Offrez à vos clients un accès à distance via un environnement en ligne sécurisé ou un badge prédéfini pour l'objet et la durée de leur réservation. Tout cela est géré à distance depuis une plateforme de gestion des accès intelligente basée sur le cloud et dotée de mesures de sécurité avancées.

Dans notre guide d'App Store, vous pouvez en savoir plus sur ce que Salto KS peut vous offrir.

Comment installer l'application ?

Une fois connecté à votre PMS Booking Experts, rendez-vous dans l'App Store dans la barre de menu vert clair. Pour ce faire, cliquez sur l'icône du marché. Tapez « Salto KS » dans la barre de recherche et cliquez sur le résultat approprié. Vous êtes maintenant sur la page page de détail de l'application. Cliquez sur le bouton vert « +Installer » pour installer l'application.

Dans l'écran suivant, vous pouvez voir exactement quelles informations sont lues et envoyées par Salto KS. Au bas de cette page, vous allez associer vos administrations. Cochez la case « Accès » pour chaque administration à laquelle vous souhaitez appliquer Salto KS. Cliquez ensuite sur « Installer » pour terminer l'installation.

Vous pouvez maintenant revenir à la page de l'application Salto KS pour terminer les réglages.

Configurer un abonnement Salto KS

Un abonnement Salto KS actif est nécessaire pour que l'application d'intégration d'Booking Expertss fonctionne correctement. Contacter Salto pour configurer votre compte ! L'intégration nécessite également qu'un utilisateur administrateur se connecte à SaltoKS via une application mobile d'administration distincte, disponible dans l'Google play store et Apple app store. Notez qu'il s'agit d'une application distincte qui ne s'intègre pas à Booking Experts , réservée aux utilisateurs administrateurs !

Terminez les réglages

Tout d'abord, Salto KS doit être explicitement autorisé à accéder à votre application. Dans l'page de l'application, plusieurs commandes vous permettent de gérer l'application. Sélectionnez « Autoriser SaltoKS » et vous serez redirigé vers la page de connexion Salto KS. Une fois que vous vous serez connecté et aurez donné votre consentement, l'autorisation de l'application sera effective. 

Mappage des administrations

Ensuite, vos administrations doivent être correctement liées au site Salto KS. Sous Commandes, sélectionnez « Répertorier les mappages d'administration » et ajoutez un nouveau mappage d'administration en cliquant sur le bouton bleu.

Sélectionnez l'administration appropriée et le site Salto KS correspondant. Une fois que vous avez sélectionné le site Salto KS, plusieurs options supplémentaires s'affichent :

• Rôle invité par défaut : sélectionnez le rôle par défaut qui sera attribué aux utilisateurs créés dans Salto KS.

• Méthode de contrôle d'accès : elle comprend deux options à cocher et un paramètre de délai. 

• Case à cocher Activer le contrôle d'accès par badge : cocher cette case activera la méthode d'accès qui utilise des badges physiques.

• Case à cocher Activer le contrôle d'accès en ligne à distance : cocher cette case activera la méthode d'accès qui utilise un environnement en ligne sécurisé pour ouvrir les portes à distance.

• Heure d'envoi du message avant la réservation (en heures) : cela définit le moment où vos invités recevront l'e-mail contenant le lien d'accès à distance pour la deuxième méthode d'accès. Indiquez combien d'heures avant l'heure d'arrivée de vos invités le lien d'accès à distance doit être envoyé.

Comment fonctionnent les méthodes de contrôle d'accès ?

Groupes d'accès

Un « groupe d'accès » est automatiquement créé pour chaque réservation confirmée. Un groupe d'accès détermine quand quelles portes sont accessibles à quelles personnes. L'accès est fourni pour la durée de la réservation (de l'heure d'arrivée à l'heure de départ, avec une marge supplémentaire de 30 minutes), est valable pour la serrure liée à l'objet de la réservation et est lié à la personne ayant effectué la réservation.

Contrôle d'accès par badge

Avec cette méthode, un badge physique est automatiquement associé au groupe d'accès. La page de détails du groupe d'accès (plus d'informations à ce sujet ci-dessous) affiche le numéro du badge attribué. Les badges sont attribués de manière aléatoire, à condition qu'ils ne soient pas déjà associés à une autre réservation qui se chevauche. Il y a un badge par réservation. Lorsque les clients s'enregistrent, l'employé de la réception peut vérifier le numéro du badge et remettre le badge correspondant au client.

Contrôle d'accès à distance en ligne

Avec cette méthode, le réservataire principal recevra deux e-mails lui donnant accès à un environnement en ligne sécurisé qui contient un interrupteur numérique pour verrouiller et déverrouiller la porte. Un e-mail contient un lien vers l'environnement en ligne, l'autre contient un code d'accès pour vérifier l'identité du client. Ce code ne devra être saisi qu'une seule fois. L'heure saisie dans les paramètres détermine le moment où le client recevra les e-mails.

Les paramètres d'accès à la porte sont les mêmes que pour le groupe d'accès : ils ne sont valables que pour la durée de la réservation et uniquement pour la serrure associée. Il est possible pour le réservataire principal de partager cet accès avec d'autres clients, mais sa validité ne sera pas modifiée.

Configuration de la connexion Salto KS IQ 

Après avoir ajouté le mappage d'administration, vous verrez la page de présentation de l'administration avec une section intitulée : « IQ disponibles pour [nom de l'administration] ». Si vous ne voyez rien dans cette section, cliquez sur le bouton « Actualiser les IQ ». 

Vous verrez alors apparaître une liste des IQ pour votre site Salto KS. Ceux-ci doivent être configurés à l'aide des informations de votre application mobile afin de garantir le bon fonctionnement de l'accès à distance pour les invités. Pour chaque IQ, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton « Configuration ».

2. Saisissez le mot de passe à usage unique généré par l'application mobile et votre code PIN utilisateur.

3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Mappage des serrures Salto KS aux hébergements

Ensuite, vous devez vous assurer que les serrures Salto KS sont connectées au bon objet dans votre BEX PMS. 

Dans la page de mappage de l'administration, cliquez sur le bouton bleu « Mapper les serrures Salto KS ». Vous verrez alors apparaître une liste de tous vos objets avec un menu déroulant à côté. Dans ce menu déroulant, vous trouverez toutes les serrures que vous avez enregistrées dans le processus d'administration Salto KS. Pour chaque objet, sélectionnez la serrure Salto KS appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.

Configurer les serrures communes

Cette étape est facultative. À l'aide du bouton « Configurer les serrures communes » de la page de mappage de l'administration, vous pouvez enregistrer les serrures Salto KS pour les zones communes, telles que la piscine ou le bâtiment de la réception. Pour chaque serrure commune, vous devez saisir le nom de la porte et le nom de la serrure Salto KS associée. Tous les clients auront accès à ces serrures pendant leur séjour.

Autres commandes

Dans l'Page de l'application Salto KS principale, vous avez déjà utilisé les commandes « Autoriser Salto KS » et « Lister les mappages d'administration ». Mais il en existe deux autres.

Événements de verrouillage

Cliquez sur le bouton « Événements de verrouillage Salto KS » pour afficher la liste de tous les événements de verrouillage pour tous les groupes d'accès de votre organisation. Pour trouver certains événements de verrouillage, vous pouvez effectuer une recherche en utilisant le numéro de réservation, le nom de l'objet, le nom de l'administration ou le nom de la serrure Salto KS comme termes de recherche.

Liste des groupes d'accès

Cliquez sur le bouton « Access Groups » (Groupes d'accès) pour afficher la liste de tous les groupes d'accès créés pour les réservations. Si vous ouvrez cet écran pour la première fois, il se peut que vous ne voyiez encore aucun groupe d'accès répertorié. Il vous suffit de cliquer sur « Synchroniser avec BEX » en haut à droite pour que la page soit mise à jour avec tous les groupes d'accès pour les réservations confirmées dans les 5 prochains jours. Ensuite, cette page sera automatiquement synchronisée, créant des groupes d'accès dès la confirmation d'une réservation et mettant à jour les détails en cas de modification. Le groupe d'accès sera supprimé après le départ ou si la réservation est annulée.

Sélectionnez l'un des groupes d'accès répertoriés pour afficher ses détails. Cette page affiche certaines informations d'identification concernant la réservation et répertorie les événements indiquant quand la serrure Salto KS connectée a été verrouillée/déverrouillée ou rejetée. « Rejeté » signifie qu'une tentative a été effectuée, mais qu'elle a échoué.

Affichage des groupes d'accès depuis BEX PMS

Les groupes d'accès Salto KS sont directement accessibles depuis l'PMS.
Pour afficher la liste complète des groupes d'accès, utilisez le menu déroulant « Apps » dans la barre de navigation verte.
Pour afficher la page de détails d'un groupe d'accès spécifique à une réservation, accédez à la page de réservation et utilisez le menu déroulant « Apps » dans le bloc de réservation.

Renvoyer l'e-mail d'accès à distance depuis la réservation 

Comme le montre l'image ci-dessus, vous pouvez également envoyer un e-mail d'accès à distance à un client spécifique à partir de sa page de réservation. Utilisez cette option pour renvoyer les e-mails contenant le lien et le code d'accès à la page de contrôle des serrures.