Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

In Booking Experts kan je op de volgende manieren inloggen: met een e-mailadres en wachtwoord, met een Google account of met een Microsoft account.

Inloggen bij Booking Experts

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

In Booking Experts kennen we verschillende zoekfuncties. Zoeken met het algemene zoekveld, zoeken op organisatieniveau en zoeken op administratienaam.

Zoekfuncties

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers. Stel een formulier in op je CMS-website waarin je om de gegevens vraagt die nodig zijn om een prospect te maken in ParcVu.

CMS koppelen aan ParcVu via een formulier

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Planbord

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

BEX PMS

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Speciale periodes

Speciale periodes aanmaken en bewerken

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

In de administratie-instellingen kun je verschillende keuzes maken die bepalen hoe je gasten hun gegevens en die van hun reisgenoten invoeren voor een reservering.

Administratie-instellingen voor gasten

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Wanneer je beschikt over een plattegrond, kun je deze gebruiken om de gast tijdens het reserveringsproces een object te laten kiezen op de plattegrond. Zo kunnen gasten het object kiezen dat het beste aansluit bij hun persoonlijke wensen. In dit artikel wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken, inrichten en boeken op een plattegrond.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Aankomst- en vertrekschema’s

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.

DAC7 rapport aanleveren via Digipoort

Factuurbeheer

Betalingsregelingen, betaalbatches, betalingsmethoden, en meer

Betalingen

Over btw, resultatenrekening, en grootboekrekeningen

Boekhouding

Reserveringsbeheer

Reserveringen per kanaal inzien

Overzicht verbleven nachten en aangifte toeristenbelasting

In de reserveringen indexpagina kun je een lijst voor export creëren met behulp van de tabbladen en filteropties. Het maken van exports van reserveringen kan je helpen anticiperen op de behoeften van je gasten.

Reserveringen exporteren

Maak een exportbestand met een lijst van alle reserveringen met een annuleringsverzekering. 

Export voor annuleringsverzekering

Reservering

Beoordelingen

Vouchers zijn een tegoed voor reserveringen

Vouchers

Open een boekercontact door in de Contactenmodule op de naam van een boeker te klikken. Hier worden de verzamelde persoonlijke gegevens, reserveringsgegevens en factuurgegevens voor dit contact getoond.

Boeker contacten beheren

Taken beheren en toewijzen voor soepele bedrijfsvoering

Takenmodule

Als je met eigenaren werkt, komt het vaak voor dat de eigenaar in principe verantwoordelijk is voor alle onderhoud, maar dat het personeel van het vakantiepark toch bepaalde onderhoudstaken uitvoert. Deze taken wil je bij de eigenaar in rekening kunnen brengen.

Taken factureren aan eigenaren

Bij de uitvoering van taken wordt materiaal gebruikt, apparaten vervangen, of arbeidskosten gemaakt. Deze kun je bijhouden door kosten in te stellen voor taken.

Materiaalkosten en uurtarieven

Uitvoerders en taken

Takenlijsten

Volgers voor takenlijsten

Takenplanning

Faciliteiten in het PMS zijn publieke of gemeenschappelijke plekken waar je taken aan wilt kunnen koppelen, denk aan faciliteiten als een zwembad of speeltuin. Het koppelen van een (periodieke) taak aan een faciliteit werkt hetzelfde als het koppelen van een taak aan een object.

Faciliteiten in de takenmodule

Verschillende soorten taken aanmaken of bewerken

Takenbeheer

Externe partijen

Indien nodig kun je een externe partij of uitvoerder imiteren, om informatie in te zien of handelingen uit te voeren. Je kunt een rol overnemen vanuit de pagina waar de contactinformatie van deze persoon opgeslagen is.

Rol overnemen van externe partij of uitvoerder

Een kassa voor de directe verkoop van producten

Kassamodule

De kassamodule wordt gebruikt om losse producten af te rekenen. Dit kan via verschillende betaalmethoden. Je kunt meerdere kassa's aanmaken, wat handig is als je naast de receptie nog andere verkooppunten hebt. Elke dag dat je de kassa gebruikt, moet je hem openen en sluiten. Hierbij gebruik je tellingen om de hoeveelheid contanten en eventuele kasverschillen te controleren.

Aan de slag met de kassamodule

Je kunt één of meerdere kassa’s aanmaken. Het is handig om voor elk verkooppunt een eigen kassa te creëren, en dit in de naam weer te geven. Vervolgens moeten deze kassa’s geopend worden voor gebruik.

Kassa aanmaken en openen

Voeg de producten die je wil verkopen toe aan de kassamodule. Deze kunnen georganiseerd worden in productgroepen.

Kassaproducten en productgroepen toevoegen

Het is mogelijk om een kassaproduct te maken voor variabele items, omdat de prijs van een kassaproduct aanpasbaar is. Het gekoppelde btw-tarief van een kassaproduct is echter niet aanpasbaar.

Kassaproduct met variabele prijs

Het gebruik van een barcodescanner maakt het aanslaan van items bij de kassa sneller en makkelijker.

Een barcodescanner gebruiken bij de kassa

Kassaverkopen kunnen op verschillende manieren betaald worden. Contant is een standaard, waarschijnlijk heb je een pinapparaat, of misschien wil je ook waardebonnen kunnen accepteren.

Betaalmethodes koppelen aan kassa

Aan iedere kassa die je hebt aangemaakt in je BEX PMS kun je een printer koppelen.

Kassabon printer koppelen

Naast online betalingen, is het ook mogelijk om in-person betalingen te ontvangen via PIN.

PIN-terminal koppelen aan de kassa

Het verkopen van kassaproducten is niet moeilijk als de kassamodule eenmaal is ingesteld.

Kassatransactie uitvoeren

Aan het eind van de dag sluit je de kassa om de opbrengsten te registreren en controleren. De contante inkomsten vanaf de opening van de kastelling kun je afstorten naar de kluis, zodat er niet teveel geld in de kassa zit voor de volgende dag. Hiervoor moet je een telling uitvoeren.

Kassa sluiten en tellen

Kassa tellingen inzien en corrigeren

Het is niet mogelijk om een kassa te verwijderen, zodra er acties zijn uitgevoerd op de kassa.

Kan ik een kassa verwijderen?

De submenu's Kassabonregels en Resultaten bieden onder andere inzicht in de kassaverkopen en opbrengsten.

Kassabonregels & resultaten

Als je een gast zijn/haar geld terug wilt geven, moet je de kassabon crediteren.

Kassabonnen crediteren

Er zijn drie verschillende soorten kassabonnen te vinden binnen de kassamodule.

Soorten kassabonnen

Elke kassatransactie wordt geregistreerd op een bon, maar ook boekhoudkundig in journaalposten. Daarnaast is elk kassaproduct gekoppeld aan een grootboekrekening, waar de opbrengsten van dit kassaproduct op geboekt moeten worden.

Grootboekrekeningen en journaalposten van kassatransacties

Afspraken en afrekeningen van eigenaren beheren

Eigenarenmodule

Zodra je de gegevens van een nieuwe eigenaar in BEX PMS hebt toegevoegd, kun je deze koppelen aan een object en zo een eigenarenafspraak maken.