Einstellungen, die innerhalb einer Verwaltung gelten

Verwaltungseinstellungen

In den Verwaltungseinstellungen legst du fest, welche persönlichen Daten Gäste von sich und ihren Mitreisenden bei einer Reservierung eingeben müssen.

Verwaltungseinstellungen für Gäste

Beschreibung des Parks und seiner Umgebung

Postleitzahlen ausschließen

Zeiträume

Reservierungseinstellungen

In den Verwaltungseinstellungen auf der Registerkarte Buchungen kannst du die allgemeinen Einstellungen für Reservierungen festlegen. Dazu gehören die Mindestanzahl der Nächte, das Standardland, die Check-in- und Check-out-Zeiten oder wie lange eine Option für einen Gast gültig ist. Hier können Sie auch das Nummernschild-Modul aktivieren.

Verwaltungseinstellungen - Buchungen

Verwalte die Channels, über die Reservierungen gemacht werden

Channelmanagement

Channels verschaffen dir einen Überblick, wie eine Reservierung zustande gekommen ist. Deine eigene Website und das Backoffice haben einen eigenen Channel und es gibt extra Channels für Eigentümer. Viele OTA-Integrationen erstellen automatisch einen eigenen Channel, für andere musst du dies selber machen.

Einen neuen Channel erstellen

Standard Channels für Back Office Reservierungen

Wenn der Channel zum ersten Mal erstellt wird, wird automatisch die Standard-Zahlungsbedingung angewandt. Du kannst falls gewünscht eine andere Zahlungsbedingung auswählen.

Zahlungsbedingung mit einem Channel verbinden

Kontingente

Verfügbarkeit von Typen pro Channel

Messen Sie Buchungen aus nicht verknüpften Channels

Bestimme für jeden Channel, wie lang eine unbestätigte Reservierung gültig sein soll, bevor sie abläuft.

Wie lange ist eine unbestätigte Reservierung pro Channel gültig?

Verkehrsquellen

Finanzielle Einstellungen für Channelabrechnungen

Channelabrechnungen

Über den Preisfaktor kannst du unterschiedliche Preise pro Channel in den Channel-Einstellungen festlegen.

Den Preisfaktor eines Channels bearbeiten 

Allgemeine Rechnungs- und Buchhaltungseinstellungen

Finanzeinstellungen

Anpassung der Wechselkurse

Du kannst Stornierungsbedingungen für deine Verwaltung in deinen Verwaltungseinstellungen festlegen. Diese werden automatisch auf stornierte Reservierungen angewendet.

Stornierungsbedingungen festlegen

Du kannst unterschiedliche Währungen im BEX PMS einstellen, abhängig von deinen eigenen Bedürfnissen. Während des Onboardings bestimmst du zusammen mit dem Team von Booking Experts, welche Währungen für den Betrieb deines Parks notwendig sind.

Mehrere Währungen verwenden

Abrechnung bei Abreise

Verteilung des Umsatzes auf die Monate

Finanzperioden: Konten abschließen

Journalisieren

Alles über die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern

Kommunikation

E-Mail-Kommunikation einstellen

Das BEX PMS und CMS können E-Mails wie Buchungsbestätigungen, automatische E-Mails und E-Mail-Kampagnen versenden. Die E-Mail-Adresse, die dabei verwendet wird, kannst du anpassen.

Deine Absender-E-Mail-Adresse verifizieren

Vermeiden von Spam in E-Mail-Kampagnen und automatischen E-Mails

Unterschied zwischen Automatischen E-Mails und Vorlagen

E-Mail-Variablen bestehen aus Code und du kannst sie in E-Mails und Vorlagen verwenden, um so Nachrichten individuell an deine Gäste anzupassen. Die Variablen übernehmen die Daten aus der Reservierung und verwenden diese in der Nachricht, die an einen bestimmten Gast geschickt wird. Hier findest du die Liste der meistbenutzten Variablen.

E-Mail-Variablen für Automatisierte E-Mails und Vorlagen

If/else-Tags in Vorlagen

BCC / E-Mail-Kopie erhalten

Bird

Sende automatisierte E-Mails an deine Gäste

Automatisierte E-Mails

Systemnachrichten, die durch ein Ereignis ausgelöst werden

Vorlagen

Suche in unseren hilfreichen Artikeln, um eine Antwort auf deine Frage zu finden

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Unterstützung bei deinen ersten Schritten mit BEX

Onboarding

Was du wissen musst, bevor du mit dem Onboarding beginnst

Bevor du loslegst

Willkommen bei Booking Experts! In diesem Artikel findest du eine Übersicht mit den ersten Schritten bei Booking Experts, sodass du dich darauf vorbereiten kannst, mit dem BEX PMS zu arbeiten.

Die ersten Schritte bei Booking Experts

Du kannst dich auf verschiedene Weisen bei Booking Experts anmelden: mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit einem Google- oder einem Microsoft-Konto.

Bei Booking Experts anmelden

Organisationsüberblick für Organisationen mit mehreren Verwaltungen

Der hellgrüne obere Teil der Menüleiste konzentriert sich auf Optionen zu den Kontodetails, Aktualisierungen von Booking Experts oder Rezeptionsmitteilungen.

Menüleiste im BEX PMS

Jeder Mitarbeiter, der das Booking Experts System nutzt, hat sein eigenes Profil in der Software. Dieses wird beim Onboarding eingerichtet oder wenn ein/e neue/r Mitarbeiter/in in das System eingeführt werden soll.

Dein Benutzerkonto bearbeiten

In Booking Experts haben wir mehrere Suchfunktionen. Suche mit dem allgemeinen Suchfeld, Suche auf Organisationsebene und Suche nach Verwaltungsnamen.

Suchfunktionen

Checkliste und Academy

Datenschutz

Module

Daten, die du aus anderen Systemen übernehmen kannst

Daten importieren

Organisations- und Verwaltungseinstellungen

Wissenswertes zur Einrichtung von Mitarbeiterkonten

Mitarbeitereinstellungen

Das Erscheinungsbild deiner Kommunikation

Brand und Gestaltung

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Domains

Objekte hinzufügen

Ausstattungen

Einzelne Objekte und ihre übergeordneten Typen

Typen und Objekte

Medien

Richte deine Preispolitik und Finanzen ein

Preise und Finanzen

Mietpreise für verschiedene Typen und Zeiträume

Preislisten

Füge Kosten für Extras und Gebühren hinzu

Kostenpositionen

CMS einrichten

Umschalten zwischen BEX PMS und BEX CMS

Als Park Manager kannst du im CMS eigene Konten für Mitarbeitende anlegen und ihre Rechte festlegen.

Zugangsrechte für CMS-Nutzer

Website-Einstellungen

Webseiten

Wie Reservierungen über deine Website gemacht werden

Suchen & Buchen

Definiere das Erscheinungsbild deiner Website

Markenidentität

E-Mail-Kampagnen

Ferienhäuser zum Verkauf auf deiner Website anbieten

Verkauf

Alles, was deine Rezeption täglich benötigt

Täglicher Gebrauch des PMS

Schnelle Übersicht der Check-ins und Check-outs

Dashboard

Planboard

Starten mit dem Modul Reservierungen und Rezeptionsmitteilungen

Reservierungen und Mitteilungen

BEX PMS

Einstellungen, die für deine gesamte Organisation gelten

Organisationseinstellungen

Ein Label weist den Benutzer auf wichtige Aspekte der verschiedenen Module und Daten im PMS hin. Vergeben Sie zum Beispiel das Label 'treuer Gast' für Gäste, die zum vierten Mal da waren, oder das Label 'renoviert' für Objekte, die renoviert wurden. Sie können diese Labels selbst erstellen und ihnen eine gewünschte Farbe und ein Emoji geben.

Zweck von Labels

Sonderperioden

Sonderperioden erstellen und bearbeiten

Feiertage auf deiner Website anzeigen

Mitarbeiter

Verwalte die Ausstattungen deiner Typen, Objekte und Verwaltungen

Marken

Verwalte dein Buchungsportal und Digitale Gästemappe

Portaleinstellungen

Über Typen, Objekte, Verfügbarkeit und Zählerstände

Setup

Haustiere erlaubt/nicht erlaubt

Im BEX PMS kannst du Medien zu Typen und Objekten hinzufügen, sodass deine Gäste beim Buchen einen guten Eindruck von den unterschiedlichen Unterkünften erhalten.

Medien zu Typen oder Objekten hinzufügen

Anhang Text für E-Mails Objekte/Typen

Falls du über einen Lageplan verfügst, kannst du deinen Gästen während des Buchungsvorgangs die Auswahl eines Objekts auf dem Plan ermöglichen. Auf diese Weise können deine Gäste das Objekt auswählen, das ihren persönlichen Anforderungen am besten entspricht.

Einen Lageplan hinzufügen und bearbeiten

Einzelne Objekte werden unter Typen zusammengefasst

Typen

Objekte

An- und Abreisepläne

Typen und/oder Objekte als nicht verfügbar markieren

Gesperrte Zeiträume

Zählerstandmodul

Alles über Kostenpositionen, Preislisten, Kautionen und Rabatte

Preispolitik

Preisliste

Kautionen in Rechnung stellen und zurückerstatten

Kaution

Kostenpositionen für alles, was nicht im Mietpreis enthalten ist

Rabatte

Biete einen Aufenthalt inklusive Extras an

Arrangements

Bündel Extras, sodass sie zusammen gebucht werden können

Bundles

Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung

Finanzen

Falls du mit Eigentümern zusammenarbeitest, musst du einen DAC7-Bericht einreichen. Das BEX PMS kann dir helfen, die nötigen Daten zu versammeln. Lese diesen Artikel, um zu erfahren, welche Informationen gefragt werden und welche Fehlermeldungen damit oft zusammenhängen.

DAC7: Was ist das und welche Informationen werden benötigt?

DAC7-Bericht erstellen und prüfen

Rechnungen bearbeiten, versenden und bezahlen

Rechnungsmanagement

Zahlungsbedingungen, Batch-Zahlungen, Zahlungsmethoden und mehr

Zahlungen

Mehrwertsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung und Sachkonten

Buchhaltung

Reservierungsmanagement

Übersicht der verbliebene Nächte und Erklärung zur Kurtaxe

Export der Reiserücktrittsversicherungen

Reservierung

Gästebewertungen anfragen und weiterverfolgen

Bewertungen

Ein Gutschein für eine stornierte Reservierung

Voucher

Öffne die Kontaktseite des Buchers, indem du auf dessen Namen im Kontaktemodul klickst. Hier werden alle persönlichen Daten, sowie die Daten über seine Reservierungen und Rechnungen angezeigt.

Den Kontakt des Buchers verwalten

To-dos für einen reibungslosen Betrieb verwalten und zuweisen

To-dos-Modul

Eigentümer sind eigentlich für die Instandhaltung verantwortlich, tatsächlich erledigt jedoch oft das Parkpersonal die jeweiligen To-dos. Diese Arbeit möchtest du natürlich dem Eigentümer in Rechnung stellen.

To-dos dem Eigentümer in Rechnung stellen

Materialkosten und Stundensätze

Ausführende und To-dos

To-do-Listen

Follower von To-do-Listen

Mit der Planungsübersicht innerhalb vom BEX PMS hast du die Möglichkeit, (noch) nicht geplante To-dos unterschiedlichen Auszuführende zuzuteilen. 

To-dos planen

Einrichtungen im PMS sind öffentliche oder gemeinsame Orte, wie z. B. Schwimmbäder oder Spielplätze, an die du To-dos koppeln kannst. Du teilst To-dos und wiederkehrende To-dos auf die gleiche Weise einer Einrichtung zu, wie einem Objekt.

Einrichtungen im To-dos-Modul

Verschiedene Arten von Todos erstellen und bearbeiten

To-dos-Management

Drittunternehmen

Du kannst die Rolle eines Ausführenden oder Drittunternehmens übernehmen, um deren Informationen aufzurufen oder Handlungen in ihrem Namen durchzuführen. Du kannst die Rolle auf der Seite übernehmen, wo die Kontaktinformationen gespeichert sind.

Die Rolle eines Ausführenden oder Drittunternehmens übernehmen

Eine Kasse für den direkten Verkauf von Produkten

Kasse

Mit dem Kassenmodul kannst du Produkte verkaufen und Bezahlungen über unterschiedliche Zahlungsmethoden empfangen. Außerdem kannst du mehrere Kassen einrichten, falls du Verkaufsstellen zusätzlich zu deiner Rezeption hast. Öffne und schließe die Kasse an jedem Tag, an dem du sie verwendest. Mit diesen Zählungen kannst du den Ist- mit dem Soll-Bestand abgleichen.

Mit dem Kassenmodul beginnen

Du kannst eine oder mehrere Kassen erstellen. Am besten erstellst du eine Kasse für jede Verkaufsstelle und gibt der Kassenname diese eindeutig wieder. Nach der Erstellung muss die Kasse zur Verwendung geöffnet werden.

Eine Kasse erstellen und öffnen

Füge die Produkte hinzu, die du verkaufen möchtest. Diese kannst du Produktgruppen zuordnen.