Omgaan met kanaalcommissie

Je distributiepartners zijn meestal ingesteld als kanalen, en om het platform van de partner te kunnen gebruiken voor de verkoop van je accommodaties, betaal je kanaalcommissie. Er zijn verschillende manieren om met kanaalcommissie om te gaan in BEX PMS en je financiële administratie.

1. Basisaanpak

De eenvoudigste manier om met kanaalcommissie om te gaan, is als volgt:

  1. Het distributiekanaal stuurt je een commissiefactuur voor het gebruik van hun platform.

    • Je verwerkt deze in je boekhoudsoftware, en de gegevens in de financiële module van BEX PMS dienen voornamelijk om de juistheid van de commissiefactuur te controleren.

  2. Als het distributiekanaal de gast rechtstreeks factureert, stuur je een kanaalfactuur voor het volledige verschuldigde bedrag. Dit betekent dat de kanaalfactuur geen kostenpost bevat die commissie berekent en aftrekt. Bij het betalen van deze factuur kan het kanaal de toepasselijke commissie al in mindering brengen, wat wordt vastgelegd in een afzonderlijk verzonden commissiefactuur.

    • Je hebt voor elk van deze kanalen een afzonderlijke grootboekrekening ingesteld. Wanneer je de kanaalfacturen (inkomsten) en de commissiefacturen (uitgaven) op dezelfde grootboekrekening verwerkt, moet het totale saldo overeenkomen met de werkelijk ontvangen betalingen (kanaalfactuur minus commissie).

    • Je kunt ervoor kiezen om dit uitsluitend in je boekhoudsoftware te verwerken, waarbij je BEX alleen gebruikt voor het aanmaken en verzenden van kanaalfacturen.

Voordelen

  • Je hoeft de commissiebedragen niet zelf te berekenen, alleen de commissiefactuur te controleren op juistheid.

  • Er hoeven geen extra kostenposten te worden ingesteld om commissie rechtstreeks op een kanaalfactuur in mindering te brengen. Dit voorkomt verschillen doordat jij en het kanaal niet dezelfde berekeningsgrondslag gebruiken (het totaal van de reserveringskostenposten die onderhevig zijn aan commissie).

2. Commissie opnemen op de kanaalfactuur

Als je van de basisaanpak wilt afwijken, is het mogelijk om de kanaalcommissie op de kanaalfactuur zelf in mindering te brengen en te registreren. Hiervoor maak je een verplichte kostenpost aan die je toepast op de kanaalfactuur in plaats van de gastenfactuur.

Houd er rekening mee dat in dit geval de kanaalfacturen volledig door de kanaalpartner moeten worden betaald. De commissiefacturen die door hen worden verzonden, moeten als reeds voldaan worden beschouwd.

  1. Ga naar 'Kostenposten' en maak een nieuwe verplichte kostenpost aan.

  2. Stel de prijsberekening in op 'Percentage van het totaalbedrag' of 'percentage van het totale huurbedrag (incl. korting)'. Welke van deze je kiest, hangt af van hoe de commissie volgens de overeenkomst met het kanaal moet worden berekend.

  3. Stel de standaardprijs in op het juiste percentage, maar zorg ervoor dat het een negatief percentage is, met een minteken. Dit is om ervoor te zorgen dat het percentage wordt afgetrokken van de andere kostenposten op de kanaalfactuur, en er niet bij opgeteld wordt.

  4. Stel onder 'Toepasbaarheid' in dat dit voor alle types geldt, maar alleen voor dat ene specifieke kanaal. Selecteer ook 'Altijd'.

  5. Selecteer onder 'Financiële gegevens' de optie 'BEX PMS' en de juiste grootboekrekening.

  6. Selecteer 'Tel als huur' alleen als je de kanaalcommissie wilt aftrekken van de basishuur die wordt gebruikt om de afrekening aan de eigenaar te berekenen. Lees hieronder meer over het effect op eigenaren-afrekeningen.

  7. Zorg ervoor dat je 'Neem niet mee in geadverteerde all-in prijzen' selecteert.

Voor sommige kanalen en koppelingen is het ook nodig om die kosten uit te sluiten van de synchronisatie. Hiervoor ga je naar je kanalen, selecteer je het betreffende kanaal en klik je op ‘Bewerken’. Onder ‘Kostenposten die niet gesynchroniseerd moeten worden met het kanaal’ kun je die kosten uitsluiten.

  1. Sla deze nieuwe kostenpost op.

  2. Ga naar het overzicht van kanalen en open het betreffende kanaal.

  3. Klik op 'Bewerk' en scroll naar het gedeelte 'Facturatie van huur en kostenposten'.

  4. Kies bij 'Hoe wil je verplichte kostenposten factureren?' voor 'Specificeer per kostenpost' en zorg ervoor dat de kostenpost die je zojuist hebt aangemaakt wordt gefactureerd aan het kanaal.

  5. Sla op om de kanaalinstellingen bij te werken.

Kanaaltarieven verhogen ter compensatie van commissie

Door gebruik te maken van een prijsfactor in de kanaalinstellingen is het mogelijk om de geadverteerde tarieven op dat kanaal te verhogen. Op deze manier kun je het exacte commissiebedrag dat een reservering jou kost doorberekenen aan de gast.
Lees meer: De prijsfactor van een kanaal instellen

Let op: als je een prijsfactor gebruikt om prijzen voor gasten te verhogen, betekent dit ook dat de berekeningsgrondslag voor eigenaren-afrekeningen wordt verhoogd. Lees hieronder meer over je keuzes met betrekking tot eigenaren-afrekeningen.

Effect op eigenaren-afrekeningen

Bij het uitbetalen van afrekeningen aan eigenaren is de basishuur het bedrag waarover de eigenarencommissie wordt berekend. Als je in dit proces de verhoogde basishuur (als gevolg van een prijsfactor) wilt compenseren, kun je ofwel de basishuur aanpassen, ofwel de commissie voor de eigenaar verhogen.

Het commissiepercentage voor de eigenaar aanpassen

Als de commissie-afspraken die je gebruikt van het type 'Percentage over huur' of 'Poule-systeem' zijn, kun je het percentage voor een specifiek kanaal differentiëren door een afwijkend commissiepercentage in te stellen.
Gebruik een afwijkend commissiepercentage om het percentage van de basishuur dat je inhoudt als commissie te verhogen ten opzichte van de standaard.
Lees meer: Commissiepercentages instellen voor eigenaren

De basishuur aanpassen

Belangrijk: Er wordt van uitgegaan dat elke prijsfactor die je instelt bij een kanaal, de formule gebruikt voor de compensatie van kanaalcommissie.
Als de prijsfactor afwijkt van deze formule, zal de instelling 'tel als huur' in een kostenpost, zoals hieronder beschreven, het effect van de prijsfactor-verhoging niet exact opheffen richting eigenaren.

  1. Als je de basisaanpak gebruikt:

    • Als je geen prijsfactor hebt ingesteld om kanaaltarieven te verhogen, is de basishuur voor eigenaren-afrekeningen hetzelfde als je reguliere tarieven.

    • Als je wel zo'n prijsfactor gebruikt, wordt de basishuur voor eigenaren-afrekeningen evenredig verhoogd.

      • Om deze verhoging ongedaan te maken ten behoeve van de afrekeningen met eigenaren, moeten twee kostenposten worden ingesteld. Lees meer onder 'Huurherziening voor de basisaanpak' hieronder.

  2. Als je een commissiekostenpost op de kanaalfactuur gebruikt:

    • In deze kostenpost zet je de instelling 'tel als huur' aan om de basishuur met het commissiepercentage te verlagen.

      • In combinatie met een verhoogd kanaaltarief als gevolg van de prijsfactor, brengt dit de basishuur terug naar het reguliere tarief.

    • Als je de instelling 'tel als huur' in deze kostenpost niet gebruikt, blijft de basishuur zoals deze is.

      • In combinatie met een verhoogd kanaaltarief als gevolg van de prijsfactor, zal de basishuur hoger zijn dan je reguliere tarieven.

Huurherziening voor de basisaanpak

Deze instructies zijn van toepassing als: 1) je eigenaren-afrekeningen wilt baseren op je reguliere tarieven, 2) het kanaal/de gast onderhevig is aan verhoogde tarieven d.m.v. de kanaalprijsfactor, en 3) je de basisaanpak voor kanaalcommissie gebruikt.

Ga naar 'Kostenposten' en maak twee nieuwe verplichte kostenposten aan.

  1. De eerste kostenpost die je moet instellen, verlaagt de basishuur voor eigenaren-afrekeningen met behulp van de instelling 'tel als huur'.

    Instellingen eerste kostenpost:

    • Prijsberekening: 'Percentage van het standaard huurbedrag (incl. korting)'.

    • Standaardprijs: Hetzelfde percentage dat als kanaalcommissie in rekening wordt gebracht, maar zorg ervoor dat het een negatief percentage is, met een minteken.

    • Toepasbaarheid: Pas toe op het betreffende specifieke kanaal en stel in op 'Altijd'.

    • Grootboekrekening: Selecteer 'BEX PMS' en dezelfde grootboekrekening die voor de huur wordt gebruikt.

    • Factuurweergaveregel: Stel een factuurweergaveregel in genaamd "Huur", waarin je kosten die tellen als huur groepeert, maar deze kosten niet toont als deel van de factuurweergaveregel. Pas deze factuurweergaveregel toe in de kostenpost.

    • Tel als huur: Schakel deze instelling in.

    • Neem niet mee in geadverteerde all-in prijzen: Schakel deze instelling in.

  2. De tweede kostenpost zorgt ervoor dat er voor de gast/het kanaal niets verandert als gevolg van de eerste kostenpost.

    Instellingen tweede kostenpost:

    • Prijsberekening: 'Percentage van het standaard huurbedrag (incl. korting)'.

    • Standaardprijs: Hetzelfde percentage dat als kanaalcommissie in rekening wordt gebracht, ditmaal als positief percentage.

    • Toepasbaarheid: Pas toe op het betreffende specifieke kanaal en stel in op 'Altijd'.

    • Grootboekrekening: Selecteer 'BEX PMS' en dezelfde grootboekrekening die voor de huur wordt gebruikt.

    • Factuurweergaveregel: Gebruik dezelfde factuurweergaveregel als in de eerste kostenpost.

    • Tel als huur: Schakel deze instelling NIET in.

    • Neem niet mee in geadverteerde all-in prijzen: Schakel deze instelling in.

Kanaalreserveringen als betaald markeren

Als je (een deel van) de reserveringsbedragen van het kanaal ontvangt in plaats van rechtstreeks van de gast, dekken de betalingen die je krijgt van het kanaal waarschijnlijk alle relevante reserveringen / kanaalfacturen binnen een bepaald tijdsbestek.

  • Met behulp van kanaalafrekeningen kun je eenvoudig controleren of het totale ontvangen bedrag overeenkomt met de bedragen op de kanaalfacturen, en die bedragen vervolgens op de reserveringen boeken (waardoor die kanaalfacturen als betaald worden gemarkeerd).
    Lees meer: Verwerking van kanaalafrekeningen