Importeren van types

Wanneer je overstapt naar Booking Experts, kan een importfunctie worden gebruikt om types over te zetten vanuit je oude systeem naar BEX PMS.

Voorbereiden van import

Om types te kunnen importeren, moet je de relevante gegevens uit je vorige systeem verzamelen in een .csv bestand.
In de tabel vind je een overzicht van gegevens die geïmporteerd kunnen worden voor types. De benamingen van je types moeten zowel in het Nederlands als in het Engels geïmporteerd worden, alle overige gegevens zijn optioneel.
Als je geen Engelstalige namen gebruikt, is het mogelijk om Nederlandse namen ook aan dit attribuut te koppelen tijdens het importeren (zie onder).

Het maakt niet uit welke kolomnamen je gebruikt in het .csv bestand dat je gaat importeren. Bij het importeren ga je deze kolommen namelijk koppelen aan attributen.

Attribuut	Uitleg
Naam NL	De benaming van de types in het Nederlands (verplicht)
Naam EN	De benaming van de types in het Engels (verplicht)
Omschrijving NL	De omschrijving van het type in het Nederlands
Omschrijving EN	De omschrijving van het type in het Engels
Korte omschrijving NL	Korte omschrijving van het type in het Nederlands
Korte omschrijving EN	Korte omschrijving van het type in het Engels
Segment	Het segment waar het type onder valt. Je Onboarding specialist helpt je met segmenten.
Algemene voorwaarden	De algemene voorwaarden waar het type onder valt
Aankomst en vertrek schema	Deze moet overeenkomen met een bestaand aankomst - en vertrekschema in BEX PMS. Aankomst en vertrek schema
Grootboekrekening binnenkomende huur	Onder welke grootboekrekening de huur van het type valt
Voorzieningen	De voorzieningen die gekoppeld zijn aan het type
Referentie	Indien je ook referenties gebruikt, die anders zijn dan de naam, kun je die hier invoeren
Maximum aantal personen	De maximaal toegestane bezetting voor dit type
Maximum aantal huisdieren	Als huisdieren zijn toegestaan, kun je hier een maximaal aantal huisdieren aangeven
Oppervlakte	De vloeroppervlakte van het type
Late uitchecktijd	Als je een late check-out aanbiedt, kun je hier per type de juiste tijd invoeren
Aantal bedden
Aantal kinderbedjes	Enkel invoeren als deze standaard aanwezig zijn bij het type
Aantal kinderstoelen	Enkel invoeren als deze standaard aanwezig zijn bij het type
Aantal toiletten
Aantal badkamers
Aantal slaapkamers
Aantal parkeerplaatsen	Hiermee geef je per type aan hoeveel voertuigen je gasten mogen meenemen. De parkeerplaats hoeft dus niet per se direct bij het object te liggen.

Zijn er attributen die voor al je types hetzelfde zijn? Deze hoef je niet per se in je importdocument te noemen. Bij het importeren kun je dit namelijk makkelijk invoeren, zie hieronder.

Foto’s kunnen niet worden geïmporteerd, deze moeten later worden toegevoegd.
Lees meer: Media toevoegen aan types en objecten

Types importeren

Ga naar 'Imports' in de administratie-instellingen. Klik op '+Nieuw', en kies 'Type import'.
Vul in hoe je deze import wilt noemen, en kies het voorbereide importbestand.
Als je al eerder een vergelijkbare import hebt gedaan, kun je ervoor kiezen om de importstrategie van die import over te nemen. De importstrategie is de koppeling van de kolommen in je bestand aan de beschikbare attributen.

Als je aanvinkt dat de eerste rij kolomnamen bevat, wordt de eerste rij van je bestand overgeslagen bij het aanmaken van de types. Controleer of de taal van het bestand en het encoding formaat overeenkomen met het bestand dat je uploadt. Klik dan op 'CSV bestand uploaden'.

Importstrategie configureren

Je ziet een lijst van de beschikbare attributen, deze kun je individueel koppelen aan de juiste kolom in je geüploade bestand. Zet de schuifknop van een attribuut op aan, en je zult zien dat de status van 'inactief' veranderd naar 'ongeldig'. Klik op het pennetje, en vervolgens kun je via '+ Nog een toevoegen' kiezen of je een kolom wilt koppelen, of tekst invoeren.

Kies 'Kolom' om vervolgens in de dropdown de juiste kolom uit je bronbestand te kiezen. Rechts in het scherm zie je voorbeelden van de gegevens die je hebt gekoppeld.
Kies 'Tekst' om zelf iets te typen in het invoerveld. Deze tekst wordt de invoer voor het gekozen attribuut voor elk type. Hiermee kun je dus makkelijk een attribuut definiëren voor elk type, zonder dat deze gegevens in je importbestand aanwezig hoeven te zijn.

Klik vervolgens op 'opslaan', en je zult zien dat de status van dit attribuut nu 'Geldig' is.

Zodra alle gewenste attributen de status 'Geldig' hebben, en alle overbodige attributen de status 'Inactief', kun je onderaan op 'Importeren' klikken. Je types worden aangemaakt in het PMS.