Erste Schritte mit dem Modul „Kontakte“
Das Kontaktmodul ist ein Standardmodul des BEX PMS, in dem die Kontaktdaten aller Bucher, Eigentümer und Vertriebskanal-Ansprechpartner deiner Verwaltung gespeichert sind. Alle diese Kontakte sind oder waren im Zusammenhang mit einer Buchung, einer Rechnung oder einem Vertrag relevant.
Alle Kontaktdaten auf einen Blick
Im Modul „Kontakte“ werden die verschiedenen Kontaktarten in eigenen Registerkarten aufgelistet.
Nutze die Registerkarten und die Suchleiste, um den gewünschten Kontakt schnell anhand seines Namens, seiner E-Mail-Adresse, seines Firmennamens, seiner Adresse, seiner Telefonnummer oder sogar seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu finden.
Wähle einen oder mehrere Kontakte aus, um diesen ein Label zu geben. Mehr
dazu: Guest labels
Das Kontaktmodul einer Verwaltung listet nur die Informationen derjenigen auf, die für eine Buchung, eine Rechnung oder eine Vereinbarung dieser Verwaltung relevant waren.
Die Organisationsübersicht bietet dieselben Informationen auf Organisationsebene.
Übersicht für Organisationsmanager
BEX PMS Benutzer mit den Rechten eines Organisationsmanagers können auf die Schaltfläche „Überblick über die Organisation anzeigen“ klicken: Diese Übersicht des Kontaktmoduls umfasst die Kontakte der gesamten Organisation.
Die Organisationsansicht enthält außerdem einen Link zu „Labels“, wo die verschiedenen Kontakt-Labels (Gast- oder Eigentümer-Labels) verwaltet werden können.
Bucherkontakte
Ein Bucher-Kontakt wird angelegt, sobald eine neue Buchung für einen Bucher bestätigt wird, der noch nie bei dir übernachtet hat. Weitere Informationen
zu den Funktionen für Bucher-Kontakte: Booker contact management
Das Bucherprofil, wie es im Kontaktmodul angezeigt wird, kann nicht bearbeitet werden.
Das Bucherprofil aktualisiert sich automatisch, wenn dieser Gast einen weiteren Aufenthalt mit derselben E-Mail-Adresse, aber abweichenden Kontaktdaten bucht.
Eine Änderung dieser Daten in „BEX PMS“ ist weiterhin möglich, indem du die Buchung dieses Buchers öffnest und dort die Bucherdaten bearbeitest.
Kontakte für Gruppenbuchungen
Nur der eigentliche Bucher einer Gruppenbuchung wird als Kontakt hinzugefügt oder automatisch aktualisiert.
In der Gästeliste einer Reservierung, die Teil einer Gruppenbuchung ist, kannst du ändern, wer der Hauptgast für diese bestimmte Reservierung ist. Wenn du in „Reservierungen“ nach dem Namen dieses Hauptgastes suchen, gelangst du ebenfalls zur Gruppenbuchung.
Kontakte für Eigentümer
Kontakte für Eigentümer werden beim manuellen Hinzufügen eines neuen Eigentümers angelegt.
Die Seite mit den Eigentümerkontakten, wie sie im Kontaktmodul angezeigt wird, enthält auch Informationen zu Eigentümerreservierungen und zum Zugriff auf das Eigentümerportal.
Das Profil eines Eigentümerkontakts kann vollständig bearbeitet werden. Diese Änderungen werden dann auf Eigentümerverträge, Rechnungen und die Kommunikation übertragen.
Hinzufügen eines Eigentümers, der bereits im System eines anderen Parks
vorhanden ist Wenn du einen Eigentümer hinzufügst, der neu in deiner Verwaltung ist, aber bereits in einem anderen Park deiner Organisation bekannt ist, legst du keinen neuen Kontakt an, sondern verknüpfst den bereits in der Organisation vorhandenen Kontakt.
Die Spalte „Vorschläge“ beim Hinzufügen eines neuen Eigentümers enthält auch Kontakte von außerhalb Ihrer eigenen Verwaltung.
Kanal-Kontakte
Kontakte für Kanäle werden in der Regel manuell in den Kanaleinstellungen hinzugefügt. Kontaktinformationen für Kanäle können auch automatisch hinzugefügt werden, wenn der Kanal selbst bei der Einrichtung einer Integrations-App über den BEX-App Store angelegt wird.
Das Profil eines Kanal-Kontakts kann vollständig bearbeitet werden. Diese Änderungen werden dann auf Kanalrechnungen angewendet.
Beim Hinzufügen von Kontaktinformationen zu einem Kanal ist es zudem möglich, einen bekannten Kanalkontakt aus der Vorschlagsliste zu verknüpfen. Diese Vorschlagsliste enthält auch Kanalkontakte, die bereits an anderer Stelle in der Organisation verwendet werden.
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