Benutzerverwaltung im Todo-Modul

Fügen Sie sowohl Ausführende als auch Auftragnehmer für das „To-Do“-Modul hinzu, verwalten Sie diese und übernehmen Sie bei Bedarf deren Rolle.

Rufen Sie im „Todo“-Modul „Benutzerverwaltung“ auf. In zwei Registerkarten werden Ihnen alle Auftragnehmer und Ausführenden angezeigt, die das „Todo“-Modul nutzen.

Einen Ausführenden hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Ausführender“.

  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der sich die Person registrieren und anmelden kann.

  3. Optional können Sie dem Ausführenden das Recht erteilen, sich Aufgaben direkt aus der gemeinsamen To-Do-Liste zuzuweisen.

Wenn der Ausführende nur Zugriff auf die Todo-App benötigt, muss er nicht als Backoffice-Mitarbeiter in „PMS“ hinzugefügt werden. Weiterlesen: Executors and Todo

Einen Drittunternehmen hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Drittunternehmen“.

  2. Geben Sie den Namen des Drittunternehmen und die E-Mail-Adresse des Administrators ein, mit der er sich anmelden kann.

  3. Setzen Sie den Status auf „aktiv“, um die Anmeldung zu ermöglichen.

  4. Geben Sie die entsprechenden Kontaktdaten ein. Diese Angaben sind optional.

  5. Wenn der Drittunternehmen nur an bestimmten Objekten oder Einrichtungen oder in deren Nähe arbeiten darf, wählen Sie diese spezifischen Objekte und/oder Einrichtungen aus.

Ein Drittunternehmen, dessen zulässige Objekte oder Einrichtungen hier eingeschränkt sind, kann keine Aufgaben für andere Objekte oder Einrichtungen sehen. Selbst wenn sich diese Aufgaben in derselben Aufgabenliste befinden, zu der der Drittunternehmen hinzugefügt wurde.

Weitere Informationen: Using todo lists

  1. Legen Sie die Zugriffsebene auf Daten zu Reservierungen fest, die mit den Aufgaben des Auftragnehmers in Zusammenhang stehen.

  • Kann Reservierungen einsehen: Buchungsnummer, Aufenthaltsdaten, gebuchtes Objekt, Anzahl der Gäste und Bewertungen.

  • Gästeliste einsehen: Name und Geburtsdatum der Gäste.

  • Kann die Kontaktdaten der Buchung einsehen: Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Buchenden. Ermöglicht es Ihnen außerdem, die Kontaktdaten des Auftragnehmers mithilfe von E-Mail-Variablen in automatischen E-Mails an Gäste weiterzugeben.

  • Auftrag einsehen: Kostenpositionen und Preise im Reservierungsauftrag.

  • Benachrichtigungen über neue oder stornierte Reservierungen per E-Mail: Informieren Sie den Auftragnehmer aktiv über neue oder stornierte Aufgaben im Zusammenhang mit Reservierungen.

Bearbeitung der Rechte von Drittunternehmen

Bearbeiten Sie jeden bestehenden Drittunternehmen, um die bei der Anlage festgelegten Daten zu ändern. Deaktivieren Sie insbesondere das Kontrollkästchen „Aktiv“, um den Zugriff für das Konto zu sperren, das mit der E-Mail-Adresse dieses Drittunternehmen verknüpft ist.

Übernahme einer Rolle

Als Aufgabenmanager oder Aufgabenlisten-Follower müssen Sie möglicherweise die Rolle eines Ausführenden oder Drittunternehmen übernehmen, um die ihm zur Verfügung stehenden Informationen zu überprüfen oder etwas in seinem Namen zu erledigen.

  • Ausführender: Klicken Sie in der Übersicht der Benutzerverwaltung auf die drei Punkte hinter dem entsprechenden Ausführenden und wählen Sie „Rolle übernehmen“.

  • Drittunternehmerrolle: Klicken Sie in der Übersicht der Benutzerverwaltung auf den Namen des betreffenden Drittunternehmen. Klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Administrator des Drittunternehmen, dessen Rolle Sie übernehmen möchten, und wählen Sie „Rolle übernehmen“.

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Sie nicht berechtigt sind, die Rolle zu übernehmen, bedeutet dies, dass der Benutzer, den Sie nachahmen möchten, noch kein aktives Konto hat. Er muss zunächst die Einladung annehmen und ein Konto erstellen.

Zurück zu Ihrem eigenen Konto

Um die übernommene Rolle wieder abzugeben, öffnen Sie das Dropdown-Menü Ihres Profils und klicken Sie auf „Übernommene Rolle abgeben“.