Een kostenpost aanmaken

Kostenposten kunnen flexibel worden toegepast en berekend. Vaak kunnen de juiste instellingen in een kostenpost je helpen om het aantal te beheren kostenposten te beperken. Het verschil tussen een verplichte kostenpost en een extra zie je in de beschikbare algemene instellingen en boekingsinstellingen.

Ga naar het kostenposten overzicht in de module Inrichting, en klik op '+Nieuw'.
Maak ofwel een nieuwe verplichte kostenpost, of een nieuwe extra.

Nieuwe verplichte kostenpost

Een verplichte kostenpost is een kostenpost die een gast verplicht moet afnemen om te kunnen boeken. Voorbeelden hiervan zijn schoonmaakkosten, een huisdiertoeslag, of toeristenbelasting.

Algemene instellingen

  • Globaal kostentype: Kies de optie die het best overeenkomt met de kostenpost die je aan het maken bent. Dit helpt bij het synchroniseren van kosten naar OTA’s.

  • Geef de kostenpost een duidelijke naam om aan de gast te tonen, en een referentiecode voor intern gebruik. Gebruik de referentie om meerdere kostenposten met dezelfde naam maar met verschillende instellingen te onderscheiden, voor intern gebruik.

  • De omschrijving is niet verplicht, maar kan van toegevoegde waarde zijn als je meer informatie wilt bieden aan gasten.

Let op dat de naam en beschrijving in meerdere talen ingevuld moeten worden om de gastervaring van je internationale gasten compleet te maken. Gebruik de taal-knoppen om van taal te wisselen.

  • Koppel kostenpost aan specifieke voorziening: Vink aan als je wilt dat deze kosten automatisch worden toegepast wanneer het geboekte type of object een bepaalde voorziening bevat. Selecteer (of maak) een of meer voorzieningen om te koppelen.

  • Geldt als voorkeurskosten voor object: Vink aan om ervoor te zorgen dat deze kosten worden toegepast wanneer een gast een specifiek object boekt, in plaats van alleen een type.

  • Geldt als voorkeurskosten voor voorzieningen: Vink aan om ervoor te zorgen dat deze kosten worden toegepast wanneer een gast actief een voorziening selecteert tijdens het boeken.

Er is een wezenlijk verschil tussen (1) het koppelen van kosten aan een voorziening en (2) voorkeurskosten voor voorzieningen:

  1. Bij het koppelen van kosten aan een specifieke voorziening worden deze kosten toegepast op een reservering zodra het geboekte type/object/reservering deze voorziening bevat — ongeacht of de gast er actief voor heeft gekozen om deze te boeken.

  2. Voorkeurskosten voor voorzieningen worden toegepast wanneer een gast tijdens het boekingsproces een specifieke voorziening selecteert — ongeacht welke voorziening dit is.

Lees meer: Voorkeurskosten & kosten koppelen aan voorzieningen

Prijzen

Prijsberekeningsmethode

Afhankelijk van de geselecteerde prijsberekening kunnen er extra opties verschijnen.

  • Leeftijdsgroepen uitsluiten: Te gebruiken als de kostenpost bijvoorbeeld alleen voor volwassenen geldt. Vink de leeftijdsgroepen aan waarvoor je de kosten wél wilt laten gelden. Als je deze optie niet gebruikt, worden de kosten op iedereen in het reisgezelschap toegepast.

  • Drempel voor berekening gasten: Te gebruiken als de kostenpost pas van toepassing is op gasten of huisdieren vanaf een bepaald aantal. Bijvoorbeeld, als de eerste twee gasten bij de huurprijs zijn inbegrepen.

  • Maximumaantal gasten dat meetelt: Te gebruiken als de kostenpost alleen van toepassing is op gasten of huisdieren tot een bepaald aantal. Bijvoorbeeld, als je wilt stoppen met het toevoegen van extra kosten voor meer dan drie huisdieren.

  • Minimum- of maximumprijs toepassen: Te gebruiken wanneer je een minimum- of maximumprijs wilt toepassen op een variabele prijsberekening. Hiermee wordt een limietbedrag toegevoegd dat naast de standaardprijs kan worden ingevoerd.

Standaardprijs & prijsdifferentiatie

De standaardprijs is het in rekening te brengen bedrag, rekening houdend met de eerder gekozen prijsberekening. Dit kan bijvoorbeeld €10 per verblijf zijn, of 3% van de huur en verplichte kosten.

Door gebruik te maken van prijsdifferentiatie is het mogelijk om deze prijs te laten variëren afhankelijk van het geboekte type en/of het gebruikte kanaal voor de reservering. Het instellen en wijzigen van deze afwijkende prijzen gebeurt na het aanmaken van de kostenpost, via het prijsbeheer van de kostenpost.
Lees meer: Prijsdifferentiatie van kostenposten per kanaal en/of type

  • Selecteer 'Prijzen kunnen worden aangepast' om medewerkers met uitgebreide receptierechten toe te staan de prijs handmatig aan te passen nadat deze aan een reservering is toegevoegd.

Toepasbaarheid

Standaard is een kostenpost van toepassing op alle types en alle kanalen. Als je de kostenpost alleen wilt toepassen op specifieke types of specifieke kanalen, kun je kiezen voor welke types en kanalen deze kosten geldig moeten zijn.

Je kunt prijsdifferentiatie gebruiken om afwijkende prijzen toe te passen op deze types en kanalen.

Selecteer ook de toepasbaarheid van de kostenpost in de tijd.

  • 'Altijd' betekent dat de kostenpost geen seizoensgebonden kostenpost is en altijd actief is.

  • 'Nooit' is een goede manier om kosten te deactiveren ter voorbereiding op een verwijdering, of wanneer de prijsstelling nog niet definitief is.

  • Selecteer 'Specifieke periode' als de kostenpost seizoensgebonden is, of om een andere reden slechts gedurende een beperkte tijd beschikbaar moet zijn. Als je voor deze optie kiest, moet je een periodegroep selecteren in het dropdownmenu.

Let op dat als je kiest voor een specifieke periode, de kostenpost kan worden toegepast op het hele verblijf van een reservering als slechts 1 dag van dat verblijf binnen de geselecteerde periodegroep valt.
Lees meer: Periodegroepen

Financiële gegevens

Wie handelt de transactie af

Standaard staat dit ingesteld op BEX PMS; de reguliere financiële afhandeling.
De andere optie, een derde partij, is relevant als je wilt dat de gast de kosten wel ziet, maar deze aan iemand anders betaalt via een ander systeem dan BEX PMS. Bijvoorbeeld als de eigenaar het object actief beheert en een vergoeding int voor het verzorgen van het ontbijt.

Grootboekrekeningen

Selecteer de juiste grootboekrekening. Als je afwijkende grootboekrekeningen gebruikt voor specifieke kanalen, vink dan het bijbehorende vakje aan om deze afzonderlijk toe te voegen. De overige kanalen waarop deze kosten van toepassing zijn, zullen de reguliere grootboekrekening gebruiken.

Overige financiële opties

  • Groepeer onder factuurweergaveregel: Standaard wordt een kostenpost met de eigen naam op de factuur vermeld. Met een factuurweergaveregel kun je meerdere kostenposten groeperen onder een andere naam. Vink aan om een factuurweergaveregel toe te passen.
    Lees meer: Kosten groeperen met factuurweergaveregels

  • Annuleringskosten in rekening brengen: Gebruik deze optie om ervoor te zorgen dat je nog steeds (een deel van) de prijs van de kostenpost ontvangt als de gast de reservering annuleert. Kies 'Opnemen in grondslag' als de gast het percentage moet betalen zoals bepaald in het annuleringsbeleid. Kies '1-op-1 overnemen' als de gast de volledige prijs van de kostenpost moet betalen.

  • Tel als huur: Deze optie is relevant als je met eigenaren werkt. Door de kostenpost aan te merken als onderdeel van de huur, neem je deze op in de berekeningsgrondslag voor kortingen en afrekeningen voor eigenaren.

Externe verbindingen (OTA's)

Deze laatste optie is alleen relevant als je op een van de ingestelde kanalen (OTA's) adverteert met all-in prijzen.

Neem niet mee in geadverteerde all-in prijs: Door hier een vinkje te zetten, sluit je de prijs van deze kostenpost uit van de all-in prijs. De kostenpost blijft wel zichtbaar in de prijsspecificatie wanneer een gast boekt, en zal nog steeds in rekening worden gebracht.

Nieuwe extra

Een extra is een optionele kostenpost, die aan de reservering toegevoegd kan worden bij het boeken, via het gastenportaal, of beide. Als geen van deze twee opties zijn gekozen, kan de extra enkel door medewerkers aan reserveringen worden toegevoegd.

Algemene instellingen

  • Globaal kostentype: Kies de optie die het best overeenkomt met de kostenpost die je aan het maken bent. Dit helpt bij het synchroniseren van kosten naar OTA’s.

  • Geef de kostenpost een duidelijke naam om aan de gast te tonen, en een referentiecode voor intern gebruik. Gebruik de referentie om meerdere kostenposten met dezelfde naam maar met verschillende instellingen te onderscheiden, voor intern gebruik.

  • De omschrijving is niet verplicht, maar kan van toegevoegde waarde zijn als je meer informatie wilt bieden aan gasten.

Let op dat de naam en beschrijving in meerdere talen ingevuld moeten worden om de gastervaring van je internationale gasten compleet te maken. Gebruik de taal-knoppen om van taal te wisselen.

Boekingsinstellingen

Waar kan deze extra worden toegevoegd

  • 'Backoffice' is altijd geselecteerd; medewerkers kunnen altijd een kostenpost aan een reservering toevoegen.

  • 'Boekingsportaal' betekent tijdens het boeken, door gasten. Kies ook 'Extra is standaard aangevinkt' als je deze extra wilt markeren als een belangrijke kostenpost die gasten actief moeten uitvinken als ze deze niet willen.

  • 'Gastenportaal' betekent nadat de boeking is bevestigd, via de persoonlijke reserveringsbeheerpagina van de gast.

Overige boekingsinstellingen

  • Vereis aanvaarding van algemene voorwaarden: Indien geselecteerd, moeten gasten akkoord gaan met je algemene voorwaarden voordat ze deze extra kunnen boeken.

  • Vraag aanvullende informatie: Indien geselecteerd, kun je een vraag invoeren die wordt gesteld wanneer een gast deze extra boekt. Vraag bijvoorbeeld naar dieetwensen wanneer de extra een picknicklunch is. De antwoorden worden aan de reservering toegevoegd.

De beschikbare instellingen voor Prijzen, Toepasbaarheid en Financiële gegevens van een extra zijn hetzelfde als voor een verplichte kostenpost. Raadpleeg de respectievelijke kopjes hierboven voor meer informatie.

Kosten kopiëren

Door een kostenpost te kopiëren, kun je eenvoudig een tweede verplichte kostenpost of extra maken met grotendeels dezelfde instellingen. Dit bespaart je het telkens opnieuw invoeren van dezelfde instellingen.

  • Open de opgeslagen kostenpost vanuit het kostenoverzicht en klik op de knop 'Kopieer'. Wijzig de nodige instellingen, en sla je nieuwe kostenpost op.

  • Je kunt het soort kostenpost niet veranderen van extra naar verplichte kostenpost of andersom.

Kosten voor specifieke doeleinden

Sommige verplichte kostenposten vereisen specifieke instellingen om op de juiste manier te werken voor specifieke doeleinden. Klik op de links voor meer informatie.