Energievoorschotten factureren aan eigenaren
Als je energiekosten met de eigenaar wilt verrekenen, kun je hiervoor een voorschot vragen via een periodieke kostenpost, en deze toe te voegen aan de eigenarenafspraak. Dit wordt dan weergegeven als een verwachte voorschotfactuur energiekosten.
Voordat je een factuur maakt
Voordat je voorschotten voor energiekosten kunt factureren, moet je er zeker van zijn dat de betreffende kosten correct zijn ingesteld. Ga naar 'periodieke kostenposten' om een nieuwe periodieke kostenpost toe te voegen. Er is een selectievakje dat je moet gebruiken om aan te geven dat deze kostenpost wordt gebruikt als energiekosten voorschot.
Lees de volgende twee artikelen voor meer informatie: Creating periodic costs, Adding periodic costs to owner agreement
In het overzicht van periodieke kosten toont de kolom 'Energiekosten voorschot' welke periodieke kosten hierbij horen.
Energiekosten voorschot factureren
Ga naar 'Verwachte voorschotfacturen energiekosten' in de eigenarenmodule. Op het tabblad 'Facturen in bulk' zie je een overzicht van de voorschotten die klaar zijn om te worden gefactureerd, gebundeld op basis van de facturatieperiode (start- en einddatum) en de kostenposten. Het factuuraantal toont je hoeveel facturen er in deze batch zijn opgenomen.
Klik op de knop 'Factureer' voor een specifieke batch om te beginnen met factureren. Eerst zie je een overzicht van de eigenaren en facturen die in deze batch zijn opgenomen. Gebruik bovenaan de blauwe knop om facturen aan te maken voor deze hele batch.
Deze facturen zijn nu te vinden in de conceptfacturen in de Financiële module, klaar om verstuurd te worden.
Met de witte knop 'Facturen overslaan' kun je alle verwachte facturen in de batch overslaan, d.w.z. niet factureren. Dit gebeurt onmiddellijk, dus zorg ervoor dat je hier niet per ongeluk op klikt als je facturen wilde aanmaken.
Het tweede tabblad bij 'Verwachte voorschotfacturen energiekosten' is 'Facturen per afspraak'. Hier wordt elke afzonderlijke verwachte factuur getoond. Klik op 'Factureer' bij een specifiek object en eigenaar.
Op de volgende pagina kun je kiezen om een factuur te maken, of deze over te slaan. Beide acties zorgen ervoor dat de betreffende verwachte factuur wordt verwijderd uit de batch waarin deze oorspronkelijk zat.
Hier kun je ook zien voor welke voorschotten al een factuur is aangemaakt, en of er voorschotten zijn gecrediteerd of overgeslagen.
Lees meer over het overslaan van verwachte facturen: Skipping an invoicing period for periodic costs
Verrekenen met de meterstanden
Nadat het voorschot is betaald, en het werkelijke verbruik bekend is op basis van meterstanden, kun je de bedragen met elkaar verrekenen.
Lees meer: Expected settlements of meter readings