Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

In de administratie-instellingen kun je verschillende keuzes maken die bepalen hoe je gasten hun gegevens en die van hun reisgenoten invoeren voor een reservering.

Administratie-instellingen voor gasten

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

In Administratie-instellingen op het tabblad Boekingen kun je de algemene instellingen voor boekingen instellen. Denk hierbij aan het minimum aantal nachten, in- en uitchecktijden, hoe reserveringen over objecten verdeeld worden of hoe lang een optie geldig is. Je kunt hier ook de kentekenmodule inschakelen.

Administratie-instellingen voor boekingen

Vraag na reservering

In- en uitchecktijden instellen

De standaard taal voor reserveringen is in de administratie instellingen in te stellen.

Standaard taal voor reserveringen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Met kanalen maak je inzichtelijk hoe een reservering gemaakt is. Je eigen website en de backoffice hebben een eigen kanaal, en als je eigenaarreserveringen verwerkt heb je daar ook specifieke kanalen voor. Veel OTA koppelingen maken automatisch een kanaal aan, voor sommige moet je dat zelf nog even doen.

Nieuw kanaal aanmaken

Standaard kanaal voor backoffice reserveringen

API-key van een kanaal

Wanneer het kanaal voor het eerst wordt aangemaakt, wordt automatisch de standaard betalingsregeling toegepast. Je kunt een andere betalingsregeling selecteren indien gewenst.

Betalingsregeling voor een kanaal

Allotments

Beschikbaarheid van types per kanaal

Gast betaalt bij aankomst

Boekingen meten van niet gekoppelde kanalen

Bepaal voor elk kanaal hoe lang onbevestigde reserveringen geldig zijn voordat ze komen te vervallen.

Verlooptijd van onbevestigde reserveringen per kanaal

Verkeersbronnen

Financiële instellingen voor kanaalafrekeningen

Facturen aan kanaal

Het is mogelijk om de prijzen die je naar elk kanaal stuurt te differentiëren door een prijsfactor aan te passen in de kanaalinstellingen.

Pas de prijsfactor van een kanaal aan 

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Financiële instellingen

Als je met meerdere valuta werkt, worden automatisch elke nacht de verschillende wisselkoersen bijgewerkt. Het is echter ook mogelijk een wisselkoers vast te zetten op een bepaalde waarde.

Wisselkoersen voor valuta bepalen

Je kunt een annuleringsbeleid instellen voor je hele administratie, via je administratie-instellingen. Deze zal dan automatisch toegepast worden op een geannuleerde reservering.

Annuleringsbeleid instellen

Je kunt verschillende valuta's in BEX PMS instellen, afhankelijk van je behoeftes. Tijdens het onboarding-proces bepalen jij en het team van Booking Experts welke valuta’s nodig zijn voor jouw bedrijfsvoering.

Meerdere valuta's gebruiken

Binnen het tabblad Facturen in de administratie-instellingen kun je onder andere factuurgegevens invullen, facturatie-instellingen bepalen, en factuursjablonen instellen.

Administratie-instellingen: Facturen

In het tabblad 'Facturen' van je administratie-instellingen kun je kiezen om je gasten te factureren bij bevestiging, check-in, of check-out. Deze keuze heeft effect op de manier waarop betalingen en wijzigingen in de bestelling worden afgehandeld. Het beïnvloedt ook de factuurdatum die in je boekhouding is geregistreerd.

Moment van factureren (gastfactuur)

Extra betaalinformatie in voettekst factuur

Omzet verdelen over maanden

Financiële periodes: boekhouding sluiten

Je kunt er voor kiezen om een prijs per persoon op de factuur te vermelden.

Vermelding prijs per persoon per nacht op de factuur

Zelf factuurnummers kiezen

Journaliseren

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

E-mail communicatie instellen

Je kunt e-mails zoals reserveringsbevestigingen, auto e-mails en e-mail campagnes versturen vanuit zowel het BEX PMS als CMS. Het e-mailadres dat hiervoor als afzender ingesteld is, kun je aanpassen. Als je dit doet, moet je het domein ook verifiëren.

Uitgaand e-mailadres verifiëren

Spam vermijden bij e-mail campagnes en auto e-mails

Verschil tussen auto e-mails en sjablonen

E-mailvariabelen zijn stukjes code die je in auto e-mails en sjablonen kunt gebruiken om het bericht te personaliseren voor de ontvanger. E-mailvariabelen halen informatie uit de reservering, en passen die toe in het bericht dat naar de betreffende gast gestuurd wordt. Hier vind je een lijst van de meest gebruikte variabelen.

E-mailvariabelen voor auto e-mails en sjablonen

If/else tags in sjablonen

BCC / e-mail kopie ontvangen

Bird

Automatische verzending van e-mails naar gasten

Auto e-mails

Systeemberichten op basis van een gebeurtenis

Sjablonen

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

In Booking Experts kan je op de volgende manieren inloggen: met een e-mailadres en wachtwoord, met een Google account of met een Microsoft account.

Inloggen bij Booking Experts

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

In Booking Experts kennen we verschillende zoekfuncties. Zoeken met het algemene zoekveld, zoeken op organisatieniveau en zoeken op administratienaam.

Zoekfuncties

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers. Stel een formulier in op je CMS-website waarin je om de gegevens vraagt die nodig zijn om een prospect te maken in ParcVu.

CMS koppelen aan ParcVu via een formulier

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Planbord

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Speciale periodes

Speciale periodes aanmaken en bewerken

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Wanneer je beschikt over een plattegrond, kun je deze gebruiken om de gast tijdens het reserveringsproces een object te laten kiezen op de plattegrond. Zo kunnen gasten het object kiezen dat het beste aansluit bij hun persoonlijke wensen. In dit artikel wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken, inrichten en boeken op een plattegrond.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Aankomst- en vertrekschema’s

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.

DAC7 rapport aanleveren via Digipoort

Factuurbeheer

Betalingsregelingen, betaalbatches, betalingsmethoden, en meer

Betalingen

Over btw, resultatenrekening, en grootboekrekeningen

Boekhouding

Reserveringsbeheer

Reserveringen per kanaal inzien

Overzicht verbleven nachten en aangifte toeristenbelasting

In de reserveringen indexpagina kun je een lijst voor export creëren met behulp van de tabbladen en filteropties. Het maken van exports van reserveringen kan je helpen anticiperen op de behoeften van je gasten.

Reserveringen exporteren

Maak een exportbestand met een lijst van alle reserveringen met een annuleringsverzekering. 

Export voor annuleringsverzekering

Reservering

Beoordelingen

Vouchers zijn een tegoed voor reserveringen

Vouchers

Open een boekercontact door in de Contactenmodule op de naam van een boeker te klikken. Hier worden de verzamelde persoonlijke gegevens, reserveringsgegevens en factuurgegevens voor dit contact getoond.