Module Relevés de compteurs

Le module Relevés de compteurs est un outil pratique permettant notamment de facturer et de régulariser les consommations d’énergie, de gaz et/ou d’eau auprès des propriétaires et des locataires. Dans cet article, vous découvrirez les fonctionnalités disponibles et la manière d’utiliser ce module.

Ce module est accessible via l’onglet Configuration, dans le sous-menu Relevés de compteurs. Si le sous-menu n’apparaît pas dans votre système, envoyez un e-mail à support@bookingexperts.nl afin que nous puissions activer le module pour vous.

Définir le prix par unité

Avant de pouvoir facturer les relevés de compteurs aux propriétaires ou aux locataires, vous devez définir le prix par unité pour chaque type de compteur. Il est possible de configurer différents tarifs, par exemple : tarif heures creuses, tarif heures pleines ou une combinaison des deux.

Vous pouvez créer de nouveaux types de compteurs (gaz, eau, électricité) via l’onglet Types de compteurs.

Lors de la création d’un nouveau type de compteur, vous devez renseigner le nom ; le compteur ; le type de tarif ; un livre de comptes ; le prix par unité.

Saisir des relevés de compteurs pour la régularisation propriétaire

Vous pouvez saisir les relevés de compteurs directement depuis la fiche de l’objet, dans l’onglet Relevés de compteurs. Il est possible d’enregistrer les relevés de gaz, d’eau et d’électricité simultanément. Vous ne pouvez pas saisir un relevé inférieur au relevé précédent.

Pour chaque nouvelle valeur, vous devez indiquer la date correspondante ainsi que la plage entre le relevé de départ et le relevé de fin qui doit être régularisée. Le calcul de la facture de régularisation repose sur la différence entre les relevés et le prix par unité défini. Vous pouvez ensuite envoyer une facture au propriétaire.

Pour pouvoir établir une régularisation propriétaire, au moins deux relevés doivent être comparés. La régularisation sera attribuée au propriétaire actif à la date de fin de la période concernée.

Il est possible d’enregistrer les relevés de plusieurs types de compteurs et/ou de plusieurs objets en une seule opération. Pour cela, rendez-vous dans le module Relevés de compteurs, puis sélectionnez les types de compteurs concernés ; les objets ; la date de relevé. Les valeurs saisies seront automatiquement ajoutées dans l’onglet Relevés de compteurs de chaque objet concerné.

Régulariser une avance GWE avec la facture à payer

Après avoir créé une facture de régularisation GWE, vous pouvez utiliser le bouton « Créditer une ligne de facture » sur la facture concernée.

Dans l’écran suivant, vous verrez un aperçu de toutes les lignes de facturation précédemment enregistrées, y compris les avances GWE déjà facturées.

Facturer les consommations GWE au client

Vous pouvez également facturer la consommation GWE basée sur les relevés directement au client. Pour ce faire, saisissez un relevé de départ lors du check-in et un relevé de fin lors du check-out.

Pour pouvoir facturer la consommation au client, cette option doit être activée dans les paramètres du type d’hébergement. Modifiez le type concerné et cochez l’option « Facturer les relevés de compteurs avec le client » dans la section des détails.

Lors du check-in et du check-out, le système vous demandera automatiquement de saisir les relevés du compteur lié à l’objet. Après avoir saisi les valeurs, vous pouvez cliquer sur « Créer une facture de relevé ». La consommation GWE apparaîtra alors sur la facture.

Si vous avez oublié de créer la facture lors du check-out, aucun problème :
Dans l’aperçu des réservations, cliquez sur les trois points dans le bloc de la réservation, puis sélectionnez l’option permettant de créer une facture de relevé.

La procédure de règlement d’une facture de relevé avec une avance fonctionne de la même manière que pour les propriétaires.

Récupération automatique des relevés via intégration

Vous pouvez également récupérer automatiquement les relevés de vos objets via une intégration, par exemple avec ICY. Cela permet d’importer automatiquement les données des compteurs lors du check-in et du check-out.

Vue d’ensemble et contrôle des facturations de relevés

Booking Experts assure un suivi des relevés enregistrés et vérifie s’ils ont été facturés. Vous pouvez consulter cet aperçu en cliquant sur le bouton « Vue d’ensemble de la facturation » dans le sous-menu Relevés de compteurs. Depuis cet écran, vous visualisez rapidement les périodes enregistrées et leur statut de facturation.

Si un relevé a été enregistré mais pas encore facturé, la mention « aucune facture » apparaît.

En cliquant sur le nom de l’objet, vous accédez directement à l’onglet des relevés de l’objet concerné. Par défaut, les deux dernières dates de relevés sont sélectionnées. Vous pouvez vérifier les valeurs puis cliquer sur « Créer une facture ». La facture sera générée en brouillon. Vous pourrez ensuite compenser les avances si nécessaire et envoyer la facture.

Astuce : Vous pouvez ouvrir simultanément plusieurs relevés non facturés en les ouvrant dans de nouveaux onglets (Mac : cmd + clic / Windows : ctrl + clic). Cela facilite la facturation successive de plusieurs objets.

Export des relevés de compteurs

Via le sous-menu Relevés de compteurs, vous pouvez exporter un aperçu des relevés pour certains types de compteurs et/ou objets au format CSV. Sélectionnez :

  • les types de compteurs ;

  • les objets ;

  • la date de relevé ;

  • le nombre de relevés à comparer.

Cliquez ensuite sur le bouton Exporter en bas à droite de la page pour télécharger le fichier CSV correspondant.