Gästeliste: Persönliche Daten von allen Gästen in einer Reservierung
Bei der Buchung ihres Aufenthalts werden Gäste vielleicht gebeten, ihre persönlichen Daten anzugeben. Diese Daten werden in der Gästeliste erfasst. Welche Daten von deinen Gästen abgefragt werden, wird in den Verwaltungseinstellungen festgelegt.
Geh zu Verwaltungseinstellungen > Gäste, um festzulegen, welche Daten von deinen Gästen bei der Buchung abgefragt werden sollen. Mehr Infos zum Abfragen zusätzlicher Daten in der Gästeliste findest du hier: @Verwaltungseinstellungen für Gäste
Gästedaten zur Gästeliste hinzufügen
Wenn Gäste bei der Buchung oder über das Kundenportal nicht die erforderlichen Infos eingeben konnten, kannst du ihnen helfen, indem du die Daten direkt in die Gästeliste einträgst oder ihnen eine E-Mail schickst, in der du sie bittest, ihre Daten selbst hinzuzufügen.
Öffne die richtige Reservierung. Im Reservierungsblock siehst du „Zu überprüfen“, gefolgt von mehreren grünen oder roten Symbolen. Klicke auf das Symbol der Person. Dadurch gelangst du zur Registerkarte „Gästeliste“ des Bildschirms „Gäste bearbeiten“.
Klicke auf die Schaltfläche „+Gast”, woraufhin sich ein Fenster öffnet, in dem du alle erforderlichen Angaben für einen Gast eingeben kannst. Wenn der Hauptgast (Buchender) noch nicht aufgeführt ist, kannst du die Schaltfläche „Mit Angaben zum Buchenden ausfüllen” in diesem Fenster verwenden, um den Buchenden zur Gästeliste hinzuzufügen.
Wenn du auf den Namen eines bestehenden Gastes klickst, können dessen Angaben bearbeitet werden.
Wenn die Registerkarte „Gästegruppe” der Reservierung einen Teilaufenthalt enthält, wird dieser Teilaufenthalt auch in der Gästeliste angezeigt. So ist klar, wer wann da ist.
Mehr dazu: @Gästegruppe: Zusammensetzung der Gäste, die im Rahmen einer Reservierung übernachten
Vorlage nochmal schicken oder Gästeliste exportieren
Klick einfach auf den Button „Anfrage erneut senden, um die Gästeliste zu vervollständigen”, um die Vorlage nochmal an die E-Mail-Adresse des Buchers zu schicken, wenn die Gäste ihre Daten selbst eingeben sollen.
Wenn du willst, kannst du die eingegebenen Daten in eine CSV-Datei exportieren oder als PDF anzeigen.
Wenn du die Gästeliste nutzt, um die Passnummer eines Gastes anzufordern, wird die Passnummer nach dem Abreisedatum unlesbar. Nur Mitarbeiter mit einer Managerrolle können dann noch drauf zugreifen.
Was passiert, wenn die Gästegruppe geändert wird, nachdem die Gästeliste schon fertig ist?
Wenn du einen oder mehrere Gäste aus der Gästegruppe entfernst und dadurch zu viele Leute in der Gästeliste stehen, kommt ein Pop-up-Fenster, in dem du gefragt wirst, ob du auch die Gästedaten der entsprechenden Personen löschen willst. Wenn du nicht sicher bist, welche Personen nicht mehr in der Reservierung enthalten sind, kannst du „Vorläufig überspringen“ wählen.
Wenn in der Gästegruppe ein Teilaufenthalt für Gäste hinzugefügt wird, die ursprünglich für den gesamten Aufenthalt gebucht hatten, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem du aufgefordert wirst, die Gästedaten der betreffenden Personen in den Teilaufenthalt zu verschieben. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Personen davon betroffen sind, kannst du „Vorläufig überspringen“ wählen.
Wenn du „Jetzt überspringen“ wählst, erscheint eine rote Benachrichtigung in der Gästeliste, um dich daran zu erinnern, dass die Gästeliste nicht mit der Gästegruppe übereinstimmt. Du kannst die Gästedaten jederzeit bearbeiten, um das Problem zu beheben.
Gästelistendetails zu einer Gruppenbuchung hinzufügen
Das Hinzufügen von Daten zu einer Gästeliste bei einer Gruppenbuchung läuft genauso ab wie oben beschrieben, sobald du die richtige Reservierung gefunden hast. Öffne die entsprechende Gruppenbuchung und klicke auf der rechten Seite auf die gewünschte zugrunde liegende Reservierung.