Kostenposten groeperen met factuurweergaveregels

Standaard wordt elke kostenpost apart vermeld op facturen. Met factuurweergaveregels kunnen meerdere kostenposten samengevoegd worden op de factuur.

Relevante instelling in factuursjabloon

In de instellingen van factuursjablonen vind je de optie 'Factuurregels samenvoegen', waarmee factuurregels voor huuropbrengsten en commissie worden samengevoegd tot één regel. Afhankelijk van het gebruikte factuursjabloon en welke kostenposten je wilt groeperen, is een factuurweergaveregel dus mogelijk niet nodig.

Een factuurweergaveregel maken

Ga naar 'Factuurweergaveregels' in de Financiële module. Klik op '+Nieuw' om een nieuwe factuurweergaveregel aan te maken.

  • Voer een naam in die op de factuur wordt weergegeven, en een beschrijving. Gebruik de taalknoppen om deze naam en beschrijving ook in andere talen toe te voegen, zodat het aanmaken van facturen voor internationale gasten soepel verloopt.

  • Activeer 'Toon kosten die onderdeel zijn van deze factuurweergaveregel' in om de namen van de kosten toch op te sommen onder de naam van de factuurweergaveregel. De gezamenlijke prijs wordt wel enkel weergegeven bij de factuurweergaveregel.

  • Activeer 'Groepeer kosten die tellen als huur in deze factuurweergaveregel' om automatisch alle kostenposten waarbij de instelling 'Telt als huur' is ingeschakeld, aan deze factuurweergaveregel toe te voegen.
    Lees meer: Kostenposten aanmaken

'Telt als huur' bevat vaak ook kortingen

Kortingsacties hebben, net als kostenposten, een 'telt als huur' optie. Als je wilt dat kortingen inclusief het kortingsbedrag op een aparte regel op de factuur zichtbaar zijn, controleer je eerst of je kortingsacties zijn ingesteld als 'telt als huur'.

  • Zo nee, kun je gewoon de optie 'Groepeer items die als huur tellen' gebruiken.

  • Zo ja, pas je in plaats daarvan de factuurweergaveregel handmatig toe op de relevante kostenposten.

Factuurweergaveregel toepassen op kosten

  1. Ga naar het overzicht van kostenposten en open de betreffende kostenposten.

  2. Bewerk de instellingen van de kostenpost.

  3. Selecteer in het gedeelte 'Financiële gegevens' de optie 'Groepeer onder een factuurweergaveregel'.

  4. Selecteer de juiste factuurweergaveregel.

  5. Indien nodig kun je een andere factuurweergaveregel toepassen als deze kostenpost via een specifiek kanaal wordt geboekt.

  6. Sla de wijzigingen op.

Zorg ervoor dat alle kostenposten waarbij de factuurweergaveregel wordt toegepast, hetzelfde btw-tarief hebben. Kostenposten met verschillende btw-tarieven kunnen niet onder dezelfde factuurweergaveregel worden gegroepeerd.

Factuurweergaveregel zichtbaar als label in reserveringen

Kostenposten die gekoppeld zijn aan een factuurweergaveregel, krijgen een label met de naam van die factuurweergaveregel. Dit is zichtbaar in reserveringsbestellingen en in de kostenspecificatie van reserveringen die via de backoffice worden gemaakt. Op deze manier zie je als medewerker altijd welke kosten deel uitmaken van een factuurweergaveregel.