Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung

Finanzen

Falls du mit Eigentümern zusammenarbeitest, musst du einen DAC7-Bericht einreichen. Das BEX PMS kann dir helfen, die nötigen Daten zu versammeln. Lese diesen Artikel, um zu erfahren, welche Informationen gefragt werden und welche Fehlermeldungen damit oft zusammenhängen.

DAC7: Was ist das und welche Informationen werden benötigt?

DAC7-Bericht erstellen und prüfen

Rechnungen bearbeiten, versenden und bezahlen

Rechnungsmanagement

Manche Eigenschaften einer Rechnungsposition können angepasst werden, nachdem die Rechnung versendet/bezahlt wurde.

Rechnungspositionen von verschickten Rechnungen anpassen

Rechnungsposten exportieren

Anpassung des Zahlungsplans einer gesendeten Rechnung

Standardmäßig werden die Kostenpositionen auf den Rechnungen getrennt angezeigt. Mit Hilfe von Zusammengefasste Rechnungspositionen können mehrere Kostenpositionen auf den Rechnungen zusammengefasst werden.

Kostenpositionen zusammenfassen auf der Rechnung

Zahlungsbedingungen, Batch-Zahlungen, Zahlungsmethoden und mehr

Zahlungen

Zahlungsmethoden

Vorauszahlungen für Reservierungen anzeigen

Erwartete Zahlungen pro Monat

Banktransaktionen importieren

SEPA-Zahlungsstapel erstellen, bestätigen und bearbeiten

SEPA-Lastschriftformular

Um einem Schuldner mehr Zeit zur Zahlung zu geben, ohne weitere Mahnungen zu erhalten, können Sie die Zahlungstermin verlängern. Für andere überfällige Termine können Sie Mahnungen in Massen versenden.

Überfällige Zahlungstermine verlängern oder Mahnungen versenden

In der Übersicht über ausstehende Zahlungen werden alle Buchungen und Rechnungen gesammelt, die die Zahlungsfrist überschritten haben.

Ausstehende Zahlungen

Ausstehende Beträge sind die gesamten überfälligen Beträge. In der Übersicht können Sie wählen, ob Sie die Beträge auf der Grundlage des Rechnungsdatums oder des Fälligkeitsdatums anzeigen möchten. Standardmäßig werden die Beträge auf der Grundlage des Fälligkeitsdatums angezeigt.

Einsicht in ausstehende Beträge 

In einer Zahlungsbedingung legst du fest, welcher Teil der Anzahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums anfällt und innerhalb welcher Frist die Zahlung(en) eingegangen sein müssen. Es ist möglich, mehrere Zahlungsvereinbarungen zu treffen.

Zahlungsbedingungen

Mehrwertsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung und Sachkonten

Buchhaltung

Exportieren der Bilanz

Im BEX PMS kannst du verschiedene USt.-Codes erstellen und mit Sachkonten verknüpfen, sodass die Codes für alle Kostenpositionen der Sachkonten gelten.

USt.-Codes erstellen und anwenden

In der Rechnungsposition siehst du den berechneten USt.-Satz jeder Kostenposition einer Rechnung. Du kannst ihn einmalig auf der Rechnung anpassen oder den standardmäßig eingestellten USt.-Code der Kostenposition ändern.

Den USt.-Code einer Kostenposition ändern

Offene Posten

Falls nötig oder gewünscht, kannst du deine USt.-Einstellungen und -Ergebnisse prüfen, indem du deine Hauptabschlussübersicht mit den USt.-Beträgen vergleichst, die in den relevanten Rechnungs- und Bonpositionen aufgeführt sind.

Umsatzsteuereinstellungen und -ergebnisse kontrollieren

Sachkonten erstellen, zuteilen und verwenden

Sachkontos

Suche in unseren hilfreichen Artikeln, um eine Antwort auf deine Frage zu finden

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Unterstützung bei deinen ersten Schritten mit BEX

Onboarding

Was du wissen musst, bevor du mit dem Onboarding beginnst

Bevor du loslegst

Willkommen bei Booking Experts! In diesem Artikel findest du eine Übersicht mit den ersten Schritten bei Booking Experts, sodass du dich darauf vorbereiten kannst, mit dem BEX PMS zu arbeiten.

Die ersten Schritte bei Booking Experts

Du kannst dich auf verschiedene Weisen bei Booking Experts anmelden: mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit einem Google- oder einem Microsoft-Konto.

Bei Booking Experts anmelden

Der hellgrüne obere Teil der Menüleiste konzentriert sich auf Optionen zu den Kontodetails, Aktualisierungen von Booking Experts oder Rezeptionsmitteilungen.

Menüleiste im BEX PMS

Jeder Mitarbeiter, der das Booking Experts System nutzt, hat sein eigenes Profil in der Software. Dieses wird beim Onboarding eingerichtet oder wenn ein/e neue/r Mitarbeiter/in in das System eingeführt werden soll.

Dein Benutzerkonto bearbeiten

Checkliste und Academy

Datenschutz

Module

Daten, die du aus anderen Systemen übernehmen kannst

Daten importieren

Organisations- und Verwaltungseinstellungen

Organisationsüberblick für Organisationen mit mehreren Verwaltungen

Wissenswertes zur Einrichtung von Mitarbeiterkonten

Mitarbeitereinstellungen

Das Erscheinungsbild deiner Kommunikation

Brand und Gestaltung

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Domains

Objekte hinzufügen

Ausstattungen

Einzelne Objekte und ihre übergeordneten Typen

Typen und Objekte

Medien

Richte deine Preispolitik und Finanzen ein

Preise und Finanzen

Finanzeinstellungen

Mietpreise für verschiedene Typen und Zeiträume

Preislisten

Füge obligatorische Kosten und Extras hinzu

Kostenpositionen

CMS einrichten

Umschalten zwischen BEX PMS und BEX CMS

Als Park Manager kannst du im CMS eigene Konten für Mitarbeitende anlegen und ihre Rechte festlegen.

Zugangsrechte für CMS-Nutzer

Website-Einstellungen

Webseiten

Wie Reservierungen über deine Website gemacht werden

Suchen & Buchen

Definiere das Erscheinungsbild deiner Website

Markenidentität

E-Mail-Kampagnen

Ferienhäuser zum Verkauf auf deiner Website anbieten

Verkauf

Alles, was deine Rezeption täglich benötigt

Täglicher Gebrauch des PMS

Schnelle Übersicht der Check-ins und Check-outs

Dashboard

Starten mit dem Modul Reservierungen und Rezeptionsmitteilungen

Reservierungen und Mitteilungen

BEX PMS

Planboard

Das Planboard ist das Hauptwerkzeug für die Rezeptionisten: Von hier aus können aktuelle und zukünftige Reservierungen einfach verwaltet werden.

Verwaltung von Reservierungen über die Plantafel

Planboard - Terminauswahl

Planboard - Reservierung verschieben

Eine neue Planboard-Reservierung

Reservierung eines Clusters und Anzeige auf dem Planboard

Planboard - Legende

Planboard - Filterung

Praktische Tastenkombinationen, die deine Arbeit erleichtern können

Tastaturkürzel für das Planboard

Einstellungen, die für deine gesamte Organisation gelten

Organisationseinstellungen

Während des Onboardings verbindest oder registrierst du deine Domain(s), sodass dein BEX PMS einwandfrei funktioniert. Es kann auch sein, dass du später eine andere Domain hinzufügst, wenn du z. B. einen neuen Park eröffnest.

Domains: Einstellungen für technische Website-Verwaltung

Feiertage auf deiner Website anzeigen

Sonderperioden

Sonderperioden erstellen und bearbeiten

Ein Label weist den Benutzer auf wichtige Aspekte der verschiedenen Module und Daten im PMS hin. Vergeben Sie zum Beispiel das Label 'treuer Gast' für Gäste, die zum vierten Mal da waren, oder das Label 'renoviert' für Objekte, die renoviert wurden. Sie können diese Labels selbst erstellen und ihnen eine gewünschte Farbe und ein Emoji geben.

Zweck von Labels

Mitarbeiter

Verwalte die Ausstattungen deiner Typen, Objekte und Verwaltungen

Marken

Verwalte dein Buchungsportal und Digitale Gästemappe

Portaleinstellungen

Einstellungen, die innerhalb einer Verwaltung gelten

Verwaltungseinstellungen

Beschreibung des Parks und seiner Umgebung

Postleitzahlen ausschließen

Zeiträume

Reservierungseinstellungen

Verwalte die Channels, über die Reservierungen gemacht werden

Channelmanagement

Allgemeine Rechnungs- und Buchhaltungseinstellungen

Alles über die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern

Kommunikation

Über Typen, Objekte, Verfügbarkeit und Zählerstände

Setup

Ob ein später Check-out geht, hängt von den Einstellungen für die gebuchte Unterkunft ab.

Einen Late Check-out einrichten und erkennen

Haustiere erlaubt/nicht erlaubt

Im BEX PMS kannst du Medien zu Typen und Objekten hinzufügen, sodass deine Gäste beim Buchen einen guten Eindruck von den unterschiedlichen Unterkünften erhalten.

Medien zu Typen oder Objekten hinzufügen

Anhang Text für E-Mails Objekte/Typen

Falls du über einen Lageplan verfügst, kannst du deinen Gästen während des Buchungsvorgangs die Auswahl eines Objekts auf dem Plan ermöglichen. Auf diese Weise können deine Gäste das Objekt auswählen, das ihren persönlichen Anforderungen am besten entspricht.

Einen Lageplan hinzufügen und bearbeiten

Einzelne Objekte werden unter Typen zusammengefasst

Typen

Objekte

An- und Abreisepläne

Typen und/oder Objekte als nicht verfügbar markieren

Gesperrte Zeiträume

Zählerstandmodul

Alles über Kostenpositionen, Preislisten, Kautionen und Rabatte

Preispolitik

Preisliste

Kautionen in Rechnung stellen und zurückerstatten

Kaution

Kostenpositionen für alles, was nicht im Mietpreis enthalten ist

Rabatte

Biete einen Aufenthalt inklusive Extras an

Arrangements

Bündel Extras, sodass sie zusammen gebucht werden können

Bundles

Reservierungsmanagement

Übersicht der verbliebene Nächte und Erklärung zur Kurtaxe

Export der Reiserücktrittsversicherungen

Öffne die Kontaktseite des Buchers, indem du auf dessen Namen im Kontaktemodul klickst. Hier werden alle persönlichen Daten, sowie die Daten über seine Reservierungen und Rechnungen angezeigt.

Den Kontakt des Buchers verwalten

Die BEX PMS Buchungsportal bietet eine zentrale Liste aller Buchungsversuche, die in den letzten 30 Tagen über Ihr Buchungsportal vorgenommen wurden.

Buchungsportal

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine neue Reservierung vorzunehmen und damit deinem Gast bei der Urlaubsbuchung zu helfen.

Eine neue Reservierung erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Gruppenbuchungen im BEX PMS Backoffice zu erstellen. Welchen Ansatz du wählen solltest, hängt von den Wünschen deiner Gäste ab. Im CMS kannst du es Gästen ermöglichen, Gruppenbuchungen selbst über deine Website vorzunehmen.

Erstellen einer Gruppenbuchung

Reservierung

Gästebewertungen anfragen und weiterverfolgen

Bewertungen

Ein Gutschein für eine stornierte Reservierung

Voucher

To-dos für einen reibungslosen Betrieb verwalten und zuweisen

To-dos-Modul

Verschiedene Arten von Todos erstellen und bearbeiten

To-dos-Management

Drittunternehmen

Eine Kasse für den direkten Verkauf von Produkten

Kasse

Mit dem Kassenmodul kannst du Produkte verkaufen und Bezahlungen über unterschiedliche Zahlungsmethoden empfangen. Außerdem kannst du mehrere Kassen einrichten, falls du Verkaufsstellen zusätzlich zu deiner Rezeption hast. Öffne und schließe die Kasse an jedem Tag, an dem du sie verwendest. Mit diesen Zählungen kannst du den Ist- mit dem Soll-Bestand abgleichen.

Mit dem Kassenmodul beginnen

Du kannst eine oder mehrere Kassen erstellen. Am besten erstellst du eine Kasse für jede Verkaufsstelle und gibt der Kassenname diese eindeutig wieder. Nach der Erstellung muss die Kasse zur Verwendung geöffnet werden.

Eine Kasse erstellen und öffnen

Füge die Produkte hinzu, die du verkaufen möchtest. Diese kannst du Produktgruppen zuordnen.

Produkte und Produktgruppen hinzufügen

Da du den Preis eines Produktes anpassen kannst, kannst du auch ein Produkt für Artikel mit variablen Preisen anlegen. Die damit verbundene USt. kannst du jedoch nicht anpassen.

Produkte mit variablen Preisen

Die Verwendung eines Barcode-Scanners kann die Arbeit mit dem Kassenmodul beschleunigen.

Einen Barcode-Scanner nutzen

Produkte können auf unterschiedliche Weisen bezahlt werden, u. a. mit Bargeld, einer Karte und vielleicht möchtest du auch Gutscheine annehmen.