Contenu du fichier d’importation de réservations

Pour importer efficacement des réservations dans le PMS BEX, le fichier d’import peut contenir différents types de données. Certaines sont obligatoires pour que l’importation puisse être réalisée, comme les dates d’arrivée et de départ. D’autres sont facultatives, mais restent très utiles, par exemple les informations concernant le client ayant effectué la réservation.

Le fichier d’importation de réservations ne peut pas contenir de réservations de groupe. Chaque réservation est importée individuellement, et il n’est pas possible de les fusionner en une réservation de groupe après l’import. Pour connaître les meilleures options de saisie des réservations de groupe, consultez votre spécialiste Onboarding.

L’ordre des colonnes dans votre fichier d’import n’a pas d’importance, et les en-têtes exacts ne sont pas non plus contraignants. Vous pouvez ajuster un fichier exporté depuis votre ancien système de réservation afin qu’il respecte les exigences d’importation dans BEX PMS.
Pour en savoir plus sur le processus d’importation des réservations : Importing existing reservations into PMS

Dans le tableau ci-dessous, les données obligatoires d’un fichier d’import de réservations sont indiquées en premier, tandis que les données facultatives sont listées en bas du tableau.

Attention : il n’est pas possible d’importer la même réservation deux fois. Assurez-vous donc d’inclure toutes les informations pertinentes que vous ne souhaitez pas saisir manuellement par la suite.

Colonne	Obligatoire	Remarque
Date d’arrivée	Oui	Les dates seront automatiquement converties.
Date de départ	Oui	Les dates seront automatiquement converties.
Objet	Oui	Si les numéros ou noms présents dans le fichier d’import ne correspondent pas exactement aux numéros ou noms de vos objets tels que créés dans BEX PMS, ils peuvent être associés (mappés) lors de la configuration de la stratégie d’importation.
Canal	Oui	Si les noms des canaux présents dans le fichier d’import ne correspondent pas exactement aux canaux créés dans BEX PMS, ils peuvent être associés (mappés) lors de la configuration de la stratégie d’importation.
Nombre d’adultes	Oui	Une réservation doit comporter au moins un adulte. La précision des autres types de voyageurs est facultative.
Langue	Oui	La langue de communication des clients.
Pays	Oui	Le pays d’origine des clients, qui peut également être indiqué en toutes lettres.
Devise	Oui	La devise utilisée par le client pour effectuer le paiement. Cette devise doit être disponible dans l’administration.
Montant total dans la devise de la réservation	Oui	Le montant total de la facture client, TVA incluse, exprimé dans la devise de la réservation.
Montant total dans la devise de l’administration, hors TVA	Oui	Le montant total de la facture client, hors TVA, exprimé dans la devise utilisée par l’administration.
Chiffre d’affaires locatif dans la devise de l’administration, hors TVA	Oui	Le montant total du loyer, hors TVA, exprimé dans la devise utilisée en interne par l’administration.
Numéro de réservation	Non	Les numéros de réservation doivent être uniques. Si aucun numéro de réservation n’est spécifié, le PMS BEX en générera un automatiquement.
Crée le	Non	Date de création de la réservation ; utilisée dans les statistiques. Il est également possible d’inclure l’heure au format 24 h.
Confirmé le	Non	Date de confirmation de la réservation ; utilisée dans les statistiques. Il est également possible d’inclure l’heure au format 24 h.
Arrivée/Check-in	Non	Date d’arrivée ; il est également possible d’inclure l’heure au format 24 h.
Départ/Check-out	Non	Date de départ ; il est également possible d’inclure l’heure au format 24 h.
Préférence de réservation	Non	Cela lie la réservation à l’objet réservé.
Départ tardif	Non	La date de départ sera bloquée pour les nouvelles arrivées.
Numéro de réservation externe	Non	Utilisé pour la communication avec le canal concerné au sujet de la réservation.
Code de référence	Non	Peut être utilisé pour les réservations effectuées par des clients professionnels.
Source du trafic	Non	Si les sources de trafic (comment le client vous a-t-il trouvé ?) dans le fichier d’import ne correspondent pas exactement aux sources de trafic créées dans BEX PMS, elles peuvent être associées lors de la configuration de la stratégie d’importation.
Remarques	Non	Toutes notes internes relatives à la réservation.
Nombre de seniors	Non
Nombre d’adolescents	Non
Nombre d’enfants	Non
Nombre de bébés	Non
Nombre d’animaux	Non	Si la valeur numérique indiquée n’est pas zéro, il est important que l’objet réservé accepte les animaux.
Civilité	Non
Initiales	Non
Prénom	Non
Nom de famille	Non	Lors de la configuration de la stratégie d’importation, il est possible de remplir ce champ en combinant deux colonnes du fichier, par exemple « Prénom » et « Nom ».
Nom de l’entreprise	Non
Date de naissance	Non	Les dates seront automatiquement converties.
Adresse mail	Non	L’adresse e-mail du client principal, limitée à une seule par réservation.
Souhaite recevoir newsletter ?	Non	Le client souhaite-t-il recevoir des e-mails non liées à la réservation ?
Téléphone	Non	Saisissez au maximum un numéro de téléphone par réservation, si celui-ci est connu.
Adresse	Non	Lors de la configuration de la stratégie d’importation, il est possible de remplir ce champ en combinant deux colonnes du fichier, par exemple « Rue » et « Numéro ».
Code postal	Non
Ville	Non
RIB	Non
BIC	Non
Chiffre d’affaires locatif dans la devise de réservation	Non	Le montant du loyer, TVA incluse.
Total payé dans la devise de réservation	Non	Ce montant sera enregistré comme déjà payé sur la facture de la réservation importée.
Plaques d’immatriculation	Non

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