Gestion d'une réservation de groupe

Quelles réservations font partie d'une réservation de groupe ?

• Dans l'aperçu «réservations », une lettre est ajoutée aux réservations faisant partie d'une réservation de groupe. Elle s'affiche derrière le numéro de réservation et les informations associées.

• Ouvrez n'importe quelle réservation faisant partie d'une réservation de groupe, et vous verrez toutes les autres réservations appartenant à ce même groupe dans la section « Réservations ». Utilisez la barre de recherche pour trouver une réservation spécifique dans cette liste.

Enregistrement ou départ de toutes les réservations

Ouvrez n’importe quelle réservation d’une réservation de groupe. Vous pouvez enregistrer l’arrivée ou le départ de toutes les réservations d’une réservation de groupe en même temps, même si l’une d’entre elles a déjà été enregistrée à l’arrivée ou au départ plus tôt.

• Cliquez sur le bouton « Enregistrer tous » pour enregistrer l’arrivée de toutes les réservations de la réservation de groupe. Dans le pop-up qui s’affiche ensuite, des avertissements s’afficheront s’il existe des montants impayés ou des tâches non terminées, et vous pourrez préciser l’heure d’arrivée et les relevés de compteurs si nécessaire.

• Cliquez sur le bouton « Départ tous » pour effectuer le départ de toutes les réservations de la réservation de groupe. Dans le pop-up s’affichant ensuite, des avertissements s'afficheront s'il reste des montants impayés, et vous pourrez choisir de créer une facture de relevé de compteurs ou une nouvelle facture de groupe.

• Annuler un check-in ou un départ : sélectionnez l’option « Annuler » dans le menu des points de suspension à droite.

Informations dans la liste des réservations

Ouvrez n’importe quelle réservation de groupe pour afficher la liste complète des réservations qui en font partie.

• Dans la liste des réservations, cliquez sur les icônes « Voiture », « Personne » ou « Tâches » pour ajouter ou consulter immédiatement les numéros d’immatriculation, la liste des invités ou les tâches associées à cette réservation spécifique au sein du groupe.

• La troisième icône indique le statut d’arrivée ou de départ de la réservation. Passez la souris dessus pour obtenir plus de détails.

• Si la liste des invités a été renseignée, le principal invité de cette réservation au sein du groupe est également mentionné dans la liste. Le principal invité est l’une des personnes figurant sur la liste des invités, distincte de la personne ayant effectué la réservation. En savoir plus : Guest list: personal data of all guests in a reservation

Modification des informations relatives à la personne ayant effectué la réservation pour une réservation de groupe

La personne ayant effectué la réservation est toujours la même pour toutes les réservations du groupe. Si vous modifiez les informations de cette personne, ces changements s’appliqueront à l’ensemble de la réservation de groupe.

• Vous ne pouvez pas modifier l’adresse e-mail de la personne ayant effectué la réservation afin d’envoyer les notifications par e-mail relatives à l’une des réservations à une autre personne.

• Seul la personne ayant effectué la réservation recevra tous les e-mails (modèles et e-mails automatiques) relatifs à chacune des réservations. Cela inclut une confirmation de réservation regroupant toutes les réservations, une série de rappels de paiement, ainsi que tous les e-mails concernant le renseignement de la liste des invités ou la saisie des numéros d'immatriculation pour chaque réservation séparément.

• La personne ayant effectué la réservation pourra ajouter les informations demandées pour toutes les réservations de la réservation de groupe depuis son portail client.

Récapitulatif de la réservation de groupe dans les e-mails

La confirmation de réservation d’une réservation de groupe utilise la variable {{ locals.reservation_summary }} pour afficher les dates d’arrivée et de départ, le type de réservation, l’objet réservé (uniquement si réservé avec une préférence) et le nombre de clients pour chaque réservation.

• Pour afficher ce même récapitulatif dans d’autres modèles ou e-mails automatiques, ajoutez la variable {{ locals.reservation_summary }}
  au texte de l’e-mail. N’oubliez pas que cette modification doit être effectuée séparément pour chaque version linguistique du modèle ou de l’e-mail automatique.

Récapitulatif de la commande pour les modifications groupées des commandes

La commande de réservation affiche tous les éléments de la réservation en cours que vous avez ouverte. Le récapitulatif de la commande, affiché à gauche sous le statut de paiement, présente l’ensemble des réservations du groupe combinées.

Dans le récapitulatif de la commande, vous pouvez mettre à jour les éléments de la commande pour l’ensemble de la réservation de groupe ; les modifications s’appliquent à toutes les réservations associées.

• Modifier le montant total de la location : il est possible de modifier le montant total de la location pour l’ensemble de la réservation de groupe. Le nouveau total sera automatiquement réparti entre toutes les réservations individuelles, dans les mêmes proportions que le total d’origine.

• Modifier le prix d’un frais additionnel : la modification du prix unitaire d’un frais additionnel dans le récapitulatif de la commande appliquera ce nouveau prix à toutes les réservations de la réservation de groupe. Le nouveau frais total de cet élément sera recalculé.

• Suppression de frais additionnel : la suppression d’un frais additionnel du récapitulatif de la commande supprimera ce frais de toutes les réservations de la réservation de groupe, en une seule fois.

Facture pour une réservation de groupe

La facture client d’une réservation de groupe se compose de deux parties : un récapitulatif de l’ensemble de la réservation de groupe et les pages de détail présentant le détail par réservation.

• La page de récapitulatif comprend également le code QR permettant d’effectuer les paiements.

• La personne ayant effectué la réservation peut partager les pages de détail avec d’autres personnes.

• La mise en page de la facture peut être personnalisée en modifiant les paramètres « Mise en page de la facture de groupe » de l’modèle de facture. En
  savoir plus : Invoice templates

Fractionner une réservation de groupe

Si un client autre que la personne ayant effectué la réservation souhaite recevoir une facture distincte pour l’une des réservations, ou si l’une des réservations de la réservation de groupe doit être annulée, vous devez séparer cette réservation.
En savoir plus : Splitting a group booking