Onboarding beginnst

Bevor du loslegst

Willkommen bei Booking Experts! In diesem Artikel findest du eine Übersicht mit den ersten Schritten bei Booking Experts, sodass du dich darauf vorbereiten kannst, mit dem BEX PMS zu arbeiten.

Die ersten Schritte bei Booking Experts

Du kannst dich auf verschiedene Weisen bei Booking Experts anmelden: mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit einem Google- oder einem Microsoft-Konto.

Bei Booking Experts anmelden

Der hellgrüne obere Teil der Menüleiste konzentriert sich auf Optionen zu den Kontodetails, Aktualisierungen von Booking Experts oder Rezeptionsmitteilungen.

Menüleiste im BEX PMS

Jeder Mitarbeiter, der das Booking Experts System nutzt, hat sein eigenes Profil in der Software. Dieses wird beim Onboarding eingerichtet oder wenn ein/e neue/r Mitarbeiter/in in das System eingeführt werden soll.

Dein Benutzerkonto bearbeiten

Checkliste und Academy

Wir möchten unseren Nutzern einen Leitfaden für Booking Experts an die Hand geben, egal ob du ein neuer Mitarbeiter oder Praktikant bist oder einfach mehr über einen bestimmten Bereich von Booking Experts erfahren möchtest. Deshalb haben wir mehrere Akademien geschrieben, die dir helfen, Booking Experts auf spannende und interaktive Weise kennenzulernen!


Booking Experts Academy

Datenschutz

Automatische und manuelle Datensicherungen

Privacy - Löschung der Daten eines Gastes

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat ein Gast das Recht zu wissen, welche seiner/ihrer personenbezogenen Daten von deinem Unternehmen gespeichert werden. Dies wird auch als Recht auf Einsichtnahme bezeichnet. Wenn Gäste Einsicht in ihre Daten verlangen, musst du alles zeigen, was du über sie verarbeitet hast.

Recht auf Einsichtnahme durch den Gast

Die Sicherheit der Daten deiner Organisation sowie die deiner Gäste hat für uns oberste Priorität. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Systeme zu sichern, aber deine eigene Wachsamkeit ist ein entscheidendes Glied in diesem Prozess.

Security Tipps und Sicherer Login

Module

Booking Expert bietet ein auf Module basiertes Reservierungssystem an, sodass du selbst entscheiden kannst, welche Module du nutzt und somit aktivierst oder deaktivierst.

Optionale BEX-Module

Das Ablesemodul ist ein praktisches Instrument, um unter anderem den Verbrauch mit Eigentümern und Mietern abzurechnen. In diesem Artikel erfahren Sie genau, was Sie mit dem Ablesemodul tun können und wie Sie es verwenden.

Modul zur Zählerstandserfassung

Der BEX App Store bietet mehrere App-Integrationen für Zutrittskontrolle, Nummernschilderkennung und Schrankenlösungen. Mit dem Nummernschild-Modul kannst du so den Zugang deiner Gäste automatisieren.

Das Nummernschild-Modul

Dieses Modul wird automatisch aktiviert, wenn du eine Integration installiert hast, die Chat-Nachrichten unterstützt. Es ermöglicht dir, Chats zu verwalten und zu beantworten, die dir über Channel-Apps wie das Airbnb-Nachrichtensystem gesendet wurden. Für jeden Chat siehst du auch die damit verknüpfte Reservierung. 

Inbox-Modul

Daten, die du aus anderen Systemen übernehmen kannst

Daten importieren

Sachkonten importieren

Wenn du zu Booking Experts wechselst, kannst du die Typen aus deinem alten System in dein neues BEX PMS importieren. Nutze die Importfunktion im Menü Verwaltungseinstellungen.

Deine Typen importieren

Nachdem Sie die Typen in Ihrem PMS eingerichtet haben, können Sie mit dem Import von Objekten beginnen. Objekte importierst du auf der Objektübersichtsseite im Modul Setup.

Importieren von Objekte

Preise importieren und exportieren

Reservierungen importieren

Importieren und Exportieren von Gutscheinen

Füge mehrere Eigentümer auf einmal zu deinem PMS hinzu.

Eigentümerdaten importieren

Rechnungen für Eigentümer importieren

Suche in unseren hilfreichen Artikeln, um eine Antwort auf deine Frage zu finden

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Unterstützung bei deinen ersten Schritten mit BEX

Onboarding

Organisations- und Verwaltungseinstellungen

Organisationsüberblick für Organisationen mit mehreren Verwaltungen

Sowohl für BEX PMS als auch für BEX CMS steht eine Staging-Umgebung zur Verfügung, in der du Daten sicher bearbeiten und Tests durchführen kannst, ohne dass dies Auswirkungen auf deine Live-Einstellungen hat.

Einstellungen mithilfe von Staging testen

Wissenswertes zur Einrichtung von Mitarbeiterkonten

Mitarbeitereinstellungen

Das Erscheinungsbild deiner Kommunikation

Brand und Gestaltung

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Domains

Objekte hinzufügen

Ausstattungen

Einzelne Objekte und ihre übergeordneten Typen

Typen und Objekte

Medien

Richte deine Preispolitik und Finanzen ein

Preise und Finanzen

Finanzeinstellungen

Mietpreise für verschiedene Typen und Zeiträume

Preislisten

Füge obligatorische Kosten und Extras hinzu

Kostenpositionen

CMS einrichten

Umschalten zwischen BEX PMS und BEX CMS

Als Park Manager kannst du im CMS eigene Konten für Mitarbeitende anlegen und ihre Rechte festlegen.

Zugangsrechte für CMS-Nutzer

Website-Einstellungen

Webseiten

Wie Reservierungen über deine Website gemacht werden

Suchen & Buchen

Definiere das Erscheinungsbild deiner Website

Markenidentität

E-Mail-Kampagnen

Ferienhäuser zum Verkauf auf deiner Website anbieten

Verkauf

Alles, was deine Rezeption täglich benötigt

Täglicher Gebrauch des PMS

Schnelle Übersicht der Check-ins und Check-outs

Dashboard

Starten mit dem Modul Reservierungen und Rezeptionsmitteilungen

Reservierungen und Mitteilungen

BEX PMS

Planboard

Das Planboard ist das Hauptwerkzeug für die Rezeptionisten: Von hier aus können aktuelle und zukünftige Reservierungen einfach verwaltet werden.

Verwaltung von Reservierungen über die Plantafel

Planboard - Terminauswahl

Planboard - Reservierung verschieben

Eine neue Planboard-Reservierung

Reservierung eines Clusters und Anzeige auf dem Planboard

Planboard - Legende

Planboard - Filterung

Praktische Tastenkombinationen, die deine Arbeit erleichtern können

Tastaturkürzel für das Planboard

Einstellungen, die für deine gesamte Organisation gelten

Organisationseinstellungen

Während des Onboardings verbindest oder registrierst du deine Domain(s), sodass dein BEX PMS einwandfrei funktioniert. Es kann auch sein, dass du später eine andere Domain hinzufügst, wenn du z. B. einen neuen Park eröffnest.

Domains: Einstellungen für technische Website-Verwaltung

Feiertage auf deiner Website anzeigen

Sonderperioden

Sonderperioden erstellen und bearbeiten

Ein Label weist den Benutzer auf wichtige Aspekte der verschiedenen Module und Daten im PMS hin. Vergeben Sie zum Beispiel das Label 'treuer Gast' für Gäste, die zum vierten Mal da waren, oder das Label 'renoviert' für Objekte, die renoviert wurden. Sie können diese Labels selbst erstellen und ihnen eine gewünschte Farbe und ein Emoji geben.

Zweck von Labels

Mitarbeiter

Verwalte die Ausstattungen deiner Typen, Objekte und Verwaltungen

Marken

Verwalte dein Buchungsportal und Digitale Gästemappe

Portaleinstellungen

Einstellungen, die innerhalb einer Verwaltung gelten

Verwaltungseinstellungen

Beschreibung des Parks und seiner Umgebung

Postleitzahlen ausschließen

Zeiträume

Reservierungseinstellungen

Verwalte die Channels, über die Reservierungen gemacht werden

Channelmanagement

Allgemeine Rechnungs- und Buchhaltungseinstellungen

Alles über die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern

Kommunikation

Alles über Kostenpositionen, Preislisten, Kautionen und Rabatte

Preispolitik

Preisliste

Kautionen in Rechnung stellen und zurückerstatten

Kaution

Kostenpositionen für alles, was nicht im Mietpreis enthalten ist

Rabatte

Biete einen Aufenthalt inklusive Extras an

Arrangements

Bündel Extras, sodass sie zusammen gebucht werden können

Bundles

Über Typen, Objekte, Verfügbarkeit und Zählerstände

Setup

Ob ein später Check-out geht, hängt von den Einstellungen für die gebuchte Unterkunft ab.

Einen Late Check-out einrichten und erkennen

Haustiere erlaubt/nicht erlaubt

Im BEX PMS kannst du Medien zu Typen und Objekten hinzufügen, sodass deine Gäste beim Buchen einen guten Eindruck von den unterschiedlichen Unterkünften erhalten.

Medien zu Typen oder Objekten hinzufügen

Anhang Text für E-Mails Objekte/Typen

Wenn du über eine Karte eures Parks als hochwertiges Bild verfügst, kannst du eure Objekte darauf markieren und diese Karte auf der Website verwenden, damit Gäste auswählen können, wo sie übernachten möchten. Diese Karte wird während des Buchungsvorgangs angezeigt. Auf Wunsch kannst du mit der Auswahl eines Objekts zusätzliche Kosten verbinden.

Buchung auf der Karte

Einzelne Objekte werden unter Typen zusammengefasst

Typen

Objekte

Umsatz beeinflussen durch die Steuerung der Verfügbarkeit

Verfügbarkeit

Typen und/oder Objekte als nicht verfügbar markieren

Gesperrte Zeiträume

Zählerstandmodul

Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung

Finanzen

Rechnungen bearbeiten, versenden und bezahlen

Rechnungsmanagement

Zahlungsbedingungen, Batch-Zahlungen, Zahlungsmethoden und mehr

Zahlungen

Reporting

Mehrwertsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung und Sachkonten

Buchhaltung

Reservierungsmanagement

Übersicht der verbliebene Nächte und Erklärung zur Kurtaxe

Export der Reiserücktrittsversicherungen

Die BEX PMS Buchungsportal bietet eine zentrale Liste aller Buchungsversuche, die in den letzten 30 Tagen über Ihr Buchungsportal vorgenommen wurden.

Buchungsportal

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine neue Reservierung vorzunehmen und damit deinem Gast bei der Urlaubsbuchung zu helfen.

Eine neue Reservierung erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Gruppenbuchungen im BEX PMS Backoffice zu erstellen. Welchen Ansatz du wählen solltest, hängt von den Wünschen deiner Gäste ab. Im CMS kannst du es Gästen ermöglichen, Gruppenbuchungen selbst über deine Website vorzunehmen.

Erstellen einer Gruppenbuchung

Reservierung

Gästebewertungen anfragen und weiterverfolgen

Bewertungen

Ein Gutschein für eine stornierte Reservierung

Voucher

Kontakte

Das Kontaktmodul ist ein voreingestelltes BEX PMS-Modul, dass die Kontaktdaten von Buchern, Eigentümern und Channels speichert.

Kontaktemodul

Öffne die Kontaktseite des Buchers, indem du auf dessen Namen im Kontaktemodul klickst. Hier werden alle persönlichen Daten, sowie die Daten über seine Reservierungen und Rechnungen angezeigt.

Den Kontakt des Buchers verwalten

To-dos für einen reibungslosen Betrieb verwalten und zuweisen

To-dos-Modul

Verschiedene Arten von Todos erstellen und bearbeiten

To-dos erstellen

To-dos-Management

Kosten hinzufügen und an Eigentümer abrechnen

To-dos abrechnen

Ausführende verwalten und To-dos abschließen

Ausführende

Drittunternehmen

Verwalte Eigentümervereinbarungen und -abrechnungen

Eigentümermodul

Sobald du die Daten eines neuen Eigentümers zum PMS hinzugefügt hast, kannst du sie mit einem Objekt verknüpfen und eine Eigentümervereinbarung im Setup-Modul erstellen.

Neue Eigentümer erstellen

Wenn ein Objekt verkauft wird, muss der Eigentümer über eine Eigentümervereinbarungen mit dem Objekt verbunden werden. Dies ist notwendig, um die getroffenen Vereinbarungen anzuwenden und Rechnungen und Abrechnungen über das BEX PMS zu erstellen.

Den Eigentümer mit dem Objekt verknüpfen und eine Eigentümervereinbarungen erstellen

Die verschiedenen Arten von Kommissionsvereinbarungen