Boekhoudkundige controle van je btw-instellingen

Btw wordt via je grootboekrekeningen op factuurregels en kassabonregels toegepast. Er kunnen hier wijzigingen in plaatsvinden, zowel bij de grootboekrekeningen als op de factuurregels, of via de kostenpost zelf als deze aan een andere grootboekrekening wordt toegewezen. Met een boekhoudkundige controle van je btw-instellingen houd je het overzicht en een kloppende administratie in je boekhoudpakket.

Btw-tarieven controleren

Ga naar 'Btw codes' in de Financiële module van je PMS om je ingestelde tarieven te bekijken. Worden deze allemaal nog op de juiste manier gebruikt? Loop je ingestelde grootboekrekeningen na op correcte toepassing van btw-codes.
Een btw-code die niet meer toegepast wordt op een factuur, bon, of grootboekrekening kan verwijderd worden.

Als je een directe koppeling met een boekhoudpakket hebt ingesteld, is het belangrijk dat de codes die je ingeeft bij het instellen van een btw-tarief overeenkomen met de codes die in je boekhoudsoftware gebruikt worden.
Btw-tarieven instellen

Grootboekrekeningen controleren

Naast de toepassing van de btw-codes, moet je ook kijken of de grootboekrekeningen zelf goed overeenkomen met je boekhoudsoftware. Controleer het nummer, en het rapport type (balans of resultatenrekening). Houdt er rekening mee dat een resultatenrekening een btw-tarief nodig heeft en een eventuele verdeelrekening (vooruitgefactureerde omzet). Beoordeel ook of je voor een betere administratie misschien een extra grootboekrekening nodig hebt, of dat er ongebruikte grootboekrekeningen je administratie vervuilen.

Toewijzingen controleren

In het tabblad 'Toewijzingen' kun je via de filters controleren of er niet-gearchiveerde, niet-toegewezen artikelen in je PMS actief zijn. Zorg ervoor dat deze toegewezen worden aan de juiste grootboekrekening.
Het is slim om met deze filters ook even de toegewezen artikelen van de verschillende grootboekrekeningen door te nemen, om te beoordelen of deze nog correct zijn.
Controleer tenslotte de ongecategoriseerde inkomsten, kosten, en betalingen. Deze horen altijd leeg te zijn, omdat je boekhoudsoftware dergelijke “overgebleven” posten niet accepteert.

Eventuele wijzigingen aan grootboekrekeningen worden niet met terugwerkende kracht toegepast op bestaande reserveringen. Deze zullen handmatig aangepast moeten worden, dus het is goed om bij te houden welke wijzigingen of correcties er gemaakt zijn.

Wijzigingen doorvoeren voor bestaande reserveringen

Zoals hierboven aangegeven, worden eventuele wijzigingen aan grootboekrekeningen en toewijzingen niet retroactief toegepast op bestaande reserveringen. Deze zul je handmatig moeten doorvoeren via factuurregels en kassabonregels.
Change VAT rate

Aangepaste omschrijvingen
Houd er zowel bij factuurregels als kassabonregels rekening mee dat de omschrijving van een regel (de naam van de kostenpost of product) handmatig kan zijn aangepast door een medewerker, waardoor er misschien een mismatch ontstaat met de toegepaste grootboekrekening/btw-tarief.
Tenzij je weet welke omschrijving is gebruikt, valt hier niet op te filteren. Je kunt tijdens het controleren van de factuurregels en kassabonregels letten op eventuele onregelmatigheden.
Als je dit grondiger wilt controleren, raden we je aan om naderhand een export te maken van alle factuurregels in de juiste periode, en deze in Excel te openen zodat je met eigen kolomfilters de goedgekeurde factuurregels kunt elimineren totdat alles gecontroleerd is.

Factuurregels controleren

Via het menu 'Factuurregels' in de Financiële module kun je de filters gebruiken om inzicht te krijgen in kostenposten, en de betreffende factuurregels meteen aanpassen.
Make changes on invoice lines in the past

Tips voor het gebruik van filters

  • Zet het 'Financiële periode' filter op de te controleren periode.

  • Gebruik het 'Huur' filter om de grootboekrekening en toegepaste btw van huurinkomen te controleren. Klik op het kruisje achter het filter om deze weer uit te zetten.

  • Gebruik het 'Grootboekrekening' filter om veranderde toewijzingen of btw-tarieven te controleren en aan te passen.

Kassabonregels controleren

Als je van de Kassamodule gebruikt maakt, zul je ook de 'Kassabonregels' moeten controleren, vergelijkbaar met de factuurregels.
Gebruik ook hier het 'Grootboekrekening' filter om de geboekte kassabonregels en diens btw-tarieven te controleren.

Saldibalans controle

Wanneer alle bovenstaande stappen doorlopen zijn, kun je de te betalen btw op de saldibalans vergelijken met de btw-bedragen van de factuurregels én kassabonregels samen. 

Het kan even duren voordat alle gemaakte wijzigingen verwerkt zijn in de saldibalans. Voer deze saldibalans controle dus niet meteen uit, maar wacht ongeveer een uur.

In de saldibalans zie je per periode (in te stellen via het filter) wat voor bedragen er op de verschillende grootboekrekeningen staan. Hier vind je ook de grootboekrekeningen die je hebt ingesteld voor je btw-tarieven, met de totale bedragen.
Om deze te controleren, zul je wat moeten rekenen met exports van zowel de Factuurregels als Kassabonregels.

Herhaal deze stappen voor elk van de btw-grootboekrekeningen:
1. Voor zowel de factuurregels als de kassabonregels, filter op de juiste periode, het juiste btw-tarief, en exporteer de lijst. Bij factuurregels zet je ook het filter 'Rapporttype' op 'Datum btw geboekt'.
2. In beide exports, tel de bedragen in de kolommen 'Btw-bedrag' en 'Totaal btw' bij elkaar op. Excel kan dit handig voor je uitrekenen.
3. Het totaal uit de exports samen hoort overeen te komen met het bedrag dat je in de saldibalans ziet.