Prijsbeheer en -berekening

Hoe je basisprijslijsten bijwerkt of indexeert, en hoe de verschillende prijselementen worden gecombineerd om de uiteindelijke huurprijs voor de gast te bepalen.

Prijslijsten updaten en indexeren

Open de betreffende prijslijst, en in het tabblad 'Prijzen' zie je een knop 'Acties'. De opties in dit dropdown-menu helpen je om bestaande basistarieven snel bij te werken en te indexeren.

Als je toekomstige prijzen wilt instellen en verfijnen, overweeg dan om die periode te blokkeren via een aankomst- en vertrekschema om te voorkomen dat er boekingen gemaakt worden voor een onbedoelde prijs.
Lees meer: Aankomst- en vertrekschema's gebruiken

Houd er rekening mee dat het updaten en indexeren van prijslijsten geen invloed heeft op prijsregels. Deze moeten apart worden bijgewerkt.

Basistarieven van een jaar naar het volgende jaar kopiëren

Maak een snelle opzet voor de tarieven van het volgende jaar (of meerdere jaren) op basis van de huidige basistarieven.

Selecteer 'Kopieer jaar' uit de 'Acties' dropdown.
Kies welk jaar je wilt kopiëren.
Pas eventueel een indexering toe.

Controleer feestdagen en speciale periodes handmatig

Bij het kopiëren van basistarieven naar een ander jaar wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met feestdagen. Feestdagen vallen echter niet altijd op dezelfde data of dagen van de week, en speciale periodes kunnen ook verschillen of verlopen zijn.

Basistarieven kopiëren uit een andere prijslijst

Doe dit om een startpunt te creëren voor een lege prijslijst; het kopiëren van basistarieven uit een andere prijslijst verwijderd eventueel aanwezige prijzen en kolommen in de huidige prijslijst.
Omdat je de data van de gekopieerde prijzen niet wijzigt, worden eventuele afwijkende prijzen voor feestdagen of speciale periodes nog steeds correct toegepast.

Selecteer 'Kopieer van andere prijslijst' uit de 'Acties' dropdown.
Selecteer de prijslijst die je wilt kopiëren.
Je kunt ervoor kiezen om de volledige prijslijst te kopiëren, inclusief alle toekomstige prijzen, of alleen de prijzen voor een bepaalde periode te kopiëren (bijvoorbeeld het huidige jaar).
Pas eventueel een indexering toe.

Prijsregels van een andere prijslijst toepassen

Als je een prijslijst kopieert, wil je misschien ook de prijsregels van die prijslijst gebruiken. Deze kunnen niet rechtstreeks worden gekopieerd, maar kunnen wel worden geëxporteerd en geïmporteerd. Ga naar het overzicht van prijsregels van de eerste prijslijst, exporteer deze, en importeer ze weer in het overzicht van prijsregels van de tweede prijslijst.

Snelle indexering voor bestaande basistarieven

Voor een tussentijdse indexering of een indexering op basistarieven die eerder zonder indexering zijn gekopieerd. Lege velden worden niet ingevuld.

Selecteer 'Pas indexatie toe op periode' uit de 'Acties' dropdown.
Selecteer de datumperiode waarop deze indexering van toepassing moet zijn.
Bepaal de indexering als een percentage of als een bedrag per nacht.
Bepaal hoe je het resultaat van de indexering wilt afronden.

Prijzen exporteren/importeren voor bulkbeheer

Hoewel deze functie het vaakst wordt gebruikt tijdens de onboarding van een nieuwe administratie, kunnen bestaande prijslijsten ook worden geëxporteerd en geïmporteerd. Hierdoor kun je prijzen toevoegen en updaten met Excel of andere software, voordat je ze weer importeert in BEX PMS.

Houd er rekening mee dat het importeren van prijzen in een bestaande prijslijst de bestaande gegevens volledig overschrijft, wat betekent dat prijzen voor data die niet in het importbestand aanwezig zijn, worden verwijderd.

Open de betreffende prijslijst en ga naar het tabblad 'Prijzen'.
Gebruik de knop 'Exporteren' om een CSV-bestand te downloaden met alle huidige tarieven in deze prijslijst.
Gebruik de knop 'Importeren' om het CSV-bestand opnieuw te uploaden nadat het is bewerkt, en prijzen voor nieuwe data zijn toegevoegd.
Stap 1 van een nieuwe import kan worden genegeerd; deze is bedoeld om de import vanuit een ander PMS soepel te laten verlopen.

Toepassingsvolgorde van prijsbepalende elementen

De berekeningsvolgorde, of prijsstructuur, is de manier waarop alle prijselementen worden toegepast om tot de uiteindelijke huurprijs te komen die de gast betaalt. In volgorde:

De actieve basistarieven zoals ingevoerd in de relevante prijslijst. Als je meerdere actieve kolommen hebt, wordt de goedkoopste optie gebruikt.
Eventuele ingestelde prijsregels, voor zover van toepassing. Als er meerdere kortingsprijsregels geldig zijn, wordt alleen de regel toegepast die het meest voordelig is voor de gast.
De factor en de offset die zijn ingesteld bij het koppelen van het betreffende type aan de prijslijst.
Het bedrag wordt afgerond volgens de instellingen in de prijslijst.
Eventuele kortingen of arrangementen die de gast heeft toegepast. In het geval van een arrangement kan de totaalprijs worden overschreven door de vaste totaalprijs zoals bepaald door het arrangement.
Als er een aanvullende prijsfactor is ingesteld in de kanaalinstellingen van het kanaal dat door de gast wordt gebruikt, wordt deze toegepast.
Dit is nu het totale huurbedrag, dat alleen kan afwijken van het bedrag op de gastfactuur als gevolg van een factuurweergaveregel. Eventuele verdere kosten worden apart op de factuur vermeld.
Alle verplichte kosten die je hebt ingesteld, worden toegevoegd op basis van hun toepasbaarheid. Ook alle andere extra’s of bundels die door de gast zijn geselecteerd worden op de factuur weergegeven.