Importer des réservations existantes dans le PMS

À ce stade, vos objets, coûts et tarifs sont déjà configurés. Il ne vous reste plus qu’à importer les réservations existantes de votre ancien système pour garantir une transition fluide et éviter les doubles réservations.

Une importation de réservations peut inclure des réservations passées, en cours et à venir. Les réservations passées alimentent vos statistiques, tandis que les réservations en cours et futures garantissent un démarrage sans accroc de votre gestion quotidienne et évitent les doubles réservations sur un même objet.

Allez dans Importations dans vos paramètres d’administration. Cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez Importation de réservations.

Le fichier d’importation

Le fichier que vous téléchargez doit être au format CSV. Veillez à bien indiquer le format d’encodage ; UTF‑8 est recommandé. Si la première ligne contient les en-têtes de colonnes, signalez-le également afin que la fonction d’importation ne la considère pas comme une réservation à importer. Par ailleurs, le contenu du fichier CSV doit respecter certaines normes.
Pour en savoir plus : Content of the reservation import file

Si votre fichier d’importation est volumineux, il est conseillé de le diviser en plusieurs fichiers plus petits pour accélérer le processus. Vous configurez la stratégie d’importation pour le premier lot de réservations, puis vous pouvez la réutiliser pour les fichiers suivants.

La stratégie d’importation

La stratégie d’importation permet d’associer les colonnes de votre fichier CSV aux champs correspondants dans le PMS BEX. Si vous avez déjà réalisé un import similaire, vous pouvez copier cette stratégie pour gagner du temps. Pour un nouvel import, il vous faudra configurer la stratégie d’importation.
Pour en savoir plus : Configuring import strategy for reservations

Une fois que le fichier d’import a été vérifié et contient toutes les informations nécessaires, la configuration de la stratégie d’importation ne devrait pas prendre beaucoup de temps. Vous pouvez faire une pause à tout moment, votre progression sera automatiquement sauvegardée.

Vérification des réservations importées

Une fois la stratégie d’importation finalisée et les données importées, les nouvelles réservations apparaîtront dans le PMS. En cliquant sur le numéro de réservation, vous accédez à la page correspondante, où vous pouvez encore apporter des modifications. Lorsque tout est prêt, passez à l’étape suivante.

Date de migration ou importation des commandes

Avant de faire un choix à cette étape, assurez-vous que les grilles tarifaires et les coûts ont été correctement configurés.

  • Saisissez une date de migration future si vous ne souhaitez pas importer les commandes, ce qui laissera les réservations importées dans le statut « importé », sans possibilité de gérer les factures.

  • Importer les commandes pour les réservations importées permet de générer des factures dans le PMS BEX en se basant sur les tarifs et coûts configurés dans l’ancien système.
    En savoir plus : Importing reservation orders

Confirmer les réservations et vérifier les paiements

Toutes les réservations importées peuvent être confirmées. Les paiements spécifiés lors de l’importation peuvent également être vérifiés et enregistrés pour chaque réservation.

Envoyer les confirmations de réservation

Ceci constitue la dernière étape de l’importation des réservations. Choisissez si vous souhaitez envoyer à tous les clients concernés une confirmation par e-mail. Cela les informe du passage à Booking Experts, de l’accès au portail client et des éventuels paiements en attente.
Si nécessaire, vous pouvez d’abord personnaliser le modèle d’e-mail Confirmation de réservation pour réservation importée.