Verwaltung einer Gruppenbuchung

Welche Reservierungen gehören zu einer Gruppenbuchung?

• In der Übersicht „Reservierungen“ werden die Reservierungen, die Teil einer Gruppenbuchung sind, mit einem Buchstaben gekennzeichnet. Dieser wird hinter der Buchungsnummer und den Informationen angezeigt.

• Öffne eine beliebige Reservierung, die Teil einer Gruppenbuchung ist, und du siehst unter „Reservierungen“ alle anderen Reservierungen, die zur selben Gruppenbuchung gehören. Verwende die Suchleiste, um eine bestimmte Reservierung in dieser Liste zu finden.

Alle Reservierungen ein- oder auschecken

Öffne eine beliebige Reservierung einer Gruppenbuchung. Du kannst alle Reservierungen einer Gruppenbuchung gleichzeitig ein- oder auschecken, auch wenn eine davon bereits vorzeitig eingecheckt oder ausgecheckt wurde.

• Klicke auf die Schaltfläche „Alle einchecken“, um alle Reservierungen innerhalb der Gruppenbuchung einzuchecken. Im Popup-Fenster werden Warnungen angezeigt, falls noch ausstehende Beträge oder unerledigte Aufgaben vorhanden sind, und du kannst bei Bedarf die Eincheckzeit sowie die Zählerstände angeben.

• Klicke auf die Schaltfläche „Alle auschecken“, um alle Reservierungen innerhalb der Gruppenbuchung auszuchecken. Im Popup-Fenster wirst du gewarnt, falls noch ausstehende Beträge vorhanden sind, und du kannst entscheiden, ob du eine Rechnung auf Basis der Zählerstände oder eine neue Gruppenrechnung erstellen möchtest.

• Ein- oder Auschecken rückgängig machen: Wähle die Option „Rückgängig“ im Menü mit den drei Punkten.

Informationen in der Reservierungsliste

Öffne eine beliebige Gruppenbuchung, um die vollständige Liste der Reservierungen anzuzeigen, die Teil der Gruppenbuchung sind.

• Klicke in der Reservierungsliste auf die Symbole „Auto“, „Person“ oder „To-Do“, um sofort die Kennzeichen, die Gästeliste oder die To-Dos für diese bestimmte Reservierung innerhalb der Gruppe hinzuzufügen oder anzuzeigen.

• Das dritte Symbol zeigt den Ein- oder Auscheckstatus der Reservierung an. Bewege den Mauszeiger darüber, um weitere Details anzuzeigen.

• Wenn die Gästeliste ausgefüllt wurde, wird der Hauptgast dieser Reservierung innerhalb der Gruppenbuchung ebenfalls in der Liste genannt. Der Hauptgast ist eine der Personen in der Gästeliste und unterscheidet sich vom Buchenden. Weiterlesen: Guest list: personal data of all guests in a reservation

Bearbeiten der Daten des Buchers einer Gruppenbuchung

Der Buchende ist für alle Reservierungen innerhalb der Gruppenbuchung immer dieselbe Person. Wenn du die Daten des Buchenden bearbeiten, gelten diese Änderungen für die gesamte Gruppenbuchung.

• Du kannst die E-Mail-Adresse des Buchers nicht bearbeiten, um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer der Buchungen an eine andere Person zu senden.

• Nur der Buchende erhält alle E-Mails (Vorlagen und automatische E-Mails) für jede einzelne Buchung. Dazu gehören eine gemeinsame Buchungsbestätigung für alle Buchungen, eine Reihe von Zahlungserinnerungen sowie alle E-Mails zum Ausfüllen der Gästeliste oder zur Eingabe von Kfz-Kennzeichen für jede Buchung separat.

• Der Buchende kann die angeforderten Informationen für alle Reservierungen der Gruppenbuchung über sein Gästeportal hinzufügen.

Zusammenfassung der Gruppenbuchung in E-Mails

Die Buchungsbestätigung einer Gruppenbuchung verwendet die Variable „{{ locals.reservation_summary }}“, um das An- und Abreisedatum, die gebuchte Kategorie, das gebuchte Objekt (nur bei Buchung mit Präferenz) und die Anzahl der Gäste für jede einzelne Buchung anzuzeigen.

• Um dieselbe Zusammenfassung in anderen Vorlagen oder automatischen E-Mails anzuzeigen, füge die Variable „{{ locals.reservation_summary }}
  “ in den E-Mail-Text ein. Beachte, dass diese Änderung für jede Sprachversion der Vorlage oder des automatischen E-Mails separat vorgenommen werden muss.

Übersicht für Massenbearbeitungen von Aufträgen

Die Buchungsübersicht zeigt alle Positionen der aktuellen Buchung an, die du geöffnet hast. Die Bestellübersicht, die links unterhalb des Zahlungsstatus angezeigt wird, zeigt die Bestellung aller Buchungen der Gruppenbuchung zusammen.

In der Bestellübersicht kannst du Bestellpositionen für die gesamte Gruppenbuchung aktualisieren; die Änderungen gelten für alle zugehörigen Reservierungen.

• Gesamtmietpreis bearbeiten: Es ist möglich, den Gesamtmietpreis für die gesamte Gruppenbuchung zu ändern. Der neue Gesamtbetrag wird automatisch auf alle einzelnen Reservierungen verteilt – im gleichen Verhältnis wie der ursprüngliche Gesamtbetrag.

• Preis einer Kostenposition bearbeiten: Wenn du den Stückpreis für eine Kostenposition in der Bestellübersicht ändern, gilt dieser neue Preis für alle Reservierungen der Gruppenbuchung. Die neuen Gesamtkosten für diese Position werden neu berechnet.

• Kostenposten löschen: Durch das Löschen eines Kostenpostens aus der Bestellübersicht wird dieser Kostenposten auf einen Schlag aus allen Reservierungen innerhalb der Gruppenbuchung entfernt.

Rechnung für eine Gruppenbuchung

Die Gäste-Rechnung für eine Gruppenbuchung besteht aus zwei Teilen: einer Übersicht über die gesamte Gruppenbuchung und den Detailseiten mit Aufschlüsselungen pro Buchung.

• Die Übersichtsseite enthält außerdem den QR-Code für die Zahlung.

• Der Buchende möchte die Detailseiten möglicherweise an andere weitergeben.

• Das Rechnungslayout kann angepasst werden, indem die Einstellungen für das „Gruppenrechnungslayout“ des verwendeten „Rechnungsvorlage“ bearbeitet werden. Mehr
  dazu: Invoice templates ON

Aufteilen einer Gruppenbuchung

Wenn ein Gast, der nicht der Buchende ist, eine separate Rechnung für eine der Reservierungen wünscht oder wenn eine der Reservierungen in der Gruppenbuchung storniert werden muss, musst du diese Reservierung aus der Gruppenbuchung herauslösen.
Mehr dazu: Splitting a group booking