Inhoud van het importbestand voor reserveringen

Om efficiënt reserveringen te importeren in BEX PMS, kunnen veel verschillende soorten gegevens aanwezig zijn in het importbestand. Sommige soorten gegevens zijn verplicht, zoals de aankomst- en vertrekdatum. Andere soorten gegevens zijn optioneel, maar kunnen erg nuttig zijn, zoals de gegevens van de boeker.

Het importbestand met reserveringen mag geen groepsreserveringen bevatten.
Elke reservering in het bestand wordt als een afzonderlijke boeking geïmporteerd. Boekingen kunnen na het importeren ook niet meer worden samengevoegd tot een groepsreservering. Neem contact op met je onboarding-specialist voor advies over de beste manier om groepsreserveringen op een andere manier in te voeren.

De volgorde van de kolommen in je importbestand is niet belangrijk, evenmin als de exacte kolomkoppen. Je kunt een exportbestand uit het oude reserveringssysteem bewerken zodat het voldoet aan de vereisten voor een BEX PMS-import.
Lees meer over het importproces: Bestaande reserveringen importeren in PMS

In onderstaande tabel staan eerst de gegevens vermeld die verplicht zijn voor een succesvolle import van reserveringen. De optionele gegevens voor import staan lager in de tabel.

Houd er rekening mee dat je dezelfde reservering niet twee keer kunt importeren. Zorg er dus voor dat je alle relevante informatie toevoegt die je later niet handmatig wilt invoeren.

Kolom	Verplicht?	Opmerking
Aankomstdatum	Ja	Datumnotaties worden geconverteerd.
Vertrekdatum	Ja	Datumnotaties worden geconverteerd.
Object	Ja	Als de nummers/namen in de import niet exact overeenkomen met de nummers/namen van je objecten zoals deze zijn aangemaakt in BEX PMS, kunnen deze worden toegewezen bij het configureren van de importstrategie.
Kanaal	Ja	Als de kanaalnamen in de import niet exact overeenkomen met de kanalen zoals deze zijn aangemaakt in BEX PMS, kunnen deze worden toegewezen bij het configureren van de importstrategie.
Aantal volwassenen	Ja	Een reservering moet ten minste 1 volwassen gast bevatten. Het opgeven van andere gasttypes is optioneel.
Taal	Ja	De taal waarin de gasten communiceren.
Landcode	Ja	Het land van herkomst van de gasten; dit mag ook voluit worden geschreven.
Valuta van de boeking	Ja	De valuta die de gast gebruikt om te betalen. Deze valuta moet beschikbaar zijn in de administratie.
Totaalbedrag in boekingsvaluta	Ja	Het totale bedrag van de gastfactuur inclusief btw, in de boekingsvaluta.
Totaalbedrag in administratievaluta excl. btw	Ja	Het totale bedrag van de gastfactuur exclusief btw, in de valuta die de administratie intern gebruikt.
Verhuuromzet in administratievaluta excl. btw	Ja	Het totale verhuurbedrag exclusief btw, in de valuta die de administratie intern gebruikt.
Reserveringsnummer	Nee	Reserveringsnummers moeten uniek zijn. Als er geen reserveringsnummer is opgegeven, maakt BEX PMS er zelf een aan.
Aangemaakt op	Nee	Datum waarop de reservering is aangemaakt; wordt gebruikt in statistieken. Mag daarnaast ook een tijd in 24-uursnotatie bevatten.
Bevestigd op	Nee	Datum waarop de reservering is bevestigd; wordt gebruikt in statistieken. Mag daarnaast ook een tijd in 24-uursnotatie bevatten.
Ingecheckt	Nee	Incheckdatum, mag daarnaast ook een tijd in 24-uursnotatie bevatten.
Uitgecheckt	Nee	Uitcheckdatum, mag daarnaast ook een tijd in 24-uursnotatie bevatten.
Voorkeursboeking	Nee	Binaire waarde 0/1. Indien ingesteld op 1, kan de reservering later niet zomaar naar een ander object worden verplaatst.
Late check-out	Nee	Binaire waarde 0/1. Indien ingesteld op 1, wordt de vertrekdatum geblokkeerd voor nieuwe aankomsten.
Extern boekingsnummer	Nee	Wordt gebruikt in de communicatie met een relevant kanaal over de reservering.
Referentiecode	Nee	Kan worden gebruikt voor boekingen door zakelijke gasten.
Verkeersbron	Nee	Als de verkeersbronnen (hoe heeft u ons gevonden?) in de import niet exact overeenkomen met de verkeersbronnen zoals die zijn aangemaakt in BEX PMS, kunnen deze worden toegewezen bij het configureren van de importstrategie.
Opmerkingen	Nee	Eventuele interne opmerkingen over de reservering.
Aantal senioren	Nee
Aantal jongeren	Nee
Aantal kinderen	Geen
Aantal baby’s	Nee
Aantal huisdieren	Nee	Als de numerieke waarde hier niet nul is, is het belangrijk dat het geboekte object huisdieren toestaat.
Aanspreektitel	Nee
Initialen	Nee
Voornaam	Nee
Achternaam	Nee	Bij het configureren van de importstrategie is het mogelijk om dit veld te vullen met een samenvoeging van twee bestandskolommen, zoals 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam'.
Bedrijfsnaam	Nee
Geboortedatum	Nee	Datumnotaties worden geconverteerd.
E-mailadres	Nee	Het e-mailadres van de hoofdboeker, maximaal één per reservering.
Nieuwsbrief ontvangen?	Nee	Binaire waarde 0/1. Indien ingesteld op 1, ontvangt de boeker ook e-mails die niet direct verband houden met de reservering.
Telefoonnummer	Nee	Voer maximaal 1 telefoonnummer per reservering in, indien bekend.
Adres	Nee	Bij het configureren van de importstrategie is het mogelijk om dit veld te vullen met een samenvoeging van twee bestandskolommen, zoals 'Straat' en 'Huisnummer'.
Postcode	Nee
Plaats	Nee
IBAN	Nee
BIC	Nee
Omzet uit verhuur in boekingsvaluta	Nee	Het huurbedrag inclusief btw.
Totaal betaald in boekingsvaluta	Nee	Dit bedrag wordt op de factuur van de geïmporteerde reservering geregistreerd als reeds betaald.
Kenteken	Nee

Was dit nuttig?

Nog hulp nodig? Deel een idee