BEX E-invoicing: installation et configuration

Avec BEX E-invoicing, vous pouvez vous connecter au réseau Peppol pour envoyer facilement des factures électroniques. Conforme aux réglementations locales.

La facturation électronique n'est possible que pour les factures B2B que vous envoyez. Il peut s'agir de factures destinées à des clients professionnels ou à des propriétaires possédant une société d'investissement.

En savoir plus sur BEX E-invoicing dans notre App Store.

Quand la facturation électronique est-elle obligatoire ?
Différents pays européens travaillent sur des calendriers distincts pour promouvoir ou imposer légalement la facturation électronique B2B.
En savoir plus sur les calendriers prévus ici : Setting up e-invoicing

Comment installer l'application ?

Rendez-vous dans l'aperçu des 'Applications disponibles' et utilisez la barre de recherche pour trouver l'app BEX E-invoicing. Cliquez sur le bouton 'Installer l'application'.
En savoir plus : Getting started with BEX App integrations

Assurez-vous que pour chacune des administrations que vous liez à cette application, le numéro de TVA et le numéro d'enregistrement d'entreprise sont correctement saisis dans les paramètres de l'administration !
Cela garantit qu'un expéditeur Peppol peut être automatiquement créé sur le réseau Peppol pour chaque administration. Vous n'avez pas à le faire vous-même.

Finaliser la configuration

Il n'y a pas d'autres paramètres dans l'application elle-même. Dans votre PMS, vous disposez désormais de quelques options à connaître pour commencer à envoyer des factures électroniques.

Numéro de TVA et d'enregistrement d'entreprise

  • Le numéro d'enregistrement d'entreprise pour les entreprises néerlandaises est le numéro KvK. Les entreprises néerlandaises ont un numéro de TVA distinct.

  • Le numéro d'enregistrement d'entreprise pour les entreprises belges est le numéro BCE. Le numéro de TVA pour les entreprises belges est le même numéro, avec 'BE' comme préfixe.

  • Le numéro d'enregistrement d'entreprise pour les entreprises au Royaume-Uni est le Company Number, tel qu'enregistré auprès de la Companies House. Les entreprises britanniques ont un numéro de TVA distinct.

  • Le numéro d'enregistrement d'entreprise pour les entreprises françaises est le numéro SIRET. Le numéro de TVA des entreprises françaises se compose de deux lettres et de deux chiffres suivis du numéro SIREN.

En plus des vôtres, vous devez vérifier le numéro de TVA et le numéro d'enregistrement d'entreprise des destinataires de vos factures. Si vous souhaitez utiliser la facturation électronique pour vos propriétaires d'entreprise ou vos clients professionnels, assurez-vous que leur contact est mis à jour avec les informations correctes.

Envoyer une facture électronique

Lors de l'envoi de factures B2B, vous pouvez désormais choisir envoyer via Peppol, en plus des options habituelles d'envoi par e-mail ou manuel. L'option envoyer via Peppol ne sera pas disponible si le destinataire n'est pas une entreprise.

Et si vous envoyez la facture avec l'e-mail de confirmation ?
Dans ce cas, vous sélectionnez deux options d'envoi : envoyer via Peppol pour la facture, et envoyer par e-mail pour le message de confirmation. La facture ne sera plus jointe à l'e-mail.

Envoi de factures électroniques en masse

Allez dans l'onglet 'Brouillon' de votre aperçu des factures. Ici, vous pouvez utiliser le filtre ajouté statut de livraison Peppol pour créer une liste restreinte de factures correspondant aux exigences de facturation électronique. Sélectionnez plusieurs factures ici, puis choisissez envoyer via Peppol. Cela enverra toutes les factures sélectionnées sous forme de facture électronique.

Raisons de l'échec de la livraison

Il existe deux raisons pour lesquelles une facture électronique peut ne pas être livrée au destinataire :
1. Le destinataire a un numéro de TVA ou un numéro d'enregistrement d'entreprise incorrect. Cela signifie que vous devez mettre à jour les coordonnées du destinataire.
2. Le destinataire n'est pas actif sur le réseau Peppol. Vous pouvez en informer le destinataire, mais cela signifie généralement que vous devrez utiliser l'e-mail pour envoyer la facture à la place.

Renvoyer une facture ayant échoué

Ouvrez la facture concernée. Dans la barre latérale à droite, sous les éléments du menu de navigation, vous verrez une notification indiquant que la facture électronique n'a pas pu être livrée via Peppol. Après avoir corrigé la raison de l'échec, cliquez sur « réessayer la livraison » dans cette notification.
Si vous ne pouvez pas corriger la situation à temps, vous pouvez toujours envoyer la même facture par e-mail, en tant que pièce jointe PDF.

Filtrer les échecs de livraison Peppol

Dans votre aperçu des factures, vous pouvez utiliser le filtre statut de livraison Peppol pour filtrer les factures dont l'envoi en tant que facture électronique a échoué.