Importation des commandes de réservation

Après avoir importé les réservations, vous pouvez également importer les commandes associées. Il s’agit des éléments de facturation apparaissant sur la facture client pour chaque réservation importée.

L’importation des commandes de réservation est optionnelle lors de l’importation des réservations. Si vous n’importez pas de réservations, vous ne pouvez pas importer de commandes de réservation.
En avoir plus : Importing existing reservations into PMS

L’import nécessite un fichier CSV en UTF-8 contenant les colonnes suivantes :

Numéro de réservation	Le numéro de réservation tel qu’il apparaît dans BEX PMS. Pour les réservations importées, ce numéro correspondra à celui de l’ancien système.
Loyer	Nom du montant du loyer facturé.
Coûts	Nom de tous les autres coûts inclus dans la réservation, chacun sur une ligne séparée.
Réductions	Nom de toutes les réductions appliquées à la réservation, chacune sur une ligne séparée.
Type	Indiquez si la ligne contient le loyer, des coûts ou des réductions. Cela permet d’éviter que les prix soient appliqués dans la mauvaise catégorie.
Prix par élément	Prix d’un seul élément de facture. La quantité détermine combien d’éléments seront inclus dans la commande.
Quantité	Détermine le nombre de fois que le prix par élément est appliqué. Pour le loyer, ce sera toujours 1. Pour un frais, cela peut être plus.

Importation du fichier

Lorsque vous importez les commandes de réservation après l’import des réservations, vous devez disposer d’un fichier CSV en UTF-8 conforme aux indications ci-dessus.

Donnez un nom à l’import des commandes. Si c’est le premier import de commandes dans votre administration PMS, sélectionnez Non lorsqu’on vous demande si vous souhaitez reprendre une stratégie d’import d’un import précédent.
Si vous avez déjà effectué un import de commandes de réservation, il est recommandé de réutiliser la stratégie d’import de cet import précédent. Cela vous fera gagner du temps pour associer les différents coûts.

Vérifiez la langue et le format d’encodage du fichier CSV, puis téléchargez le fichier.

Si l’import des réservations est réparti en plusieurs lots, divisez également l’import de commandes en lots correspondants selon le numéro de réservation. Cela permet également de réutiliser la stratégie d’import.

Configuration de la stratégie d’import

La stratégie d’import associe les colonnes de votre fichier CSV aux champs correspondants dans BEX PMS. Utilisez l’icône crayon pour éditer et lier correctement les coûts, de la même manière que pour la configuration de la stratégie d’import des réservations. Une fois terminé, cliquez sur Importer.

Prix par éléments & quantité : la quantité doit varier si vous utilisez le prix par unité. Si le prix par unité n’est pas disponible et que seul le prix par ligne est indiqué, la quantité doit toujours être de 1.

Si certaines lignes n’ont pas été importées avec succès, un fichier téléchargeable sera généré et présenté dans une notification. Ce fichier indique, dans la dernière colonne, le message d’erreur pour chaque ligne. Consultez-le pour corriger les éventuels problèmes.

Finalisation de l’import et vérification des commandes

Une fois toutes les commandes importées, des écarts de prix peuvent subsister. BEX PMS comparera le total des commandes avec le prix total indiqué lors de l’import des réservations. Toute différence de prix peut être vérifiée et corrigée ligne par ligne.

Pour les étapes suivantes, lire la suite ici : Importing existing reservations into PMS