Avant le lancement

Après la signature de votre contrat, notre équipe Customer Success planifiera avec vous une réunion de lancement.

Vous recevrez un e-mail contenant toutes les informations nécessaires. En attendant, vous pouvez déjà préparer les éléments ci-dessous.

1. Désignez un spécialiste BEX en interne

Nous vous conseillons de désigner une seule personne au sein de votre organisation qui sera responsable de tout ce qui concerne Booking Experts.

Cette personne :

• sera notre interlocuteur principal

• suivra le processus d’onboarding (dont certaines étapes sont décrites ci-dessous)

• centralisera les informations pour les partager avec les autres collaborateurs

Cela permet de réduire les risques d’erreurs, de garantir une communication claire et d’assurer une mise en place plus efficace.

2. Rassemblez les informations à importer dans votre BEX PMS

Une bonne préparation vous permettra de gagner beaucoup de temps lors de votre transition vers Booking Experts.

Nous constatons souvent que nos nouveaux clients utilisent leur ancien système de réservation depuis de nombreuses années. Au fil du temps, de nombreuses informations ont été ajoutées, tandis que certains paramètres ou contenus n’ont plus été mis à jour.

👉 C’est le moment idéal pour faire le tri.

Posez-vous la question suivante : quelles données sont réellement utiles à importer ?

Il est possible d’importer de nombreuses données essentielles, comme les réservations existantes ou certaines configurations importantes par exemple.

Voici quelques points à examiner attentivement :

Politique tarifaire

Votre structure tarifaire est-elle claire et logique ? Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de la restructurer.

Exemple :

• Le Bungalow 4 personnes devient votre grille tarifaire générale.

• Le Bungalow 2 personnes est 30 % moins cher.

• Le Bungalow 6 personnes est 30 % plus cher.

Si vous modifiez vos prix en cours d’année, il vous suffit d’adapter un seul type. Les autres types seront automatiquement recalculés et ajustés selon les règles de tarification définies.

👉 Consultez l’article dédié aux listes de prix pour en savoir plus.

Forfaits

Nous constatons que de nombreux campings utilisent des forfaits qui imposent aux clients de réserver pour une période complète, par exemple pendant les fêtes de Pâques.

Avec le nouveau PMS, cette méthode n’est plus nécessaire. Les périodes obligatoires peuvent être configurées directement dans la liste de prix. Dans le BEX PMS, un forfait est utilisé à des fins promotionnelles. Il permet d’inclure des avantages spécifiques dans la réservation, par exemple la location gratuite de vélos, un forfait barbecue ou tout autre service supplémentaire.

👉 Consultez l’article dédié aux forfaits pour plus d’informations.

Informations à jour

Profitez de cette transition pour faire le point sur votre contenu :

• Les textes de votre site web sont-ils toujours d’actualité ?

• Les descriptions de vos hébergements sont-elles correctes ?

• Les informations sont-elles cohérentes ?

• Répondez-vous réellement aux attentes et aux besoins des clients ?

Un contenu clair et régulièrement mis à jour améliore l’expérience client et permet de réduire les demandes d’informations superflues.

Help Center

Vous consultez actuellement un article de notre Help Center. Il s’agit d’une base de connaissances complète conçue pour répondre à l’ensemble de vos questions.

Vous souhaitez effectuer une configuration mais ne savez pas exactement comment procéder ?

👉 Commencez par consulter les articles disponibles. Nous les rédigeons et les mettons à jour quotidiennement afin de vous fournir des informations claires et actualisées.

Vous pouvez également nous faire part de vos remarques si une information manque ou si un point n’est pas clair. Vos retours nous permettent d’améliorer continuellement nos contenus.

Après le lancement

Après votre réunion de lancement, vous recevrez l’accès à votre PMS BEX ainsi qu’à votre CMS, si vous utilisez également ce module.

Connectez-vous à votre BEX PMS

Connectez-vous à votre compte via cette page et saisissez votre adresse e-mail ainsi que votre mot de passe. Nous vous recommandons d’activer l’authentification multi-facteur afin de sécuriser vos systèmes BEX.

Si vous disposez d’un compte Google avec la même adresse e-mail que celle utilisée pour Booking Experts, vous pouvez vous connecter via Google (Single Sign-On) pour accéder à votre espace plus rapidement. Pensez également à sécuriser correctement ce compte Google, par exemple en activant l’authentification multi-facteur.

En savoir plus : @Connexion à Booking Experts

Checklist

Nous avons développé une checklist d’onboarding qui regroupe toutes les étapes à compléter avant la mise en ligne de votre administration. Vous trouverez cette checklist dans la barre de menu vert foncé, en haut à droite de votre PMS.

Pour chaque thématiques, les tâches spécifiques sont listées. Vous pouvez cliquer sur une tâche pour voir en détail ce qu’elle implique. Vous pouvez également identifier qui doit réaliser la tâche : vous ou notre équipe. Les tâches à notre charge sont indiquées par une petite icône violette en forme de bouclier.

Booking Experts Educate

Nous savons que vous recevez beaucoup d’informations. C’est pourquoi nous avons regroupé ces contenus dans notre module Booking Experts Educate.

BEX Educate est composée de cours en ligne qui couvrent les bases ainsi que les différents modules du BEX PMS. Vous pouvez les consulter ici.
En savoir plus : Booking Experts Academy

Vous pouvez les joindre via :
support@bookingexperts.nl
ou au 088 116 8901.