Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

In je administratie-instellingen kun je de algemene instellingen voor boekingen bepalen. Denk hierbij aan het minimum aantal nachten, in- en uitchecktijden, hoe reserveringen over objecten verdeeld worden of hoe lang een optie geldig is. Je kunt hier ook de kentekenmodule inschakelen.

Administratie-instellingen voor boekingen

In de administratie-instellingen kun je verschillende keuzes maken die bepalen hoe je gasten hun gegevens en die van hun reisgenoten invoeren voor een reservering.

Administratie-instellingen voor gasten

Vraag na reservering

Per administratie stel je de vaste tijden in voor inchecken en uitchecken. Deze tijden worden gecommuniceerd naar je gasten. Het blijft via backoffice mogelijk om reserveringen op elk moment in of uit te checken.

In- en uitchecktijden instellen

De standaard taal voor reserveringen is in de administratie instellingen in te stellen.

Standaard taal voor reserveringen

Tijdens het boeken op je eigen website kunnen gasten de vraag 'Hoe heb je ons gevonden?' beantwoorden. In de administratie-instellingen kun je de mogelijke antwoorden op die vraag instellen als verkeersbronnen.

Verkeersbronnen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Met kanalen maak je inzichtelijk hoe een reservering gemaakt is. Je eigen website en de backoffice hebben een eigen kanaal, en als je eigenaarreserveringen verwerkt heb je daar ook specifieke kanalen voor. Veel OTA koppelingen maken automatisch een kanaal aan, voor sommige moet je dat zelf nog even doen.

Nieuw kanaal aanmaken

Standaard kanaal voor backoffice reserveringen

API-key van een kanaal

Wanneer een kanaal wordt aangemaakt, wordt automatisch de ingestelde standaard betalingsregeling toegepast. Als je hiervan wilt afwijken, kun je een andere betalingsregeling selecteren.

Betalingsregeling koppelen aan een kanaal

Allotments worden gebruikt om het aantal objecten per type dat verhuurd kan worden via een specifiek kanaal te regelen, zonder het aantal geadverteerde types via dat kanaal te beperken.

Allotments

Door de uitsluiting van bepaalde typen per kanaal te beheren, kun je typeadvertenties op bepaalde OTA's verbergen. Hierdoor worden ze onzichtbaar en niet meer boekbaar.

Type uitsluitingen beheren

Gast betaalt bij aankomst

Boekingen meten van niet gekoppelde kanalen

Bepaal voor elk kanaal hoe lang onbevestigde reserveringen geldig zijn voordat ze komen te vervallen.

Verlooptijd van onbevestigde reserveringen per kanaal

Financiële instellingen voor kanaalafrekeningen

Facturen aan kanaal

Het is mogelijk om de prijzen die je naar elk kanaal stuurt te differentiëren door een prijsfactor aan te passen in de kanaalinstellingen.

Pas de prijsfactor van een kanaal aan 

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Financiële instellingen

In het tabblad 'Boekingen' van je administratie-instellingen bepaal je wanneer je je gasten een factuur stuurt. Dit kan bij bevestiging, check-in, of check-out. Deze keuze heeft effect op de manier waarop betalingen en wijzigingen in de bestelling worden afgehandeld. Het beïnvloedt ook de factuurdatum die in je boekhouding is geregistreerd.

Moment van factureren (boekingsfactuur)

De administratie-instellingen rondom het moment van factureren en journaliseren hebben effect op de manier waarop je boekhouding verloopt. Er zijn verschillende combinaties mogelijk.

Samenhang van factuurmoment en journalisatie

Afhankelijk van je facturatie en journalisatie-instellingen, kan het zijn dat je omzet factureert voordat je deze in je boekhouding wilt erkennen (opboeken). Om dit in goed te laten verlopen, heb je de grootboekrekening 'vooruitgefactureerde omzet' nodig als verdeelsleutel.

Omzet verdelen via 'Vooruitgefactureerde omzet'

Om omzet van langdurige reserveringen in je boekhouding te verdelen over meerdere maanden, moet de factuurdatum in de eerste maand van de realisatieperiode liggen. Met betaaltermijnen zorg je ervoor dat je gasten gedurende de realisatieperiode in gedeeltes kunnen blijven betalen. 

Omzet verdelen van seizoens- of jaarplaatsen

Binnen het tabblad Facturen in de administratie-instellingen kun je onder andere factuurgegevens invullen, facturatie-instellingen bepalen, en factuursjablonen instellen.

Administratie-instellingen: Facturen

Je kunt er voor kiezen om een prijs per persoon op de factuur te vermelden.

Vermelding prijs per persoon per nacht op de factuur

Zelf factuurnummers kiezen

Extra betaalinformatie in voettekst factuur

Je annuleringsbeleid is van toepassing op elke geannuleerde reservering binnen je administratie. Bewerk je annuleringsbeleid om de hoogte van de annuleringskosten te bepalen.

Annuleringsbeleid instellen

Als je met meerdere valuta werkt, worden automatisch elke nacht de verschillende wisselkoersen bijgewerkt. Het is echter ook mogelijk een wisselkoers vast te zetten op een bepaalde waarde.

Wisselkoersen voor valuta bepalen

Je kunt verschillende valuta's in BEX PMS instellen, afhankelijk van je behoeftes. Tijdens het onboarding-proces bepalen jij en het team van Booking Experts welke valuta’s nodig zijn voor jouw bedrijfsvoering.

Meerdere valuta's gebruiken

Voor een goede boekhouding wil je financiële periodes kunnen sluiten en vergrendelen, zodat je zeker weet dat daar geen mutaties meer plaatsvinden. Gebruikelijk wordt dit gedaan na de controle en belastingaangifte van een financieel jaar.

Financiële periodes sluiten en vergrendelen

Voor een soepel financieel beheer kun je onder andere betalingsregelingen en betaalherinneringen instellen die voor de hele administratie gelden.

Administratie-instelllingen voor betalingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

E-mail communicatie instellen

Je kunt e-mails zoals reserveringsbevestigingen, auto e-mails en e-mail campagnes versturen vanuit zowel het BEX PMS als CMS. Het e-mailadres dat hiervoor als afzender ingesteld is, kun je aanpassen. Als je dit doet, moet je het domein ook verifiëren.

Uitgaand e-mailadres verifiëren

Spam vermijden bij e-mail campagnes en auto e-mails

Verschil tussen auto e-mails en sjablonen

E-mailvariabelen zijn stukjes code die je in auto e-mails en sjablonen kunt gebruiken om het bericht te personaliseren voor de ontvanger. E-mailvariabelen halen informatie uit de reservering, en passen die toe in het bericht dat naar de betreffende gast gestuurd wordt. Hier vind je een lijst van de meest gebruikte variabelen.

E-mailvariabelen voor auto e-mails en sjablonen

BCC / e-mail kopie ontvangen

Bird

Automatische verzending van e-mails naar gasten

Auto e-mails

Systeemberichten op basis van een gebeurtenis

Sjablonen

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers en om ParcVu Vans te koop aan te bieden op je website.

CMS koppelen aan ParcVu

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Het Planbord is het belangrijkste hulpmiddel voor receptionisten. Van hieruit kunnen huidige en toekomstige reserveringen eenvoudig worden beheerd.

Reserveringen beheren vanuit het Planbord

Je kunt naar links en rechts scrollen om door de data in je planbord te bladeren, maar met deze tips vind je misschien gemakkelijker en sneller wat je zoekt.

Kalendernavigatie in het planbord

Met behulp van het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering verplaatsen naar een ander object, of twee reserveringen van plaats laten verwisselen.

Een reservering op het planbord verplaatsen of verwisselen

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

In de legenda van het planbord wordt de betekenis van kleuren uitgelegd en via de planbordinstellingen kun je bepalen hoe het planbord er voor jouw account uitziet.

Planbordlegenda en instellingen

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.

Speciale periodes aanmaken

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Wanneer je beschikt over een plattegrond, kun je deze gebruiken om de gast tijdens het reserveringsproces een object te laten kiezen op de plattegrond. Zo kunnen gasten het object kiezen dat het beste aansluit bij hun persoonlijke wensen. In dit artikel wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken, inrichten en boeken op een plattegrond.