Wanneer je overstapt naar Booking Experts, kan een importfunctie worden gebruikt om bestaande reserveringen vanuit het oude systeem over te brengen. Dit helpt bij het behouden van historische gegevens en zorgt ervoor dat er geen gegevens verloren gaan tijdens de migratie.
Groepsboekingen kunnen momenteel niet worden geïmporteerd. Overleg met je Onboarding Specialist van Booking Experts wat de mogelijkheden zijn en voer indien nodig de boekingen handmatig in.
Hieronder een overzicht van de gegevens die door Booking Experts geïmporteerd kunnen worden, of deze verplicht is en met daarbij een korte uitleg indien nodig.
Gegevens
Verplicht
Opmerking
Reserveringsnummer
Nee
Reserveringsnummers moeten uniek zijn. Indien geen reserveringsnummer is opgegeven zal Booking Experts een eigen reserveringsnummer toewijzen.
Aankomst
Ja
Aankomstdatum van de reservering.
Vertrek
Ja
Vertrekdatum van de reservering.
Aangemaakt op
Nee
Datum waarop de reservering aangemaakt is. Deze data wordt gebruikt voor de statistieken.
Bevestigd op
Nee
Datum waarop de reservering bevestigd is. Deze data wordt gebruikt voor de statistieken.
Ingecheckt
Nee
Datum waarop de gast is ingecheckt.
Uitgecheckt
Nee
Datum waarop de gast is uitgecheckt.
Verhuurobject
Ja
Per uniek object dat in de import gevonden wordt kan een mapping gemaakt worden met het overeenkomende object in Booking Experts.
Voorkeursreservering
Nee
Hiermee wordt de reservering vastgezet op het geboekte object.
Late check-out
Nee
Hiermee wordt automatisch de reservering verlengd met een blokkade op de laatste dag.
Kanaal
Ja
Hoe is de reservering in je oude systeem aangemaakt? Is dit bijvoorbeeld via de eigen website of via een extern kanaal?
Extern boekingsnummer
Nee
Wordt gebruikt in de communicatie met betreffende gekoppelde kanaal in het geval van wijzigingen omtrent de betreffende reservering.
Referentiecode
Nee
Wordt gebruikt bij boekingen van (sommige) zakelijke gasten.
Extern reserveringsnummer
Nee
Wordt gebruikt in de communicatie met betreffende gekoppelde kanaal in het geval van wijzigingen omtrent de betreffende reservering (indien externe groepsboeking).
Verkeersbron
Nee
Hoe heeft de gast je gevonden? Voorbeelden zijn: Google, Instagram etc.
Opmerkingen
Nee
Interne notities omtrent de reservering.
Aantal senioren
Nee
Aantal volwassenen
Ja
Per reservering moet er minimaal 1 volwassene aanwezig zijn in de groepssamenstelling.
Aantal jongeren
Nee
Aantal kinderen
Nee
Aantal babies
Nee
Aantal huisdieren
Nee
Het is hierbij van belang dat het object huisdieren toestaat zoals hier beschreven, Pets allowed/not allowed
Aanhef
Nee
Voorletters
Nee
Voornaam
Nee
Achternaam
Nee
Kan in de importstrategie een samenvoeging worden van 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' indien los aangeleverd.
Bedrijfsnaam
Nee
Geboortedatum
Nee
E-mailadres
Nee
Voer maximaal 1 E-mailadres per reservering toe indien bekend.
Nieuwsbrief ontvangen?
Nee
Wil de gast niet-reservering gerelateerde communicatie ontvangen?
Telefoon
Nee
Voer maximaal 1 telefoonnummer per reservering toe indien bekend.
Taal
Ja
Adres
Nee
Kan in de importstrategie een samenvoeging worden van 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' indien los aangeleverd.
Postcode
Nee
Plaats
Nee
Landcode
Ja
Dit komt vaak terug als 'Land' bij de meeste export bestanden.
IBAN
Nee
BIC
Nee
Valuta van boeking
Ja
Deze valuta moet ook beschikbaar zijn in de administratie
Totaalbedrag in valuta van boeking
Ja
Dit is het totaalbedrag inclusief btw.
Huuromzet in valuta van boeking
Nee
Dit is het totale huurbedrag inclusief btw.
Totaal betaald in valuta van boeking
Nee
Indien dit ingevuld is zal er later in de import ook een betaling op de reservering geplaatst worden.
Totaalbedrag in valuta van administratie excl. btw
Ja
Dit is het totaalbedrag exclusief btw.
Huuromzet in valuta van administratie excl. btw
Ja
Dit is het totale huurbedrag exclusief btw.
Kentekens
Nee
De gegevens hierboven komen in dezelfde volgorde terug bij het The reservations import strategy. Het is aan te raden om eerst de gegevens te controleren op volledigheid voordat aan een importstrategie begonnen wordt.