Kostenposten beheren

Bij het bewerken van een kostenpost kun je alle instellingen wijzigen die ook beschikbaar waren toen je deze kostenpost voor het eerst instelde.

Open een kostenpost vanuit het overzicht van kostenposten.

  • Om algemene kostenpost instellingen te bewerken, klik op 'Bewerk' achter Instellingen.

  • Om de standaardprijs of afwijkende prijzen te wijzigen of indexeren, klik op 'Bewerk' achter Prijzen.
    Lees meer: Prijsdifferentiatie van kostenposten per kanaal en/of type

  • Om andere prijsinstellingen te wijzigen, waaronder voorraadbeheer, klik op het instellingen-icoontje achter Prijzen.

Effect van wijzigingen in kostenposten

Wijzigingen in de instellingen van kostenposten worden alleen toegepast op nieuwe boekingen en nieuwe facturen.
Als de wijzigingen in een kostenpost ook moeten worden toegepast op een bestaande reservering, moet je de bestelling van die reservering bijwerken.
Lees meer: Bestelling van reservering herberekenen

Indexering van standaardprijzen van kosten

De standaardprijzen voor een kostenpost kunnen worden verhoogd of verlaagd vanaf een vastgestelde datum. Dit is dan van toepassing op nieuwe boekingen met een aankomstdatum na de ingestelde 'Geldig vanaf'-datum.

  1. Klik op 'Bewerk' achter Prijzen in een kostenpost.

  2. Klik op 'Nieuwe prijs toevoegen' om een aanvullende standaardprijs toe te voegen.

  3. Voer de nieuwe prijs in en selecteer de juiste 'Geldig vanaf'-datum.

  4. Sla de wijzigingen op.

Kostenposten samenvoegen

In de loop der tijd heb je misschien meerdere kostenposten aangemaakt die hetzelfde doel dienen. Bijvoorbeeld aparte schoonmaakkosten voor verschillende types.
Deze kosten kunnen worden samengevoegd tot één kostenpost, zelfs als de prijzen verschillend zijn.

Kostenposten komen alleen in aanmerking voor samenvoegen als ze beide ofwel een verplichte kostenpost ofwel een extra zijn, en ook hetzelfde globale kostentype en prijsberekening hebben.

Ga naar het overzicht van kostenposten in de Inrichtingsmodule. Als je kostenposten hebt die geschikt zijn om samengevoegd te worden, zie je de knop 'Samenvoegen' bovenaan je scherm.

  1. Klik op de knop 'Samenvoegen'.

  2. Selecteer de kostenposten die je wilt samenvoegen.

  3. Voer een nieuwe naam, referentie en/of omschrijving in en ga naar de volgende stap.

  4. Controleer de nieuwe instellingen en pas deze indien nodig aan.

  5. Voeg de kostenposten samen.

Voorwaarden voor het verwijderen van kosten

Een kostenpost kan pas worden verwijderd nadat diens toepasbaarheid op 'nooit' is gezet en de kostenpost nergens meer in gebruik is.

'Nergens meer in gebruik' houdt ook in dat de kostenpost niet meer voorkomt in je omzetstatistieken en boekhouding. Het kan dus lang duren voordat een oude kostenpost verwijderd kan worden nadat deze niet meer actief gebruikt wordt.

Kostenposten op gastfactuur of kanaalfactuur

Bij het instellen van integraties met kanalen zijn keuzes gemaakt die bepalen hoe de huur, verplichte kosten en extra’s worden gefactureerd (aan de gast of aan het kanaal).
Voor reseller-kanalen moet alles aan de gast worden gefactureerd. Voor touroperator-kanalen wordt de huur aan het kanaal gefactureerd, en meestal ook de meeste verplichte kosten.

Uiteindelijk worden alle kosten door de gast betaald; direct (gastfactuur) of indirect (kanaalfactuur). Voor touroperator-kanalen kun je, door te configureren welke kostenpost waar thuishoort, invloed uitoefenen op het bedrag waarover de touroperator commissie kan berekenen.

Voor zowel verplichte kostenposten als extra's kun je via de kanaalinstellingen aangeven welke kostenpost op welke factuur moet staan (kanaal of gast).

  1. Ga naar je overzicht van kanalen in de administratie-instellingen.

  2. Open het betreffende kanaal en klik op 'Bewerk'.

  3. Scroll naar de sectie 'Facturatie van huur en kostenposten'. Selecteer 'Specificeer per kostenpost' of 'Specificeer per extra' om een keuze te maken voor elk van je verplichte kostenposten of extra's.

Kosten herordenen voor online weergave en backoffice

Je kostenposten worden in een bepaalde volgorde getoond, zowel in het kostenoverzicht als in reserveringsoverzichten, facturen en in je boekings- en gastenportaal. Mogelijk wil je de belangrijkste of populairste kosten bovenaan de lijst tonen.

  1. Ga naar je kostenposten in de Inrichtingsmodule.

  2. Klik op de knop 'Stel volgorde in'.

  3. Gebruik de sleepiconen aan de linkerkant om items naar de gewenste plek te slepen. Je kunt items ook direct helemaal boven- of onderaan zetten met de bijbehorende knoppen.

  4. Wijzigingen worden direct opgeslagen.