Via le bouton « +Réservation »

Le bouton « +Réservation » est visible partout dans le PMS, dans la barre verte située en haut. Cela signifie que vous pouvez toujours créer rapidement une nouvelle réservation, par exemple lors d'un appel téléphonique avec un client. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous choisissez de créer soit une réservation de groupe, soit une réservation simple.

Créer une réservation de groupe

Un moyen rapide de vérifier les disponibilités pour un grand nombre de clients et de créer une réservation de groupe pour eux.
En savoir plus : Creating a group booking

Créer une réservation individuelle

1. Lorsque vous utilisez le bouton « +Réservation » pour créer une réservation individuelle, vous accédez à une page sur laquelle vous devez rechercher et sélectionner un objet disponible adapté. Utilisez les filtres pour trouver un hébergement qui convient à votre client. Chaque option affiche également une indication de prix.

2. Cliquez sur le bouton « Voir » situé à côté de l’un des résultats de recherche pour ouvrir la fiche détaillée. Celle-ci vous présentera un récapitulatif des frais, en fonction du logement, des dates et du groupe de clients sélectionnés. La modification de ces informations mettra à jour les indications de disponibilité et de prix.

   Le filtre « Canal » permet d’identifier les éventuelles différences de prix selon le canal. Vous pouvez ainsi comparer le prix d’une réservation directe (back-office) au prix qui serait facturé si le client effectuait la même réservation via un canal externe spécifique.

3. Lorsque le client souhaite poursuivre la réservation, cliquez sur « Continuer » pour accéder au formulaire de réservation.

Saisie des coordonnées

4. Si le client a déjà effectué une réservation, ses coordonnées peuvent être rapidement retrouvées en effectuant une recherche dans l’un des champs à l’aide de la loupe. Vous obtiendrez alors des suggestions sur lesquelles vous pouvez cliquer pour remplir rapidement les coordonnées disponibles.

5. Ajoutez ou modifiez les informations si nécessaire, y compris les coordonnées de facturation différentes.

   Plus d’informations sur les coordonnées enregistrées dans un contact : Booker contact management

6. Cochez également les cases de consentement aux préférences de communication, dans la mesure où cela est autorisé. La première concerne l’abonnement à la newsletter (géré dans le CMS), et la seconde permet le partage de données avec Google, à des fins de publicité en ligne personnalisée.

7. Dans l’aperçu situé à droite, il est toujours possible de modifier les objets ou d’ajuster le groupe de clients et/ou les dates. Les totaux des prix et des éléments de coût s’adapteront en conséquence.

Autres

8. Les paramètres sous l'en-tête « Autres » vous permettent d'appliquer un code promo à votre client, de préciser une source de trafic (comment le client a découvert votre établissement) ou d'ajouter une remarque qui sera jointe à la réservation sous forme de note.

Confirmation de la réservation

9. Si toutes les informations ont été saisies correctement, cliquez sur « Confirmer » en bas de l’aperçu. Vous accéderez alors à la page de détail de la réservation effectuée.

10. Vérifiez une nouvelle fois tous les détails et apportez les dernières modifications si nécessaire.

11. Cliquez sur le bouton « Confirmer et envoyer la facture » pour envoyer le message de confirmation et la facture de cette réservation au client.

Via le planning

Il est possible de filtrer les objets disponibles pour effectuer une nouvelle réservation directement dans le planning. Cette méthode utilise également le formulaire de coordonnées décrit ci-dessus.
En savoir plus : Making a new reservation via Planboard

En copiant une ancienne réservation

Copier une réservation antérieure du même client est un moyen rapide de créer une réservation contenant déjà les informations correctes du client.
En savoir plus : Copier une réservation pour en créer une nouvelle

Via la page de l’objet

Si un client a une préférence marquée pour un objet spécifique, vous pouvez créer une réservation directement depuis la page de cet objet.

1. Ouvrez l’objet concerné ; en bas à gauche, vous verrez le calendrier des disponibilités où s’affichent les réservations existantes et les périodes bloquées. Cela vous permettra de voir rapidement si cet objet est encore disponible.

2. En haut de la page, cliquez sur le bouton bleu « +Nouvelle réservation ». Vous accédez alors au formulaire de réservation. Saisissez les dates d’arrivée et de départ correctes, puis ajoutez les informations du client soit en sélectionnant un contact existant (si le client a déjà séjourné chez vous), soit en saisissant toutes les informations séparément.

Via le site web

Dans le portail de réservation de votre tableau de bord, vous pouvez voir quelles réservations sont en cours de réalisation via le site web. Si un client rencontre des difficultés et vous contacte par un autre moyen, vous pouvez l'aider en prenant en charge son processus de réservation.
En savoir plus : Taking over a reservation

Au nom du propriétaire

Il est possible d’effectuer une réservation pour le compte d’un propriétaire, pour son propre logement. Pour ce faire, vous devez accéder à la page propriétaire de votre PMS.
En savoir plus : Making a reservation on behalf of an owner