Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

We willen onze gebruikers wegwijs maken binnen Booking Experts, of je nu een nieuwe medewerker bent of stagiaire of gewoon meer wil leren over een bepaald onderdeel van Booking Experts. Daarom hebben wij verschillende Academy's geschreven om zo op een leuke en interactieve manier meer kennis op te doen over Booking Experts!

Booking Experts Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Automatische en handmatige data backups

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft een gast het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen. Dit wordt ook wel het recht op vergetelheid genoemd. Als een gast de verwijdering van de gegevens die je over hem/haar hebt verwerkt verzoekt, kun je ervoor zorgen dat deze gegevens geanonimiseerd worden. Het volledig verwijderen van alle informatie is niet mogelijk vanwege de noodzaak om boekhoudkundige gegevens te bewaren.

Recht op anonimisering van persoonsgegevens

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft een gast het recht om te weten welke van zijn/haar persoonsgegevens door je bedrijf worden bewaard. Dit wordt ook wel het recht op inzage genoemd. Als gasten vragen om inzage in hun gegevens, moet je alles tonen wat je over hen verwerkt hebt.

Recht op inzage van persoonsgegevens

De veiligheid van de gegevens van je organisatie, en die van je gasten, is onze topprioriteit. Wij werken continu aan het beveiligen van onze systemen, maar je eigen waakzaamheid is een cruciale schakel in dit proces.

Veiligheidstips en veilig inloggen

Modules

BEX PMS heeft verschillende pijlers, die standaardmodules worden genoemd. Samen vormen deze modules de kern van BEX PMS. Je herkent ze als de tabbladen in de hoofdnavigatiebalk in je PMS.

Standaard BEX-modules

Booking Experts biedt een modulair reserveringssysteem, wat betekent dat je kunt kiezen om meerdere optionele modules aan of uit te zetten. Hier vind je meer informatie over welke modules beschikbaar zijn, en hoe je ze aan of uit zet.

Optionele BEX modules

De module meterstanden is een handige tool om onder andere het verbruik verrekenen met eigenaren en huurders. In dit artikel lees je precies wat je allemaal kunt met de module meterstanden en hoe je deze module kunt gebruiken.

Module meterstanden

De BEX App Store biedt verschillende app-integraties met derden waarmee je toegangscontrole, kentekenherkenning en slagbomen kunt beheren. Als je de kentekenmodule inschakelt, kun je de toegang voor je gasten automatiseren.

Kentekenmodule

De contactenmodule is een standaard BEX PMS-module die contactinformatie opslaat voor je boekers, eigenaren en kanalen.

Contactenmodule

Deze module wordt automatisch geactiveerd wanneer je een integratie hebt geïnstalleerd die chatberichten ondersteunt. Het stelt je in staat om chats die via kanaalapps naar je worden verzonden, zoals Airbnb-berichten, te beheren en te beantwoorden. Voor elke chat zie je ook de gekoppelde reservering.

Inbox module

In de statistiekenmodule kunnen al je boekings- en financiële gegevens worden gebruikt om omzetstatistieken te creëren, bezettingsgraden te volgen en meer.

Statistieken module

Gegevens importeren

Op dit punt heb je je objecten, kosten en prijzen al ingesteld. Je bent bijna klaar voor nieuwe reserveringen, je moet alleen eerst alle bestaande reserveringen uit je vorige systeem invoeren voor een soepele overgang en om dubbele boekingen te voorkomen.

Bestaande reserveringen importeren in PMS

Om efficiënt reserveringen te importeren in BEX PMS, kunnen veel verschillende soorten gegevens aanwezig zijn in het importbestand. Sommige soorten gegevens zijn verplicht, zoals de aankomst- en vertrekdatum. Andere soorten gegevens zijn optioneel, maar kunnen erg nuttig zijn, zoals de gegevens van de boeker.

Inhoud van het importbestand voor reserveringen

De importstrategie koppelt de kolommen in je CSV-bestand aan de juiste doelvelden in BEX PMS. Als je eerder een soortgelijke reserveringsimport hebt uitgevoerd, kun je tijd besparen door die importstrategie te kopiëren. Als het een nieuwe import betreft, moet je de importstrategie configureren.

Importstrategie voor reserveringen configureren

Bestellingen importeren

Wanneer je overstapt naar Booking Experts, kan een importfunctie worden gebruikt om types over te zetten vanuit je oude systeem naar BEX PMS.

Importeren van types

Nadat je types hebt ingesteld in je PMS, kun je objecten gaan importeren.

Importeren van objecten

Je kunt meerdere eigenaren tegelijk toevoegen aan je BEX PMS

Eigenaren importeren

Als je in je accounting software al een grootboekrekeningen systeem hebt opgezet, kun je er met een import voor zorgen dat je deze grootboekrekeningen naar BEX PMS kopieert.

Grootboekrekeningen importeren

Upload een nieuwe prijslijst door gegevens in te voeren in een voorbeeldbestand en het te importeren. Een geëxporteerde prijslijst kan ook worden aangepast en opnieuw worden geïmporteerd om de prijzen bij te werken.

Prijzen importeren en exporteren

Het importeren van eigenarenfacturen kan handig zijn als je veel van dergelijke facturen nog open hebt staan, en je deze facturen wilt verwerken in Booking Experts.

Facturen aan eigenaren importeren

Wanneer je overstapt naar Booking Experts vanuit een ander reserveringssysteem, kun je bestaande vouchers overzetten door ze in BEX PMS te importeren.

Vouchers importeren

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers en om ParcVu Vans te koop aan te bieden op je website.

CMS koppelen aan ParcVu

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Het Planbord is het belangrijkste hulpmiddel voor receptionisten. Van hieruit kunnen huidige en toekomstige reserveringen eenvoudig worden beheerd.

Reserveringen beheren vanuit het Planbord

Je kunt naar links en rechts scrollen om door de data in je planbord te bladeren, maar met deze tips vind je misschien gemakkelijker en sneller wat je zoekt.

Kalendernavigatie in het planbord

Met behulp van het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering verplaatsen naar een ander object, of twee reserveringen van plaats laten verwisselen.

Een reservering op het planbord verplaatsen of verwisselen

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

In de legenda van het planbord wordt de betekenis van kleuren uitgelegd en via de planbordinstellingen kun je bepalen hoe het planbord er voor jouw account uitziet.

Planbordlegenda en instellingen

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.

Speciale periodes aanmaken

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Als je een plattegrond van je park hebt als afbeelding van hoge kwaliteit, kun je je objecten daarop markeren en deze gebruiken op je website zodat gasten zelf kunnen kiezen waar ze willen verblijven. Deze plattegrond wordt getoond tijdens het boekingsproces. Desgewenst kun je voorkeurskosten koppelen aan de selectie van een object.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Aankomst- en vertrekschema’s

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.