Die Exact Online App ist in unserem App Store erhältlich und ermöglicht es dir, die Buchhaltung im BEX PMS bequem mit dem Buchhaltungspaket von Exact Online zu verknüpfen.

Wie installierst du die App?

Wenn du in deinem Booking Experts PMS eingeloggt bist, gehe zum App Store in der hellgrünen Menüleiste. Klicke dazu auf das Symbol des Marktstandes. Gib in der Suchleiste „Exact Online“ ein und klicke auf das entsprechende Ergebnis. Du befindest dich nun auf der Detailseite der App. Klicke auf die grüne Schaltfläche „+Installieren“, um die App zu installieren.

Auf dem nächsten Bildschirm kannst du sehen, welche Informationen von Exact Online gelesen und gesendet werden. Unten auf dieser Seite verknüpfst du deine Verwaltungen. Setze ein Häkchen bei „Zugriff“ für jede Verwaltung, für die du Exact Online anwenden möchtest. Klicke dann auf „Installieren“, um die App zu autorisieren und die Installation abzuschließen.

Exact Online autorisieren

Wenn die App installiert ist, klicke auf „Zurück zur App“, um fortzufahren. Wähle unter den Befehlen „Exact Online autorisieren“. Melde dich dann mit deinen Exact Online-Zugangsdaten an. Wenn die Verbindung autorisiert ist, klicke auf „OK“, um fortzufahren.

App einrichten

Um die Buchungssätze an Exact Online zu senden, müssen die Konten verknüpft werden.

Unter Befehle wählst du Konfigurationen und klickst auf „+Hinzufügen“. Wähle die Verwaltung, die du verknüpfen möchtest, und die Exact Online-Verwaltung. Klicke dann auf „Konfiguration hinzufügen“.

Klicke dann auf „Bearbeiten“, um die Konfiguration weiter einzurichten.

Stelle die folgenden Punkte wie gewünscht ein. Booking Experts-Verwaltung, Exact Online-Verwaltung, Memo-Journal, Code für keine MwSt., Häufigkeit, Startdatum, Enddatum, automatische Synchronisierung ein oder aus und die Verzögerung in Tagen.

Hast du alles richtig eingestellt? Dann speichere die Änderungen. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, musst du die Konfiguration aktivieren. Dazu klickst du auf die Schaltfläche „Aktivieren“.

Buchungssätze aus der Vergangenheit synchronisieren

Klicke auf „Synchronisieren“, um Buchungssätze aus der Vergangenheit in einer neu erstellten Verknüpfung zu synchronisieren (ohne auf die automatische Synchronisierung warten zu müssen).

Wenn Buchungssätze vorhanden sind, werden sie in der Übersicht angezeigt und du kannst sie einsehen, indem du auf „Anzeigen“ klickst.

Fehlerhafte Buchungssätze neu synchronisieren

Es kann vorkommen, dass ein Buchungssatz aufgrund von falschen Einstellungen nicht synchronisiert werden kann. Gehe zu der entsprechenden Einstellung und klicke bei den Buchungssätzen auf „Anzeigen“.

Wenn Buchungssätze nicht synchronisiert werden konnten, werden sie in der Übersicht mit „Nein“ unter Synchronisiert angezeigt. Klicke auf den entsprechenden Buchungssatz, um die Fehlermeldung anzuzeigen, in der die fehlgeschlagenen Zeilen des Buchungssatzes aufgeführt sind.

Nachdem du die notwendigen Anpassungen vorgenommen hast, kannst du den Buchungssatz erneut synchronisieren, indem du auf „Erneut synchronisieren“ klickst.

Es ist auch möglich, alle fehlgeschlagenen Buchungssätze in der Übersicht auf einmal neu zu synchronisieren. Dies kann pro Jahr geschehen. Das System aktualisiert nur Einträge, die in Exact Online gelöscht wurden.

Synchronisierte Buchungssätze erneut synchronisieren

Aufgrund von Änderungen in der Vergangenheit oder einer Anpassung deiner Hauptbuchkontenstruktur stimmen die Daten in Exact Online möglicherweise nicht mehr mit den Daten im BEX PMS überein.

Du möchtest diese Abweichung natürlich beheben. Dazu kannst du die bereits vorgenommenen Synchronisierungen erneut synchronisieren. Gehe dazu in die entsprechende Einstellung, klicke auf „Ansicht“ unter den Buchungssätzen und klicke auf das gewünschte Startdatum.

Klicke erneut auf „Synchronisieren“, um den Buchungssatz erneut zu synchronisieren und ihn in Exact Online zu aktualisieren.

Fehlermeldungen

Die häufigsten Fehlermeldungen kannst du findest du hier:
Fehlermeldungen Exact Online