Types aanmaken
Types bevatten meestal meerdere objecten die zeer vergelijkbaar of identiek zijn. De type-instellingen gelden voor alle onderliggende objecten.
Als je overstapt vanuit een ander reserveringssysteem, kun je tijd besparen door types te importeren: Importeren van types
Een nieuw type aanmaken
Ga naar het menu 'Types' en klik op de blauwe knop '+Nieuw'. Je ziet een formulier dat moet worden ingevuld om een type aan te maken. Alle velden waar 'Optioneel' bij staat, kunt je indien gewenst leeg laten.
Selecteer het juiste segment, dat je waarschijnlijk al hebt besproken met je BEX Onboarding specialist. Als je dit segment ook wilt gebruiken als filter en subtype in je CMS, vink dan het vakje aan.
Vul de titel van het type in, dit is de naam die zowel in het PMS als op websites zichtbaar zal zijn.
De korte omschrijving is zichtbaar op de website en wordt afgekapt bij meer dan 150 tekens. We raden je dan ook aan om in minder dan 150 tekens de onderscheidende factoren en voorzieningen van het type te omschrijven.
In de lange omschrijving kun je dan uitgebreider ingaan op het type. Deze tekst wordt getoond op de typepagina op je website. Als je dit type wilt promoten, kun je er altijd voor kiezen om deze te highlighten in je Zoek & Boek resultaten.
We raden je aan om de omschrijving te gebruiken om zowel noodzakelijke informatie te delen als de gast te verleiden om te boeken.
Voorzieningen voor het type
Eerder in het onboardingproces heb je je voorzieningsgroepen en voorzieningen ingesteld. De voorzieningen die van toepassing zijn op dit type, kunnen nu worden toegevoegd.
De tabbladen zijn de verschillende voorzieningsgroepen, en wanneer je erop klikt, worden de voorzieningen binnen die groep getoond. Vink de voorzieningen aan die beschikbaar zijn voor de objecten in dit type.
Let op dat je alleen voorzieningen toevoegt die van toepassing zijn op alle objecten binnen dit type. Anders is het beter om de voorziening aan individuele objecten toe te voegen.
Meer over voorzieningen: Voorzieningsgroep maken of bewerken , Voorzieningen aanmaken , Voorziening toevoegen aan een type of object
Huisregels
In de sectie Huisregels stel je beperkingen en voorwaarden in voor het boeken van het type.
Stel het maximale aantal gasten in dat in dit type kan verblijven. In eerste instantie moet je het totale maximale aantal invoeren en dit toepassen op alle leeftijdsgroepen die een volledig bed gebruiken (senioren, volwassenen, tieners en kinderen). Indien gewenst kun je een extra regel toevoegen om meer specificaties aan te brengen, zoals een maximaal aantal huisdieren.
Naast aangepaste incheck- en uitchecktijden, kun je er ook voor kiezen om een late check-out toe te staan. Stel de afwijkende uitchecktijd in en vink het vakje aan zodat gasten dit als extra kunnen afnemen, tijdens het boeken of later via het gastenportaal. Als je dit vakje niet aanvinkt, kunnen alleen je medewerkers een late check-out aan een reservering toevoegen.
Lees meer: Een late check-out instellen en herkennen
De instellingen voor late check-out zijn alleen van toepassing op je eigen kanalen, d.w.z. je eigen website.
Selecteer de juiste algemene voorwaarden uit de lijst. Als de gewenste optie niet beschikbaar is, zorg er dan voor dat deze voorwaarden eerst zijn toegevoegd.
Lees meer: Algemene voorwaarden toevoegen of wijzigen
Alle tekst die in het veld 'Bijlagetekst voor e-mails' wordt ingevoerd, kan aan auto-e-mails of sjablonen over reserveringen voor dit type worden toegevoegd d.m.v. de tag 'Bijlagetekst HTML'.
Lees meer: Bijlage tekst voor e-mails objecten/types
Beschikbaarheid
Het is verplicht om een aankomst- en vertrekschema te selecteren.
Lees meer: Aankomst en vertrek schema
Stel een hoger minimaal aantal nachten in als je wilt voorkomen dat gasten slechts één of twee nachten boeken. Het accepteren van reserveringen op dezelfde dag betekent dat je nieuwe reserveringen bevestigd die op dezelfde dag nog aankomen. Je kunt hiervoor een deadline instellen, om te voorkomen dat mensen laat op de dag nog boeken en arriveren.
Lees meer: Reserveringen voor dezelfde dag toestaan
De instellingen voor reserveringen op dezelfde dag zijn alleen van toepassing op je eigen kanalen, d.w.z. je eigen website.
Extra instellingen
In de extra instellingen kun je eventuele ID's of registratienummers toevoegen die je in andere systemen voor dit type gebruikt.
Hier kun je ook een afwijkende locatie toevoegen, als het type-adres verschilt van het administratie-adres.
Facturering & boekhouding
Selecteer een grootboekrekening om de inkomende huur op te boeken. Optioneel kun je facturatiebijzonderheden en instructies invoeren in het tekstveld. Deze factureringsdetails zijn vooral handig als je ook van plan bent om 'Factureer de huur niet' aan te vinken om betalingen buiten het PMS om te beheren.
Schakel het verrekenen van meterstanden met je gasten alleen in als je daadwerkelijk de meterstandenmodule gebruikt.