BEX PMS

Planbord

Het Planbord is het belangrijkste hulpmiddel voor receptionisten. Van hieruit kunnen huidige en toekomstige reserveringen eenvoudig worden beheerd.

Reserveringen beheren vanuit het Planbord

Je kunt naar links en rechts scrollen om door de data in je planbord te bladeren, maar met deze tips vind je misschien gemakkelijker en sneller wat je zoekt.

Kalendernavigatie in het planbord

Met behulp van het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering verplaatsen naar een ander object, of twee reserveringen van plaats laten verwisselen.

Een reservering op het planbord verplaatsen of verwisselen

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

In de legenda van het planbord wordt de betekenis van kleuren uitgelegd en via de planbordinstellingen kun je bepalen hoe het planbord er voor jouw account uitziet.

Planbordlegenda en instellingen

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.

Speciale periodes aanmaken

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Voorzieningen

Algemene voorwaarden

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Financiële instellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Als je een plattegrond van je park hebt als afbeelding van hoge kwaliteit, kun je je objecten daarop markeren en deze gebruiken op je website zodat gasten zelf kunnen kiezen waar ze willen verblijven. Deze plattegrond wordt getoond tijdens het boekingsproces. Desgewenst kun je voorkeurskosten koppelen aan de selectie van een object.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Aankomst- en vertrekschema’s

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Prijslijsten

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kostenposten

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.

DAC7 rapport aanleveren via Digipoort

Factuurbeheer

Betalingsregelingen, betaalbatches, betalingsmethoden, en meer

Betalingen

Over btw, resultatenrekening, en grootboekrekeningen

Boekhouding

Reserveringsbeheer

Reserveringen per kanaal inzien

Overzicht verbleven nachten en aangifte toeristenbelasting

In de reserveringen indexpagina kun je een lijst voor export creëren met behulp van de tabbladen en filteropties. Het maken van exports van reserveringen kan je helpen anticiperen op de behoeften van je gasten.

Reserveringen exporteren

Maak een exportbestand met een lijst van alle reserveringen met een annuleringsverzekering. 

Export voor annuleringsverzekering

Open een boekercontact door in de Contactenmodule op de naam van een boeker te klikken. Hier worden de verzamelde persoonlijke gegevens, reserveringsgegevens en factuurgegevens voor dit contact getoond.

Boeker contacten beheren

Het BEX PMS boekingsportaal biedt een gecentraliseerde lijst van alle reserveringspogingen die de afgelopen 30 dagen via je boekingsportaal zijn gedaan.

Boekingsportaal

Er zijn verschillende manieren om een nieuwe reservering in te voeren, en zo je gasten te ondersteunen bij het boeken van een verblijf.

Nieuwe reservering maken

Er zijn twee manieren om groepsboekingen te maken binnen de BEX PMS backoffice. Welke aanpak je kiest, hangt af van de wensen van je gasten. In het CMS kun je gasten toestaan om zelf groepsboekingen te maken via je website.

Een groepsboeking maken

Reservering

Beoordelingen

Vouchers zijn een tegoed voor reserveringen

Vouchers

Taken beheren en toewijzen voor soepele bedrijfsvoering

Takenmodule

Als je met eigenaren werkt, komt het vaak voor dat de eigenaar in principe verantwoordelijk is voor alle onderhoud, maar dat het personeel van het vakantiepark toch bepaalde onderhoudstaken uitvoert. Deze taken wil je bij de eigenaar in rekening kunnen brengen.

Taken factureren aan eigenaren

Bij de uitvoering van taken wordt materiaal gebruikt, apparaten vervangen, of arbeidskosten gemaakt. Deze kun je bijhouden door kosten in te stellen voor taken.

Materiaalkosten en uurtarieven

Uitvoerders en taken

Takenlijsten

Volgers voor takenlijsten

Takenplanning

Faciliteiten in het PMS zijn publieke of gemeenschappelijke plekken waar je taken aan wilt kunnen koppelen, denk aan faciliteiten als een zwembad of speeltuin. Het koppelen van een (periodieke) taak aan een faciliteit werkt hetzelfde als het koppelen van een taak aan een object.

Faciliteiten in de takenmodule

Verschillende soorten taken aanmaken of bewerken

Takenbeheer

Externe partijen

Indien nodig kun je een externe partij of uitvoerder imiteren, om informatie in te zien of handelingen uit te voeren. Je kunt een rol overnemen vanuit de pagina waar de contactinformatie van deze persoon opgeslagen is.

Rol overnemen van externe partij of uitvoerder

Een kassa voor de directe verkoop van producten

Kassamodule

De kassamodule wordt gebruikt om losse producten af te rekenen. Dit kan via verschillende betaalmethoden. Je kunt meerdere kassa's aanmaken, wat handig is als je naast de receptie nog andere verkooppunten hebt. Elke dag dat je de kassa gebruikt, moet je hem openen en sluiten. Hierbij gebruik je tellingen om de hoeveelheid contanten en eventuele kasverschillen te controleren.

Aan de slag met de kassamodule

Je kunt één of meerdere kassa’s aanmaken. Het is handig om voor elk verkooppunt een eigen kassa te creëren, en dit in de naam weer te geven. Vervolgens moeten deze kassa’s geopend worden voor gebruik.

Kassa aanmaken en openen

Voeg de producten die je wil verkopen toe aan de kassamodule. Deze kunnen georganiseerd worden in productgroepen.

Kassaproducten en productgroepen toevoegen

Het is mogelijk om een kassaproduct te maken voor variabele items, omdat de prijs van een kassaproduct aanpasbaar is. Het gekoppelde btw-tarief van een kassaproduct is echter niet aanpasbaar.

Kassaproduct met variabele prijs

Het gebruik van een barcodescanner maakt het aanslaan van items bij de kassa sneller en makkelijker.

Een barcodescanner gebruiken bij de kassa

Kassaverkopen kunnen op verschillende manieren betaald worden. Contant is een standaard, waarschijnlijk heb je een pinapparaat, of misschien wil je ook waardebonnen kunnen accepteren.

Betaalmethodes koppelen aan kassa

Aan iedere kassa die je hebt aangemaakt in je BEX PMS kun je een printer koppelen.

Kassabon printer koppelen

Naast online betalingen, is het ook mogelijk om in-person betalingen te ontvangen via PIN.

PIN-terminal koppelen aan de kassa

Het verkopen van kassaproducten is niet moeilijk als de kassamodule eenmaal is ingesteld.

Kassatransactie uitvoeren

Aan het eind van de dag sluit je de kassa om de opbrengsten te registreren en controleren. De contante inkomsten vanaf de opening van de kastelling kun je afstorten naar de kluis, zodat er niet teveel geld in de kassa zit voor de volgende dag. Hiervoor moet je een telling uitvoeren.

Kassa sluiten en tellen

Kassa tellingen inzien en corrigeren

Het is niet mogelijk om een kassa te verwijderen, zodra er acties zijn uitgevoerd op de kassa.

Kan ik een kassa verwijderen?

De submenu's Kassabonregels en Resultaten bieden onder andere inzicht in de kassaverkopen en opbrengsten.

Kassabonregels & resultaten

Als je een gast zijn/haar geld terug wilt geven, kun je de kassabon van de originele aankoop crediteren.

Kassabonnen crediteren

Er zijn drie verschillende soorten kassabonnen te vinden binnen de kassamodule.

Soorten kassabonnen

Elke kassatransactie wordt geregistreerd op een bon, maar ook boekhoudkundig in journaalposten. Daarnaast is elk kassaproduct gekoppeld aan een grootboekrekening, waar de opbrengsten van dit kassaproduct op geboekt moeten worden.

Grootboekrekeningen en journaalposten van kassatransacties

Wanneer een gast een kassaproduct wil retourneren maar geen bon heeft, kun je dit alsnog doen door een transactie uit te voeren met een negatief aantal producten.

Retourneren van producten zonder kassabon

Afspraken en afrekeningen van eigenaren beheren

Eigenarenmodule

Nadat je de gegevens van een nieuwe eigenaar in BEX PMS hebt toegevoegd, kun je deze koppelen aan een object en zo een eigenarenafspraak maken.

Nieuwe eigenaar aanmaken

Als een object wordt verkocht, moet de eigenaar aan het object gekoppeld worden via een eigenarenafspraak. Dit is nodig om via Booking Experts te kunnen factureren en afrekeningen te maken, en de gemaakte afspraken toe te passen.

Eigenaar aan object koppelen en eigenarenafspraak maken

Eigenaar facturen importeren

Over de verschillende soorten commissieafspraken

Commissieafspraken

Bepaal de rechten van eigenaren in hun eigenarenportaal

Eigenarenprofielen

Eigenarenbeheer

Facturen aan eigenaar

Over wat aan de eigenaar uitbetaald moet worden

Afrekeningen

Inzicht in de cijfers die je bedrijf kunnen sturen

Statistiekenmodule

Er zijn veel verschillende statistieken om te gebruiken binnen de Statistiekenmodule. Leer welke statistieken eenvoudig kunnen worden getoond en hoe ze worden berekend.

Hoe statistieken worden berekend.

Bezoeken

Per commissieafspraak zien wat het rendement is

Om te zien welke reserveringen deel uitmaken van een bepaalde grafiek in een statistiek, klik je gewoon op de relevante balk of gekleurde cel in de statistiekweergave. De statistiekenmodule zal je een lijst geven van alle reserveringen die aan deze cijfers bijdragen.

Alle reserveringen bekijken binnen een statistiek

In het BEX PMS worden reserveringen, en daarmee ook huur, automatisch verdeeld over objecten. Het hangt af van je gekozen plaatsingsstrategie of reserveringen op objecten worden geplaatst zodat de omzet gelijkmatig wordt verdeeld of zodat gaten in je planbord worden geminimaliseerd, waardoor de bezettingsgraad wordt gemaximaliseerd. Als je prioriteiten instelt per object, overschrijft dit de gekozen strategie.

Huurverdeling en omzet per type en object

Rendement per object

Reserveringsdistributie

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten die als één enkel object worden behandeld wanneer de cluster wordt geboekt. In de statistieken moet dit anders worden aangepakt, om vertekende cijfers te voorkomen.