Toegangsrechten voor medewerkers
Er zijn twee niveaus waarop een medewerker toegang gegeven kan worden tot BEX PMS. Je kan een nieuwe medewerker toevoegen binnen een administratie, of op organisatieniveau. Dit is enkel mogelijk als je zelf de juiste manager rechten hebt.
Op administratieniveau
Voeg een medewerker toe via Medewerkers onder de Administratie-instellingen. Klik op +Nieuw, en voer het e-mailadres van de medewerker in. Zet vinkjes bij de rechten die je deze medewerker wilt geven. Zodra de medewerker is toegevoegd, ontvangt hij/zij een mail om een wachtwoord aan te maken.
Wanneer een medewerker in meerdere administraties moet kunnen werken, moet een organisatiemanager dit op organisatieniveau instellen.
Op organisatieniveau
Om een medewerker toegang te kunnen geven tot meerdere administraties binnen jouw organisatie, moet je zelf de juiste rechten daarvoor hebben.
Ga naar het overzicht Medewerkers in de organisatie-instellingen. Klik op +Nieuw, en voer het e-mailadres van de medewerker in. De toegangsrechten op organisatieniveau die je hier toekent, gelden voor alle onderliggende administraties. Daaronder is het ook mogelijk om per administratie verschillende rechten toe te kennen.
Bij het inloggen kan de medewerker kiezen tussen de administraties waar hij/zij toegang toe heeft.
Rechten wijzigen of de toegang ontzeggen
Ga naar het overzicht van medewerkers in de administratie- of organisatie-instellingen, en klik op de naam van een individuele medewerker om diens rechten te wijzigen.
Op administratieniveau kun je enkel alle toegangsrechten van een medewerker ontzeggen als deze medewerker geen rechten op organisatieniveau heeft.
Een medewerker geheel verwijderen kan alleen op organisatieniveau.
Wat zijn de verschillende toegangsrechten
Er zijn 11 verschillende toegangsrechten die een medewerker kan hebben. Klik op de gelinkte artikelen om te zien welke acties precies binnen een bepaald toegangsrecht vallen.
Basisrechten
Basisrechten kunnen worden gezien als de meest eenvoudige toegang tot het PMS. Hieronder vallen de acties die vaak gebruikt worden door receptionisten. Elke medewerker heeft standaard deze basisrechten.
Basisrechten
Support
Hiermee zorg je ervoor dat de betreffende medewerker gecontacteerd kan worden door bezoekers op je website die hulp nodig hebben bij het boeken. Dit is enkel mogelijk indien je BEX CMS gebruikt voor je website. Als 'Support' wordt aangevinkt, verschijnen er onder aan het scherm aanvullende instellingen.
Lees meer: Ondersteuning bieden aan websitebezoekers
Receptie uitgebreid
Dit is een uitbreiding ten opzichte van de Basisrechten, en wordt veel gebruikt door receptiemanagers.
Rechten: Receptie uitgebreid
Inrichting
Dit toegangsrecht is gericht op medewerkers die de administratie beheren, en bevat veel acties in de inrichtingsmodule en administratie-instellingen. Indien een medewerker ook organisatierechten heeft, omvat dit recht extra acties die op organisatie-niveau uitgevoerd kunnen worden.
Rechten: Inrichting
Inrichting uitgebreid
Dit is een uitbreiding ten opzichte van het recht 'Inrichting', en bevat acties die impact hebben op de omzet en prioriteitsinstellingen voor objecten. Het wordt veel gebruikt door senior managers.
Rechten: Inrichting uitgebreid
Eigenaren
De rechten voor eigenarenbeheer zijn gericht op medewerkers die specifiek het beheer van de eigenaren, commissieafspraken en afrekeningen op zich nemen.
Rechten: Eigenarenmodule
Financieel
De rechten voor financieel beheer zijn gericht op medewerkers die specifiek het beheer van de financiële administratie omtrent de afhandeling van facturen op zich nemen.
Rechten: Financieel
Financieel uitgebreid
Deze rechten zijn een uitbreiding op de financiële rechten en geven toegang tot rapportages en de mogelijkheid om wijzigingen in bulk en in het verleden toe te passen.
Rechten: Financieel uitgebreid
Statistieken
Deze rechten geven toegang tot de module ‘Statistieken’, met alle mogelijkheden tot het inzien en maken van statistieken, overzichten en rapportages.
Rechten: Statistieken
IT beheer
Dit toegangsrecht kan enkel op organisatieniveau toegekend worden. Hiermee wordt toegang verleend tot de domeinen en alle gerelateerde instellingen voor alle onderliggende administraties. 'IT beheer' maakt het ook mogelijk om app integraties te installeren en te beheren.
Manager
Manager rechten geven een medewerker de mogelijkheid om de toegangsrechten van andere medewerkers te beheren. Indien het toegangsrecht 'Manager' wordt toegekend op administratieniveau, is dit beperkt tot de medewerkers van die administratie. Indien toegekend op organisatieniveau, geldt het voor alle medewerkers.
Een medewerker met manager rechten moet ook alle andere beschikbare toegangsrechten hebben, met uitzondering van 'Support'.