Welke sjablonen zijn er en wanneer worden ze verstuurd

Berichtsjablonen

• Aankomstbrief : Deze wordt NIET verstuurd maar kan worden geprint om bij aankomst aan de gast mee te geven.

• Annuleringsbevestiging: Wordt verstuurd nadat een reservering geannuleerd is.

• Betaalbevestiging: Wordt verstuurd zodra de gast een betaling verricht.

• Betaalnotificatie een dag voordat een borg betaaldeadline verstrijkt: Dit is een notificatie met een betaalverzoek, die een dag voor de borgdeadline wordt verstuurd.

• Boeking aanmaning: Wordt verstuurd nadat de betaaltermijn verstreken is, volgens de instellingen voor betaalherinneringen. Administratie-instelllingen voor betalingen

• Boeking betaalherinnering: Wordt verstuurd 1 dag voor de betaaldeadline, maar enkel als de reservering minimaal 5 dagen daarvoor is bevestigd.

• Boeking sommatie: Wordt verstuurd nadat de betaaltermijn verstreken is, volgens de instellingen voor betaalherinneringen. Administratie-instelllingen voor betalingen

• Boekingsbevestiging: Wordt verstuurd zodra de boeking bevestigd wordt, dit gebeurt automatisch als de gast online betaalt of handmatig in het PMS.

• Boekingsbevestiging voor geïmporteerde boeking: Als je reserveringen importeert vanuit een ander boekingssysteem, kun je in de laatste stap van de import dit sjabloon gebruiken om je gasten te informeren over je overstap naar Booking Experts.

• Boekingsbevestiging voor touroperators: Wordt verstuurd zodra de boeking bevestigd wordt, maar is enkel van toepassing op reserveringen gemaakt via een touroperator kanaal waarbij een kanaalfactuur bestaat.

• Creditfactuur wanneer er geen betaling meer nodig is: Een aangemaakte creditfactuur kun je versturen, ook als er geen betaling nodig is. Daarvoor wordt dit sjabloon gebruikt.

• Creditfactuur wanneer er geld aan de gast moet worden terugbetaald: Een aangemaakte creditfactuur met een terug te betalen bedrag heeft een ander sjabloon.

• Creditfactuur wanneer er nog wel een betaling nodig is: Een aangemaakte creditfactuur met een openstaand bedrag heeft een ander sjabloon.

• Eigenaar aangemaakt: Wordt verstuurd naar een nieuwe eigenaar, zodra deze actief is en een e-mailadres heeft.

• Eigenaar factuur wanneer er geen betaling meer nodig is: Sjabloon voor een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of eenmalige factuur waarvoor geen betaling nodig is.

• Eigenaar factuur wanneer er geld aan de eigenaar moet worden terugbetaald: Sjabloon voor een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of eenmalige factuur waarvoor nog een bedrag terugbetaald moet worden.

• Eigenaar factuur wanneer er nog wel een betaling nodig is: Sjabloon voor een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of eenmalige factuur waarvoor nog een bedrag betaald moet worden.

• Eigenaar informeren over de aanvaarding van de optie door de gast: De eigenaar moet reserveringen accepteren of afwijzen en krijgt dit sjabloon als de gast een optie omzet naar een reservering. Zie Uitleg van de verschillende eigenaarsrechten

• Eigenaar notificatie van mislukte automatische incasso: Wanneer een betaling niet middels automatische incasso kan worden geint.

• Externe partij aangemaakt: Er wordt een account aangemaakt voor een externe partij. Deze partij krijgt een mail om een inlog aan te maken.

• Factuur aanmaning: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een aanmaning verstuurt.

• Factuur herinnering: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een herinnering verstuurt.

• Factuur sommatie: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een sommatie verstuurt.

• Gast heeft boekingsproces verlaten: Wanneer een gast op de website een boeking maakt, maar de gast rond de boeking niet af, ontvangt de gast een e-mail met hierin de link om de boeking af te ronden. De gast ontvangt deze e-mail alleen als het e-mailadres al is toegevoegd. 

• Herinnering net voordat een betaaltermijn verstrijkt: Wanneer een gast de reservering in termijnen betaalt, ontvangt de gast een dag voor het verstrijken van de termijn een e-mail met een herinnering van het verlopen van de betaaltermijn. Een eigenaar ontvangt deze alleen als de eigenaar een reservering heeft gemaakt.

• Informeer eigenaar over annulering van een optie die door hem is geaccepteerd: Als een eigenaar de rechten heeft om reserveringen te accepteren, dan ontvangt hij deze e-mail als de eigenaar de optie accepteert maar de gast de optie alsnog annuleert.

• Informeer eigenaar over annulering van een reservering die door hem is geaccepteerd: Als een eigenaar de rechten heeft om reserveringen te accepteren dan ontvangt hij deze e-mail als de eigenaar de reservering heeft geaccepteerd maar de gast de reservering alsnog annuleert.

• Optie: De bevestiging naar de klant voor het maken van een optie.

• Optie geaccepteerd: Bericht naar de eigenaar indien een optie die door de eigenaar geaccepteerd is goedgekeurd wordt omgezet naar een reservering.

• Optie herinnering: De gast heeft een optie voor een x-aantal dagen maar heeft nog niet gereageerd op deze optie. Een dag voor het verstrijken van de optie ontvangt de gast een herinnering.

• Optie te controleren door eigenaar: Wanneer de eigenaar het recht heeft om een reservering te accepteren, dan ontvangt hij deze e-mail indien er een optie is geplaatst op zijn/haar accommodatie.

• Reservering gastfactuur moet worden voldaan bij aankomst: Wanneer de gast alle kosten van de reservering voldoen bij aankomst dan wordt dit sjabloon gebruikt als reserveringsbevestiging.

• Reservering geaccepteerd: Wanneer de eigenaar de rechten heeft om een reservering te accepteren, dan ontvangt de gast deze e-mail indien zijn geplaatste reservering wordt geaccepteerd door de eigenaar.

• Reservering moet geaccepteerd worden door eigenaar: De bevestiging die de gast ontvangt indien de reservering nog geaccepteerd moet worden door de eigenaar.

• Reservering te controleren door eigenaar: Wanneer een eigenaar het recht heeft om een reserveringen te accepteren, dan ontvangt hij dit sjabloon wanneer een nieuwe reservering is geplaatst die hij/zij moet accepteren.

• Reservering voucher uitgereikt: Wordt verstuurd wanneer een terug te betalen bedrag omgezet wordt in een voucher, én wanneer de voucher opnieuw verstuurd wordt.

• Reserveringsfactuur: Het versturen van een (mutatie) factuur bij een reservering waarbij het mogelijk is dat een gast geld terug krijgt, moet bijbetalen of de factuur volledig betaald is.

• Reserveringsfactuur aangepast en gast krijgt geld terug: Verstuur je de factuur na het wijzigen van een reservering en de gast krijgt nog geld terug, dan ontvangt de gast dit sjabloon.

• Reserveringsfactuur aangepast en de gast moet nog bijbetalen: Verstuur je de factuur na het wijzigen van de reservering en de gast moet nog bijbetalen, dan ontvangt de gast dit sjabloon.

• Reserveringsfactuur aangepast en er is geen betaling meer nodig: Verstuur je de factuur na het wijzigen van de reservering en er is geen betaling meer nodig, dan ontvangt de gast dit sjabloon.

• Reserverings gastfactuur aangepast welke moet worden voldaan bij aankomst: Verstuur je de factuur na het wijzigen van de reservering en moet er bij aankomst nog een bedrag voldaan worden, dan ontvangt de gast dit sjabloon.

• Toegang tot 'Mijn omgeving': Wordt verstuurd wanneer de gast zijn/haar e-mail adres invoert in de 'Mijn omgeving' widget op de site. Of wanneer er vanuit de gastenkaart een verzoek tot inloggen gestuurd wordt.

• Verzoek gast om IBAN-nummer: Indien gebruik wordt gemaakt van SEPA, dan ontvangt de gast 2 dagen voor aankomst een mail met het verzoek het IBAN nummer in te vullen.

• Verzoek gast om een beoordeling na uitchecken van reservering: Bij uitcheck ontvangt de gast een e-mail voor het invullen van een beoordelingsformulier.

• Verzoek tot invullen van de gastenlijst: Indien de gastenlijst module is afgenomen ontvangt de gast 3 uur na het bevestiging van de boeking de e-mail om de gastenlijst in te vullen. De gast ontvangt 2 dagen voor aankomst nog een e-mail met hetzelfde verzoek.

• Verzoek tot het invullen van extra vragen: Indien er vragen voor na de reservering zijn ingesteld, dan krijgt de gast direct na het boeken de mogelijkheid om de vragen in te vullen. Als de gast de vraag niet beantwoordt, dan ontvangt hij 7 dagen voor aankomst een e-mail met het verzoek dit alsnog voor aankomst te doen. Is de vraag 2 dagen voor aankomst nog niet ingevuld, dan ontvangt hij nog één laatste e-mail met het verzoek de vragen te beantwoorden. 

• Verzoek tot het invullen van kentekennummers: Indien de kentekenregistratie module is afgenomen, dan krijgt de gast bij het maken van de reservering de mogelijkheid om direct kentekens in te vullen. Gebeurt dit niet, dan ontvangt hij 7 dagen voor aankomst een e-mail met het verzoek dit alsnog voor aankomst te doen. Is het kenteken 2 dagen voor aankomst nog niet ingevuld, dan ontvangt hij nog één laatse e-mail met het verzoek de kentekens in te vullen. 

• Voucher herinnering: Wordt verstuurd om de gast ervan op de hoogte te brengen dat de geldigheid van het voucher binnenkort afloopt.

• Voucher notificatie: Wordt verstuurd wanneer een voucher uitgereikt wordt.

Sjablonen welke niet uitgezet kunnen worden

• Betaling info: Indien de factuur per mail verstuurd wordt zal het 'Direct online betalen' linkje in de mail gegenereerd worden. Indien de factuur handmatig verstuurd wordt zullen de betaalgegevens getoond worden.

• Footer: De afsluiting onder elke e-mail.

• Samenvatting van reservering(en): Dit sjabloon wordt niet als e-mail verstuurd. Je kan het sjabloon namelijk inladen in een ander sjabloon, door middel van een tag: {{ locals.reservation_summary }}. Hiermee laad je informatie in over alle onderliggende boekingen: accommodatie (nummer), in- en uitcheck tijden en het aantal gasten. Dit wordt per accommodatie gespecificeerd. 

Factuursjablonen

• Standaard factuur: Dit is het sjabloon voor de factuur voor reserveringen.

• Standaard verhuurafrekening factuur: Dit sjabloon wordt gebruik voor de verhuurafrekening van eigenaren.

Applicatieberichtsjablonen

Deze zijn afhankelijk van de app integraties die je administratie gebruikt. Applicatieberichtsjablonen worden vermeld en uitgelegd in de informatie over de betreffende app.